采购管理规定及实施细则

采购管理规定及实施细则为规范企业采购行为，优化资源配置，防范经营风险，保障采购活动的合规性、经济性和效率性，结合国家相关法律法规及企业实际经营需求，制定本管理规定及实施细则。本规定适用于企业各部门、分支机构及下属全资、控股子公司（以下统称“采购主体”）的货物采购、服务采购及工程采购活动。货物采购指原材料、设备、办公用品等有形资产的购买；服务采购指咨询、运输、维修、技术支持等无形服务的获取；工程采购指建筑物、构筑物的新建、改建、扩建及相关的装修、拆除、修缮等。一、管理原则（一）合规性原则。采购活动须严格遵守《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规，符合企业内部管理制度要求，确保程序合法、手续完备。（二）性价比优先原则。以满足使用需求为前提，综合考量质量、价格、交付周期、售后服务等因素，追求采购成本与使用价值的最优平衡，杜绝盲目追求低价或过度高配。（三）透明公正原则。采购信息、流程标准、结果公示须公开透明，禁止暗箱操作；供应商选择、评标定标须基于客观标准，确保公平对待所有参与方。（四）责任可追溯原则。采购各环节须留存完整记录，明确经办、审核、批准等岗位责任，实现全流程可查询、可追溯。（五）廉洁自律原则。参与采购的相关人员须严守职业道德，禁止接受供应商馈赠、宴请或其他利益输送，杜绝商业贿赂行为。二、组织架构与职责分工（一）采购决策机构。设立企业采购管理委员会（以下简称“管委会”），由企业分管领导、财务负责人、法务负责人、使用部门负责人及采购部门负责人组成，负责审批年度采购计划、重大采购项目（单次采购金额超过50万元或年度累计超过200万元的采购项目）的采购方式、供应商选定及合同变更等重大事项。（二）采购执行机构。企业设专职采购部门，负责采购活动的具体实施，主要职责包括：汇总各部门采购需求，编制采购计划；组织供应商准入评审、动态管理及退出；实施采购流程（招标、谈判、询比价等）；起草并签订采购合同；跟踪合同履行情况；协调验收及付款事宜；整理并归档采购档案。（三）需求部门。使用部门为采购需求的提出主体，负责提交详细、明确的采购需求说明书（需包含产品/服务名称、技术参数或服务标准、数量、交付时间、特殊要求等内容），参与供应商技术评审、合同条款确认及到货/服务验收。（四）监督机构。企业审计部门、纪检部门为采购活动的监督主体，负责对采购流程的合规性、供应商选择的公正性、合同执行的有效性进行全程监督，受理违规行为举报并开展调查。（五）协同部门。财务部门负责审核采购预算及付款申请，监督资金使用；法务部门负责审核采购合同的合法性、条款完备性；技术/质量部门负责对采购标的的技术参数、质量标准进行专业审核，参与供应商技术能力评估及到货验收。三、采购流程管理（一）需求管理1.需求提报。使用部门应在每月25日前提交下月采购需求，年度采购需求需在每年12月15日前提交。临时需求（因紧急事项或计划外需求）须填写《临时采购申请表》，经部门负责人签字确认后提交采购部门，原则上每月临时采购次数不得超过2次，单次金额不得超过10万元（特殊情况需经管委会审批）。2.需求审核。采购部门收到需求后，需在3个工作日内对需求的合理性、必要性及预算匹配性进行初审，重点核查是否存在重复采购、超标准采购或未纳入预算的情况。初审通过后，提交财务部门审核预算，预算未覆盖的需求需补充预算申请，经分管领导审批后纳入采购计划。3.需求确认。审核通过的需求由采购部门与使用部门确认技术参数、交付时间等关键信息，形成《采购需求确认单》，双方签字存档。技术参数应避免指定品牌或唯一供应商，确需指定的需提供技术论证报告并经技术部门负责人审批。（二）采购计划编制与审批1.计划编制。采购部门根据审核通过的需求，结合库存情况、历史采购数据及市场行情，编制《月度采购计划》《年度采购计划》，明确采购项目名称、类型、数量、预算金额、采购方式（招标、谈判、询比价等）、拟实施时间等内容。2.计划审批。月度采购计划由采购部门负责人审核，分管领导审批；年度采购计划经管委会审议通过后，由企业负责人签署生效。计划外采购（临时采购除外）需提交管委会审批，说明计划外原因及必要性。（三）供应商管理1.供应商准入。供应商须具备独立法人资格（个体工商户仅限小额零星采购），提供有效的营业执照、资质证书（如涉及特种行业）、税务登记证、近三年财务报表（或银行资信证明）及同类项目业绩证明（合同复印件）。采购部门联合技术、质量部门组成评审小组，对供应商的资质合规性、技术能力、质量保证体系、履约能力及信用记录（通过国家企业信用信息公示系统核查）进行评审，评审得分≥80分的纳入《合格供应商名录》。2.供应商动态管理。采购部门每半年对合格供应商进行综合评估，评估指标包括：质量（到货合格率、质量问题处理及时率）、交付（按时交付率、交货周期）、服务（响应速度、售后支持）、价格（与市场均价对比），评估结果分为A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（不合格）四级。A类供应商优先合作，可简化后续采购流程；B类供应商正常合作；C类供应商需限期整改；D类供应商从名录中剔除，2年内不得重新申请准入。3.供应商退出。供应商出现以下情况之一的，直接列入黑名单并退出合作：提供虚假资质或业绩证明；因质量问题导致重大损失（单次损失超过5万元）；恶意串通抬高价格；拖欠交货超过合同约定时间15日且无合理理由；存在商业贿赂等违法违规行为。（四）采购实施1.采购方式选择。根据采购金额、技术复杂度及市场竞争情况，采购方式分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购及询比价采购：-公开招标：适用于单次采购金额≥50万元且技术复杂、市场竞争充分的项目，需在企业官网或合法招标平台发布招标公告，投标截止时间不少于20日。-邀请招标：适用于单次采购金额≥30万元且供应商数量有限（3家及以上）的项目，由采购部门从合格供应商名录中选择5家以上供应商发出投标邀请。-竞争性谈判：适用于技术需求不明确、需与供应商协商调整方案的项目，或因紧急情况无法招标的项目（需经管委会批准），谈判小组由3人以上单数组成，与不少于3家供应商进行多轮谈判。-单一来源采购：仅适用于唯一供应商（如专利产品、独家代理）或原供应商追加采购（追加金额不超过原合同金额10%）的情况，需提供技术论证报告并经管委会审批。-询比价采购：适用于单次采购金额＜30万元且技术标准统一的通用产品，需向至少3家合格供应商发送询价单，要求其在2个工作日内反馈报价及技术响应文件。2.招标/谈判流程-招标文件/谈判文件编制：采购部门联合技术、法务部门编制文件，明确采购需求、技术标准、评标办法（综合评分法或最低评标价法）、合同主要条款及投标/响应要求，经分管领导审批后发布。-投标/响应文件接收：设立专人接收投标文件，登记密封情况及接收时间，逾期或未按要求密封的文件不予受理。-评标/谈判：评标委员会由技术、经济、法律专家及使用部门代表组成（人数≥5人单数），采用综合评分法时，价格分占比30%-50%，技术分占比30%-40%，服务分占比20%-30%；谈判小组需记录每轮谈判内容，形成《谈判记录》，由供应商代表签字确认。-定标与公示：评标/谈判结束后，形成《评标报告》或《谈判结果报告》，推荐1-3名中标候选人。公开招标、邀请招标项目需公示中标结果（3个工作日），无异议后确定中标人；其他采购方式经采购部门负责人审核、分管领导审批后确定成交供应商。3.合同签订-合同起草：采购部门根据采购文件及谈判结果起草合同，明确标的、数量、质量标准、价格（含税费、运输费等）、交付时间及地点、付款方式（预付款比例不超过30%，验收后付款比例不低于60%，质保金比例不超过10%）、履约保证金（可选，比例不超过合同金额10%）、违约责任（延迟交货按日0.1%扣款，质量不达标扣除质保金并赔偿损失）、争议解决方式（优先协商，协商不成提交企业所在地法院诉讼）等条款。-合同审核：合同需经法务部门进行合法性审查（重点审核条款完备性、权责对等性）、财务部门进行预算及付款条款审核、技术部门进行技术标准审核，审核通过后提交分管领导审批。重大合同（金额≥100万元）需经管委会审议通过。-合同签署：合同由企业法定代表人或授权代表与供应商法定代表人或授权代表签字盖章，一式四份（企业采购部门、使用部门、财务部门、供应商各执一份）。（五）合同履行与验收1.履约跟踪。采购部门需在合同签订后2个工作日内将合同副本发送使用部门及财务部门，使用部门负责跟踪交付进度，采购部门每5个工作日与供应商确认一次履约情况，发现延迟或质量问题及时书面通知供应商整改（《履约整改通知书》）。2.到货/服务验收。-货物验收：供应商交货后，使用部门、质量部门、采购部门共同验收，核对数量、规格、外观，进行功能测试（需第三方检测的由质量部门委托），填写《货物验收单》，三方签字确认。验收不合格的，需在24小时内书面通知供应商，供应商需在5个工作日内更换或修复，逾期未处理的，采购部门可单方面解除合同并追究违约责任。-服务验收：服务提供完毕后，使用部门按服务合同约定的标准（如培训次数、服务时长、成果文件等）进行验收，填写《服务验收单》，重点核查服务质量是否达标、是否符合需求说明书要求。-工程验收：工程完工后，由使用部门组织设计、施工、监理单位及企业技术、质量部门进行联合验收，核查工程质量是否符合设计图纸及施工规范，必要时委托第三方检测机构出具检测报告。验收合格后，签署《工程验收报告》。3.付款管理。财务部门根据合同约定及验收结果办理付款，付款申请需附以下材料：合同复印件、《验收单》或《验收报告》、合规发票（需与合同主体一致，税率符合税法规定）、供应商收款账户信息（需与合同约定一致）。预付款需在合同签订且供应商提供履约保证金（如有）后支付；进度款需根据合同约定的节点（如完成50%工作量）及阶段性验收证明支付；质保金需在质保期满（一般为12个月）且无质量问题后支付。（六）档案管理采购活动全过程文件（需求说明书、采购计划、供应商评审记录、招标文件/谈判文件、投标/响应文件、评标报告/谈判记录、合同文本、验收单、付款凭证等）需在采购完成后30个工作日内整理归档，由采购部门专人保管，保存期限不少于10年。电子档案需同步上传至企业信息管理系统，确保可查询、可追溯。四、监督与责任追究（一）监督内容。审计部门每季度对采购流程进行抽查，重点检查：需求提报是否真实合理，采购计划是否按程序审批，供应商选择是否符合准入及评估要求，采购方式是否与项目特点匹配，合同条款是否完整合规，验收及付款是否依据充分。纪检部门受理对采购人员违规行为的举报（通过企业内部举报平台），对线索明确的举报事项在15个工作日内开展调查。（二）违规处理。参与采购的相关人员如有以下行为，视情节轻重给予相应处理：-未按流程提报需求或编制计划，导致采购延误或资源浪费的，对责任部门负责人及经办人给予警告，扣减当月绩效5%-10%；