采购业务内控制度(试行)

采购业务的内部控制规章制度（试行）

一、采购业务的授权

公司的采购业务全权集中于物流配送中心，包括公司工程用物资、燃器

具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部

相关相关项目。采购业务分为常备采购（预算内）、非常备采购（预算外）、

政策性采购（公司战略需要）。

二、采购计划的制定和审批

公司各单位（分、子公司及各部门机沟）每月25日向物流配送中心报

送下月的物资采购计划，物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当

月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库

存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部

上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批，经审批通过后

下发物流配送中心执行，同时转财务部备档作为资金安排的依据。采购计划

审批相关流程（见相关流程图1）：

三、采购业务的执行

1、供应商的管理管控

（1）、采购相关人员应随时调查供应商的动态及质量本合同支付资金服

务质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”

（见表1）,作为选择供应厂商的参考。“供应商调查表”呈采购部经理核准后

存档。

（2）、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库，供

应商档案包括：供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档

案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料

（3）、每批材料供货结束后，供应商的实绩转记于“供应商资信档案”（见

表2）,作为评审供应商业绩的资料。

（4）、采购相关人员依据“供应商调查表”每半年复查一次，更正原有资

料内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人相关相关项目管理管

控，未经采购部经理允许，不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财

务部存档。

(5)、物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批规章制度。在下列

情况下，采购相关人员应填写“供应商审批表”(见表3),提请主管领导人

审批：A、原有供应商被撤点；B、开发新放量本合同支付资金服务和新相

关项目投资需引进新的供应商；C、原有供应商由于种种原因拒绝供货需更

换供应商；D、新供应商的物资更适合公司的需求。

2、商品样品的检验：

(1)、对通过初审的供应商所送检的样品，必须经质量检验部门机构进

行各项指标的检验和检测。

(2)、供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。

(3)、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评

审结果不合格，要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入选

供应商资格。

3、请购申请单的处理

(1)、审核采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否本相关项目联系

相关公司正式正式生效方法。

(2)、紧急采购申请单应优先办理。

(3)、无法于需用口办妥的采购申请单，须及时通知申购单位。

(4)、接到撤销通知的采购申请单，应先处理，并在采购计划中删除。

4、询价及洽谈：

(1)充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。

(2)向供应商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货

地点、验货正式正式生效、本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或本

相关项目联系相关公司正式正式生效方法或盖章正式正式生效。

(3)同规格质量本合同支付资金服务的供应商至少对比三家(注明供

应商的公司正式正式生效方法相关公司正式正式生效方法，填写采购询价表

（见表4）,执行询价程序。

（4）寻求其他更适合的替代品。

（5）有没有价格上涨、下跌因素，经成本分析后，设定议价目标。

（6）询价单应注明与供应商议定的成交条件。

（7）如果是紧急需求临时购买，采购相关人员可以参考以往之类似的

价格，免询价、比价手续。

5、招标及采购合约的审核会签

（1）、公司集中采购的大宗材料物资如PE管、气表等应采用招标形式

采购

（2）、公司招标相关流程如下：

A、成立招投标小组：招投标小组由公司总经理、副总经理、各中心

总监、采购部经理、相关专业工程师组成。

B、招标小组专业工程师编制招标文件（可对中标原则予以明确），发

招标公告（或邀请函），并对报名投标者逐行资格预审。

C、招标小组专业工程师对合格的投标者发招标文件、设计施工图、技

术资料、材质要求等并相关相关项目组织现场踏勘及招标答疑工作。

D、招标小组制定评标、定标办法，组长召开开标会议，审核投标书，

组织评标，确定中标单位。

E、采购相关项目相关相关项目人发中标通知书，并相关相关项目完成

与中标单位的合同协议签订工作。招标工作相关流程（见相关流程图2）：

（3）、凡应以合约正式正式生效进行采购的物资，采购相关项目相关相

关项目人应与供应商签订合同协议。合同协议的签订应按公司规定的合同协

议会签相关流程进行会签后本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或

盖章。合同协议会签相关流程（见相关流程图3）及合同协议汇签审批表（见

表5）：

6、采购

（1）、物流配送中心根据与供应商签订的采购协议所约定的具体条款落

实到货规定时间、交货地点、品利数量等。采购相关人员应对供应商所提

供物资进行详细检验，确认是否与普通采购申请单（见表6）与工程物资采

购申请表（见表7）（专项采购）所列内容一致。

（2）采购员应向供应商索取必要的合格证明、使用说明及供应商名片

等资料。

（3）采购物资到达公司后，采购相关人员应及时赶到仓库；工程类物

资采购时，需经采购员、工程师等两人以上的相关人员随同购货并会签采购

申请单。

7、采购相关流程

基于公司目前的运作模式和现状，为保证物资流、资金流、信息流的合

理运转，采购业务应严格执行具体相关流程如下：（见相关流程图4）

1、公司下属各经营实体（分、子公司）每月底向总部物流配送中心报

送次月采购计划表（见表89）。采购计划按审批相关流程批准后由物流配送

中心执行。

2、公司物流配送中心只是作为公司集中采购的执行者、组织者，并不

是采购签约的主体，采购签约的主体应是各个材料物资请购单位，即各经营

实体（分子公司）。

3,公司物流配送中心向供应商发出订货单通知单（见表9）,

一式三联：一联给供应商，-一联传请购单位，-一联留底。订货单应注明：（1）、

采购的品种、规格、数量、金额；（2）、收货人、交货地点、本合同支付资

金服务正式正式生效、交货规定时间；（3）、发票上应开具的购货单位名称

等。该订货单应及时传至请购单位。

4、购货合同协议签订(或订货单发出)后，公司采购中心及各分、子

公司根据合同协议有关规定应适时跟踪订货单的处理情况，及时沟通，作好

收货准备。

5、货物收到后，收货单位应及时核对实际收到的货物与采购订单是否

一致，并核查相关票据是否与订单要求相符，如有异常应及时与供货单位取

得联系，及时作出相应处理。按有关规定从专用帐户中支付采购资金。并将

订单处理情况及时通告公司采购中心。

8、应付账款的管理管控

(1)、采购业务完成后采购相关人员应将审批齐全的采购申请单、购销

合同协议入库单(见表10)、发票等相关资料转财务部审核入账，根据合同

协议的约定办理本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或本相关项目

联系相关公司正式正式生效方法或盖章手续。

(2)、财务经理应监督和审核会计相关人员编制的“采购交易”记帐凭证

金额及分类的正确性、入帐的及时性；若月末采购的物资已入库但发票未到,

应暂估入帐，待下月发票到达后红字冲回，再根据发票做正确的分录。

(3)、财务部应于每月月末与供应商进行往来帐项的核对。取得供应商

对帐单，审核其余额与公司“应付帐款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收

发货物上可能存在规定时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持

一致。

(4)、物流配送中心应登记所有已签订的采购协议，并按合同协议载

明的本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或本相关项目联系相关公

司正式正式生效方法或盖章条件及规定时间，每周一向财务部报送采购资金

支付计划表(见表11)。

相关流程图1

采购计划审批相关流程

YS

物流配送中心财务部

预算及审核

相关流程图2

招标工作相关流程图

成立招标小组

招标小组

编制招标文件

发招标公告

或邀请函

对报名投标者

进行资格预审

对合格的投标者发

招标文件、技术资料

组织投标

单位踏勘现

场，并对招标

文件答疑

相关流程图3

采购合同协议会签相关流程图

总经理

签字

相关流程图4

采购相关流程图

/.、

;材料物资直接发送到请购

;公司；发票单据随货同行；］

［请购单位直接付款给供应

―L商_____________J

r।

发货发货/九江公司/

黄冈八家分子公司＜「供应，洪湖公司4

'-"一「｝比、MR公口\口

-----------本相关项目区系相关公司谭式正式生效方法或本相关项目联/平行同类#

式乂效方法或盖章L1\本相关项目海/子公司ZE

式4.效方法或本相关项FI我州

关公司正式正式生效方法或盖章L--------------尸

1、发票的购货方为公司请购i

单位!

2、开票所列项目要与定货单i

相关项目一致i

73、单价、数量及总金额：

表1

-----------供应商调查表内容

供应商全称

供应商性质上级主管机关

建厂（经营部）日期建筑面积（/）

固定资产年销售产值

企业相关相关项

职工总数

目人

质量相关相关项目营销相关相关项

人目人

其

技术相关人员数研究/开发相关相

中

关项目人

高/中级职称人数检测员

设备总数主机构名称

要

机

其

构

中

设

置

物资名称型号产地

供

应

物

资

供应商发展简介及质量保证能力

供应商贯标名称及E期

是否通过第三方认证

认证标准通过认证日期

认证机构名称

证书号

供方相关相关项目人本相关项目联系相关公司正式正式生效方法（本相关项目联系

相关公司正式正式生效方法或盖章）；

日期：

审批意见：

审批人/日期：

注：（对封皮的企业类别分A.B两类。A、生产厂家B、代理商）。

表2

-----------公司供应商资信档案

年月度编号:

供应商名称地址

进货日供货

物资名称产地单位数量检验结果使用异常情况记载

期及时性

月度供货业绩评价：

评价人/日期：

表3

侯选供应商审批表

NO：

新供应商名称

原供应商名称

物资名称物资类别

原因：

提出人/日期：

审核意见：

审核人/日期：

批准意见：

批准人/日期：

表4

采购询价表

年月日页/共页

供应商1（拟订）供应商2（比价）洪应商3（比价）

名称、公司正式正名称、公司正式正名称、公司正式正

编

物资名称型号/规格数单介式生效方法及相关单式生效方法及相关单式生效方法及相

号

价额公司正式正式生效价公司正式正式生效价关公司正式正式

方法方法生效方法

本页小讣人民币（大写）:Y：

采购部经理：采购员:

（此表一式三联，，一联送交财务部，一联留存采购）

表5合同协议会签审批表

编号:

对方名称合同协议编号

□初次评审□修改评审

合同协议主要内容、合作正式正式生效、合同协议金额、支付正式正式生效

等（合同协议作为附件;：

编制相关人员：日期：

法律顾问意见：

签名：日期：

部门机构相关相关项目人意见：

签名：日期：

主管总监或副总意见：

签名：日期：

财务总监意见：

签名：日期：

总经理批准意见：

签名：日期：

关键备注:

表6

普通采购申请表

申请部门机构：年月日

序号采购物品名称单位数量单价金额用途关键备注

说明：1、此表适J用于零星材料、辅助材料、办公用品等的采购计划申请。（不适用工程材料）

（此表一式三联，一联送交库管，一联送交采购，一联留存财务部）

表7

工程物资采购申请表

申请部门机构：年月日

序交货

工程物规格工程所关键备

号单位现有库存量实际需求量规定交货地点用途

资名称型号需数量注

时间

总经理：分公司经理：申请人:

说明：1、实际需求量二工程所需量-现有库存量。

（此表一式三联，一联送交库管，一联送交采购，一联留存财务部）

表8表单编号：

公司2005年月采购计划

货品名称规格数量单位金额需用日期备注

请

购

内

容

申请人采购主管财务主管总经理

日期：日期日期：日期：

（此表一式两联，一联送交物流配送中心，一联留存财务部。）

表9

武汉赛洛燃气公司订货单

供货方：合同协议编号

订货方于..年一月一日向供货方订购如下质量本合同支付资金服务

序号质量本合规格型号单位数量单价金额备注

同支付资

金服务名

称

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合计

合人民币大写：仟佰拾万千百拾元整

计小写：¥

其

它

货货运正式正式生效：

运货运公司正式正式生效方法：

要

求收货人：相关公司正式正式生效方法：手

机：

汇户名：

款开户行：

信卡号：

息税号：

开1、完整的公司名称，即订货方名称

不西2、具体的单价、数量、及总金额

要3、所开发票相关相关项目必须与每一张订货单相关相关项目一致

求

说明：1.本订货单一经双方本相关项目联系相关公司正式正式生效方法即予正式生效，未经对方许可,

任何一方不得随意改动。

2.本订货单经订货方填写确认无误后，以正式正式生效方法形式发给供货方，正式正式生效方

法件有效。

3.货物相关质量本合同支付资金服务如果保价，请供应商付保险。

供货方:订货方:

经办人:经办人:

电话: