企业行政公文归档与档案管理模板

企业行政公文归档与档案管理模板一、适用场景说明二、公文归档标准化操作流程（一）公文接收与登记接收登记：行政部门收到公文后，第一时间在《公文收文登记表》（详见模板一）中详细记录信息，包括文件标题、来文单位/部门、文号、收文日期、密级（如秘密、机密、内部公开等）、份数、收文人签字。初步审核：检查公文是否齐全（如、附件、签发单是否完整）、格式是否规范（如文号、标题、主送机关是否清晰），如有缺失或格式问题，及时联系来文单位补充或修正。（二）公文分类与整理分类标准：按公文类型分为“收文”“发文”“内部文件”三大类，再按年度-部门-文种细分，例如：收文：2024年度-人力资源部-上级通知；发文：2024年度-行政部-企业红头文件；内部文件：2024年度-财务部-会议纪要。整理要求：去除公文金属装订物（如订书针、回形针），用文件夹或牛皮纸袋封装，避免文件破损；检查文件页码是否连续，附件是否与一同整理；涉密公文单独封装，标注“涉密”字样，与非涉密文件分开存放。（三）公文编号与编目编号规则：采用“部门简称-年度-文种代码-流水号”格式，例如：行政部2024年发文：XZB2024-FW-001（XZB为行政部简称，FW为文种代码“发文”）；人力资源部2024年收文：RLYB2024-SW-002（RLYB为人力资源部简称，SW为文种代码“收文”）。编目登记：按照编号顺序，在《档案目录表》（详见模板三）中逐项填写信息，包括档号、题名（文件标题）、年度、部门、密级、页数、保管期限（永久、长期、短期）、存放位置（档案柜编号-层位）。（四）公文归档与存放归档时间：日常公文：办理完毕后3个工作日内完成归档；年度归档：次年第一季度内完成上一年度所有公文的集中归档。存放方式：纸质档案：按编号顺序存入专用档案柜，柜面张贴《档案存放索引表》（注明柜号、部门、年度范围），档案柜上锁，钥匙由档案管理员专人保管；电子档案：扫描纸质文件形成PDF格式，存储于企业指定服务器或加密硬盘，电子档案与纸质档案编号一致，建立电子档案检索目录，定期备份（每月1次）。（五）档案借阅与归还借阅申请：员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》（详见模板四），注明借阅人信息、部门、借阅档号/题名、借阅事由、借阅期限（一般不超过3个工作日），经部门负责人审批后提交档案管理员。借阅登记：档案管理员审核通过后，在《档案借阅登记表》中记录借阅信息，包括借阅日期、归还日期、借阅人签字、档案管理员签字。涉密档案借阅需经企业分管领导审批。归还与检查：借阅人需在规定期限内归还档案，档案管理员检查文件是否完好、有无缺失，确认无误后注销借阅记录，如发觉文件损坏或丢失，按企业档案管理规定处理。（六）档案鉴定与销毁鉴定周期：每3年由档案管理部门牵头，组织行政、法务、财务等部门组成鉴定小组，对到期档案进行价值鉴定。鉴定标准：保管期限届满且有保存价值的档案（如企业重要制度、重大决策文件），重新划定保管期限；无保存价值的档案（如临时通知、一般性事务函件），列出《档案销毁清单》（详见模板五），经分管领导审批后销毁。销毁流程：销毁时由档案管理员和监销人（2人以上）共同在场，采用粉碎或焚烧方式处理，并在《档案销毁清单》上签字确认，销毁记录永久保存。三、常用档案管理表格示例模板一：公文收文登记表序号文件标题来文单位/部门文号收文日期密级份数处理状态（待办/已办）承办部门承办人归档日期1关于开展2024年度安全检查的通知集团办公室集办发〔2024〕5号2024-03-15内部1已办安全管理部张*2024-03-202关于申请增加办公经费的函市场部市场函〔2024〕12号2024-03-18普通1待办财务部李*-模板二：发文稿纸发文关于规范员工考勤管理的通知主送机关：各部门、各分支机构抄送机关：人力资源部、财务部发文单位：行政部拟稿人：王*（行政部主管）审核人：赵*（行政部经理）签发人：刘*（企业分管领导）文号：XZB〔2024〕FW-008成文日期：2024-04-10为规范员工考勤管理，提高工作效率，根据《企业员工手册》相关规定，现就考打卡、请假审批等事项通知一、全体员工每日上下班需通过企业考勤系统打卡，迟到、早退超过15分钟按旷工半天处理……（略）发文日期：2024-04-12模板三：档案目录表档号题名年度部门密级页数保管期限存放位置（柜号-层位）XZB2024-FW-008关于规范员工考勤管理的通知2024行政部普通5长期A-3-05RLYB2024-SW-005关于2024年度招聘计划的批复2024人力资源部内部3永久B-2-12模板四：档案借阅申请表借阅人部门借阅日期归还日期陈*市场部2024-05-102024-05-13借阅档号/题名：XZB2024-FW-008《关于规范员工考勤管理的通知》借阅事由：制定部门考勤细则，参考企业统一标准审批意见：部门负责人签字：孙*（2024-05-10）档案管理员签字：周*（2024-05-10）模板五：档案销毁清单序号档号题名年度保管期限销毁原因销毁日期监销人销毁人1XZB2021-SW-015关于2021年中秋活动的通知2021短期保管期限届满，无保存价值2024-06-15吴、郑王*2CWB2021-02-0082021年第三季度办公用品采购清单2021短期保管期限届满，无保存价值2024-06-15吴、郑王*四、档案管理关键注意事项（一）人员职责明确档案管理员：负责公文的接收、分类、编目、归档、借阅登记、保管及销毁工作，保证档案完整、安全；部门负责人：审核本部门公文归档质量，监督档案借阅审批流程；借阅人：妥善保管借阅档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，不得转借或复制涉密档案（需经审批的除外）。（二）环境与安全要求纸质档案存放：档案库房需保持干燥（相对湿度45%-60%）、通风，温度控制在14-24℃，配备防火、防潮、防虫、防盗设施（如灭火器、温湿度计、防盗门）；电子档案安全：电子档案存储服务器需设置访问权限，定期查杀病毒，异地备份（存储于不同物理地点），防止数据丢失或泄露。（三）保密管理涉密公文（如企业战略规划、财务数据、未公开合同等）需单独存放，限制借阅权限，仅限相关部门负责人或指定人员经分管领导审批后查阅；涉密档案的复制、摘抄需经审批，复制件需标注“复制件”字样，与原件同等管理。（四）定期检查与更新每季度对档案存放环境进行检查，记录温湿度变化，及时处理受潮、虫蛀等问题；每年对档案目录进行