合同条款审核及风险控制手册

合同条款审核及风险控制手册一、适用范围与应用场景本手册适用于企业各类合同的条款审核与风险管控，覆盖业务全生命周期中的合同管理需求，具体场景包括但不限于：日常业务合作：与供应商签订采购合同、与客户签订销售合同、与合作伙伴签订服务协议时的常规条款审核；重大项目签约：涉及大额资金、长期履行或复杂权利义务的建设工程合同、技术转让合同、投资合作协议等专项审核；合同变更与续签：对已生效合同的补充协议、变更条款进行合规性审查，评估续签条款的连续性与风险；争议预防与应对：在合同履行前识别潜在争议点，提前约定解决机制，降低纠纷发生概率；合规性检查：保证合同内容符合行业监管要求（如数据安全、反垄断、消费者权益保护等法律法规）。二、合同条款审核标准化操作流程（一）审核前准备阶段资料收集与整理收集合同草案、对方主体资质文件（如营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书）、相关业务背景资料（如招投标文件、往来函件）、前期沟通记录等；核对资料完整性，保证关键信息（如合同主体、标的金额、履行期限）已明确。明确审核重点根据合同类型（如买卖、服务、租赁）及业务特点，确定核心审核条款（如标的物描述、价款支付方式、违约责任、知识产权归属）；关注法律法规或行业特殊要求（如房地产需关注土地使用性质，金融需关注资质许可）。组建审核小组一般由业务部门（熟悉交易背景）、法务部门（把控法律风险）、财务部门（审核价款支付条款）共同参与；复杂项目可邀请外部律师协助。（二）形式审核阶段合同主体资格核查核实签约主体名称是否与营业执照、公章一致，避免使用简称或别名；检查对方是否为依法注册并存续的法人/其他组织，通过“国家企业信用信息公示系统”查询经营状态（如是否吊销、注销）、有无行政处罚或失信记录；自然人签约需核实证件号码明，确认其具有完全民事行为能力。合同结构与完整性检查确认合同包含必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方法）；检查合同附件（如技术参数、图纸、清单）是否齐全，附件内容与主合同是否冲突；审核合同编号、签订日期、页码等基础信息是否规范。签字盖章形式审查确认签字人有权代表签约主体（法定代表人签字或持有有效授权委托的代理人签字，授权委托书需载明授权范围、期限）；盖章需清晰可辨，公章与合同主体名称一致，避免使用“合同专用章”“财务专用章”代替公章（除非合同明确约定或特定行业要求）。（三）实质条款审核阶段1.标的条款审核标的物描述：明确具体（如设备需列明型号、规格、品牌，服务需列明内容、范围、标准），避免“同类产品”“优质服务”等模糊表述；合法性：标的物不得为法律禁止或限制流通物（如、枪支），不得侵犯第三方知识产权（如需提供专利证书、商标注册证等权属证明）。2.权利义务条款审核双方责任划分：明确约定履行期限（如“收到预付款后30日内交付”）、地点（如“交货地点为甲方仓库”）、方式（如“一次性交付/分期交付”）；协助义务：约定对方需配合提供的手续（如进出口报关资质、验收所需的检测报告）、保密义务（特别是涉及商业秘密的技术信息、客户信息）。3.价款支付条款审核金额与计价方式：价款需明确大小写，避免歧义；计价方式（如固定单价、按实结算）需列明计算公式，浮动范围需合理（如材料价格波动超过±5%时可调整单价）；支付节点：与履行进度挂钩（如“预付款30%”“到货验收合格后支付60%”“质保期满后支付10%”），避免“货到付款”等无明确期限的约定；票据要求：明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间（如收到款项后5个工作日内），避免约定“先开票后付款”导致税务风险。4.违约责任条款审核违约情形明确化：列举常见违约行为（如逾期交货、质量不达标、拖欠款项），避免“违约方承担全部责任”等笼统表述；责任对等原则：双方违约责任应大致平衡，避免仅约束一方（如仅约定买方逾期付款的违约金，未约定卖方逾期交货的责任）；违约金合理性：违约金一般不超过实际损失的30%，过高可能被法院调减；可约定“损失赔偿额计算方式”作为补充（如“逾期交货的，按日合同总额的0.05%支付违约金，累计不超过合同总额的10%”）。5.争议解决条款审核解决方式优先级：首选协商，协商不成可选择仲裁或诉讼，避免同时约定两种方式（约定无效）；管辖机构明确：仲裁需写明具体仲裁委员会名称（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”），诉讼可约定由合同履行地、被告所在地或合同签订地法院管辖，且不得违反级别管辖和专属管辖规定；法律适用：优先选择中国法律，涉外合同可约定适用国际条约或国际惯例。6.其他特殊条款审核知识产权：明确合同履行过程中产生的新知识产权归属（如委托开发合同约定“成果归委托方所有”），避免侵权风险；不可抗力：定义清晰（如“指不能预见、不能避免且不能克服的客观情况，包括地震、洪水、战争等”），约定通知义务（不可抗力发生后5日内书面通知对方）及免责范围；合同解除权：明确约定可解除合同的条件（如“逾期超过30日”“根本违约”），避免单方任意解除权。（四）风险点识别与评估风险等级划分高风险：主体资格不符、标的违法、违约责任显失公平、争议解决约定无效，可能导致合同无效或重大损失；中风险：条款模糊（如“合理期限”“市场价”）、权利义务不对等、缺少关键附件，可能引发履行争议；低风险：表述瑕疵（如错别字）、标点符号错误，可通过沟通修正。风险应对措施高风险：要求对方补充资质、修改条款或终止合作；中风险：与对方协商明确条款，补充协议或附件；低风险：直接在合同中修正或备注说明。（五）审核结论与反馈出具审核意见法务部门汇总审核意见，形成《合同条款审核意见表》，明确标注“通过”“修改后通过”“不通过”及修改建议；意见需具体、可操作（如“将‘质保期为1年’修改为‘质保期为验收合格后12个月，自2024年1月1日起至2025年1月1日止’”）。沟通与修订业务部门与对方就审核意见进行沟通，推动条款修改；修订后的合同需重新提交审核，直至通过。审核确认与签署审核通过后，由授权代表签字并加盖公章；合同一式多份，保证各方持有份数一致，留存原件归档。（六）归档与动态跟踪合同归档将合同文本、审核意见表、对方资质文件、补充协议等资料整理归档，标注归档日期及档案编号；电子档案需加密存储，定期备份，保证信息安全。履行跟踪业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付时间、付款节点），发觉未按约定履行的情况及时反馈法务部门；法务部门协助处理履行中的问题（如发送催告函、变更协议），必要时启动争议解决程序。三、实用工具模板模板1：合同条款审核清单表审核模块审核要点审核标准审核结果（√/×）备注/修改建议合同主体主体名称与营业执照、公章一致性完全一致，无错别字、简称如名称不一致，要求对方提供最新营业执照并盖章确认经营状态（存续/在营/吊销/注销）通过“国家企业信用信息公示系统”查询，为“存续”“在营”如已吊销/注销，需终止合作授权委托书（非法定代表人签约时）载明委托人、受托人、授权范围、期限，加盖公章及签字授权范围需包含本次签约事项标的条款标的物描述清晰度明确型号、规格、品牌、数量，无模糊表述（如“优质产品”）补充具体技术参数作为附件标的物合法性不属于法律禁止/限制流通物，不侵犯第三方知识产权要求对方提供专利/商标权属证明价款支付金额大小写一致性完全一致，无涂改如涂改，需对方盖章确认支付节点与履行进度挂钩明确“预付款”“到货款”“质保金”比例及触发条件将“货到付款”修改为“到货后15日内验收合格付款”违约责任违约情形列举列明逾期交货、质量不达标等具体情形增加“一方提供虚假资质信息视为根本违约”违约金合理性不超过实际损失30%，有计算公式将“按日5%支付违约金”修改为“按日0.03%”争议解决仲裁/诉讼约定唯一性未同时约定仲裁和诉讼将“协商不成可仲裁或诉讼”修改为“协商不成，提交仲裁委员会仲裁”合同完整性必备条款是否齐全包含当事人信息、标的、价款、履行期限、违约责任、争议解决等补充“质量标准”条款（引用GB/T-2023标准）模板2：合同风险评估表风险点风险描述风险等级（高/中/低）应对措施责任部门完成时限主体无资质对方未取得从事相关业务的行政许可（如建筑企业无施工资质）高终止合作，要求对方提供资质证明，否则不予签约业务部门、法务签约前3个工作日标的物侵权风险合同涉及的技术方案可能侵犯第三方专利中要求对方出具《不侵权承诺函》，约定若侵权由对方承担全部责任法务、技术部门签约前5个工作日付款节点不明确约定“验收合格后付款”，未明确验收流程及期限中补充约定“验收需在收到货物后10日内完成，逾期未视为验收合格”业务、财务部门修订合同前争议解决约定无效约定“由甲方所在地法院管辖”，但甲方为外地企业且无实际联系地点高修改为“由合同签订地（市区）人民法院管辖”法务部门修订合同前模板3：审核意见反馈表合同基本信息合同名称《设备采购合同》合同编号CG-2024-015签约主体甲方：有限公司；乙方：YY科技有限公司审核部门法务部审核日期2024年X月X日审核意见一、修改条款1.第3.2条：“质保期为1年”修改为“质保期为验收合格后12个月，自2024年1月1日起至2025年1月1日止”；2.第5.1条：“逾期付款按日5%支付违约金”修改为“逾期付款按日0.03%支付违约金，累计不超过欠款总额的10%”；3.增加“争议解决条款：协商不成，提交市仲裁委员会仲裁”。二、补充材料1.乙方需提供《医疗器械经营许可证》（因标的物为二类医疗器械）；2.补充设备技术参数表作为合同附件。三、审核结论□通过□修改后通过×不通过（需修改上述条款并补充材料）审核人*（法务专员）业务部门确认已知悉审核意见，将与乙方沟通修订，预计X月X日前反馈。确认人*（业务经理）备注四、关键风险提示与操作规范（一）主体资格风险禁止性情形：与未满18周岁的未成年人、无民事行为能力或限制民事行为能力的成年人签约；与处于“吊销”“注销”状态的企业签约；超越经营范围从事特许经营（如金融、医疗）而未取得许可。防范措施：签约前通过“国家企业信用信息公示系统”“天眼查”等工具核实主体状态，对高风险行业（如建筑、食品）要求对方提供行业许可证原件。（二）条款表述风险模糊表述：避免使用“合理期限”“市场价”“优质服务”等无明确标准的词汇，需量化或引用具体标准（如“市场价指地区商品交易所当日收盘价”“优质服务符合GB/T19001-2016标准”）。矛盾条款：检查合同前后条款是否冲突（如“交货时间为2024年12月31日”与“分三期交付，每季度末交付”），以明确条款为准，无法明确的需补充说明。（三）履行监控风险逾期预警：业务部门需建立合同履行台账，对临近交付期、付款期的合同提前7日提醒，逾期未履行的及时发送《履约催告函》，并抄送法务部门。证据留存：履行过程中的重要沟通（如邮件、）、验收记录、付款凭证等需书面化或截图保存，保证发生争议时可提供完整证据链。（四）保密义务保密范围：明保证密信息的范围（如技术资料、客户名单、财务数据），避免使用“一切信息”等宽泛表述；保密期限：一般与合同期限一致，合同终止后仍需保密的，需约定“保密期限为X年”；违约责任：约定泄密方的赔偿责任（如赔偿直接损失及合理维权费用）。（五）特殊情况处理合同变更