人力资源档案制度

人力资源档案制度一、总则（一）目的为了加强公司人力资源档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人力资源档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映员工的实际情况，严禁虚假信息。2.完整性原则：全面收集员工各类相关资料，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保密档案内容，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变动、岗位调整等情况及时更新档案信息。二、档案内容（一）个人基本信息1.简历：包括个人基本情况、教育背景、工作经历等。2.身份证复印件：确保清晰、有效。3.学历证书复印件：提供最高学历证书。4.学位证书复印件：如有学位。5.专业技术资格证书复印件：如职称证书等。6.职业资格证书复印件：如相关职业资格认证。（二）入职资料1.入职登记表：详细记录入职时的各项信息。2.劳动合同：明确双方权利义务。3.入职体检报告：确保员工身体健康符合岗位要求。（三）培训与发展1.培训记录：包括内部培训、外部培训等的参与情况及考核结果。2.职业发展规划：员工个人制定的职业发展规划及相关调整记录。（四）绩效考核1.绩效考核表：定期对员工工作表现进行考核的记录。2.绩效评估结果反馈：员工对绩效评估结果的反馈及沟通记录。（五）薪酬福利1.工资条：记录每月工资发放明细。2.福利申请与发放记录：如社保、公积金、奖金、补贴等。（六）岗位变动1.岗位调动申请表：记录岗位变动原因、时间等。2.晋升/降职审批表：明确晋升或降职的依据和审批情况。（七）奖惩情况1.奖励记录：包括公司内部奖励、外部荣誉等。2.处罚记录：对违规违纪行为的处罚情况。（八）考勤记录1.考勤表：记录员工日常出勤情况。2.请假申请与审批记录：包括病假、事假、年假等各类请假情况。（九）离职资料1.离职申请表：说明离职原因、时间等。2.离职交接清单：记录工作交接情况。3.离职证明：为员工开具的离职证明文件。三、档案建立与收集（一）新员工档案建立1.新员工入职时，人力资源部门负责发放《员工档案资料清单》，明确需要提交的档案资料内容。2.新员工应在规定时间内将个人基本信息及入职资料等提交至人力资源部门。3.人力资源专员负责审核新员工提交的资料，确保资料完整、真实、有效。如发现问题，及时与新员工沟通并要求补充或更正。（二）档案收集渠道1.人力资源部门定期向各部门收集员工的培训记录、绩效考核表、考勤记录等资料。2.员工个人在涉及岗位变动、奖惩等情况时，应主动向人力资源部门提交相关资料。3.对于外部获取的资料，如学历证书、资格证书等，由人力资源部门统一收集并核实。四、档案整理与归档（一）整理要求1.人力资源专员按照档案内容分类，对收集到的资料进行整理。2.每份资料应确保清晰、完整，去除无关的附件和空白页。3.对资料进行编号，以便于查询和管理。编号规则应保持一致性和系统性。（二）归档流程1.将整理好的资料按照类别顺序放入档案袋或文件夹中。2.在档案袋或文件夹上标明员工姓名、档案类别、档案编号等信息。3.将档案存放在专门的档案柜中，按照部门、入职时间等顺序排列，便于查找。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的人力资源档案。2.人力资源部门负责人、相关业务部门负责人在工作需要时，可查阅员工档案。查阅应遵循审批流程。3.公司高层管理人员因决策需要查阅员工档案的，需经人力资源部门负责人审核后报公司领导批准。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等。2.申请表经所在部门负责人或上级领导审批（如需）。3.审批通过后，查阅人到人力资源部门办理查阅手续，由档案管理人员陪同查阅。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或进行涂改、拍照、复印等操作。如需复印，应经档案管理人员同意并登记。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅员工档案的，需经人力资源部门负责人批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和人力资源部门负责人审批。3.审批通过后，借阅人到人力资源部门办理借阅手续，领取档案。4.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得泄露档案内容。借阅期满后应及时归还档案，档案管理人员负责检查档案是否完好无损。六、档案保管与安全（一）保管责任1.人力资源部门指定专人负责档案保管工作，确保档案的安全和完整。2.档案保管人员应定期对档案进行检查，发现问题及时报告并采取措施解决。（二）保管环境1.档案应存放在专门的档案室内，保持室内干燥、通风、温度适宜。2.档案柜应坚固耐用，具有防火、防潮、防虫等功能。（三）安全措施1.档案室内应配备必要的消防器材，确保消防安全。2.对档案资料进行备份存储，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案丢失。3.严格限制非档案管理人员进入档案室内，确保档案信息安全。七、档案更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门每季度对员工档案进行一次全面梳理，检查档案信息是否准确、完整。2.根据员工的工作变动、绩效考核结果、培训情况等及时更新档案内容。（二）即时更新1.员工发生岗位变动、奖惩等情况时，相关部门应在[X]个工作日内将信息反馈至人力资源部门，人力资源部门即时更新档案。2.对于员工学历、资格证书等信息发生变更的，应在取得新证书后[X]个工作日内提交至人力资源部门进行更新。八、档案销毁（一）销毁条件1.员工离职后，其档案保存[X]年（根据法律法规要求确定保存期限），期满后可考虑销毁。2.档案内容因不可抗力等原因造成严重损坏无法修复，且无保存价值的，可进行销毁。（二）销毁流程1.由档案保管人员提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的员工姓名、档案类别、销毁原因等。2.《档案销毁申请表》经人力资源部门负责人审核，报公司领导批准。3.批准后，由档案保管人员会同至少[X]名监销人员对档案进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销