工作档案制度

工作档案制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的工作管理，规范工作流程，提高工作效率，确保各项工作的有序开展，特制定本工作档案制度。本制度旨在建立一套科学、完善的工作档案管理体系，为公司/组织的决策、运营、监督等提供全面、准确、可靠的依据。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门及员工。（三）基本原则1.真实性原则：工作档案应如实记录工作过程和结果，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工作的各个环节，包括但不限于任务分配、执行过程、成果交付等，保证档案资料的全面性。3.规范性原则：档案的建立、整理、保管、查阅等应遵循统一的规范和标准，确保档案管理工作的一致性和准确性。4.保密性原则：对于涉及公司/组织机密的工作档案，应严格保密，防止信息泄露。二、工作档案的分类与编号（一）分类1.项目档案：针对公司/组织承接的各类项目，包括项目策划、实施、验收等全过程的相关资料。2.日常工作档案：记录员工日常工作任务的完成情况、工作汇报、沟通记录等。3.培训档案：员工参加各类培训的相关资料，如培训记录、考核成绩、培训心得等。4.绩效考核档案：与员工绩效考核相关的资料，包括考核指标、考核结果、绩效反馈等。5.财务档案：涉及公司/组织财务收支、预算、审计等方面的文件和记录。6.人事档案：员工个人基本信息、入职离职手续、薪酬福利、职业发展等相关资料。（二）编号为便于工作档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用“年份+档案类别代码+流水号”的形式。例如，2023年的项目档案，项目类别代码为XM，流水号为001，则编号为2023XM001。具体的档案类别代码如下：1.项目档案：XM2.日常工作档案：RZ3.培训档案：PX4.绩效考核档案：JK5.财务档案：CW6.人事档案：RS三、工作档案的建立与收集（一）建立主体1.项目负责人：负责项目档案的建立和管理，确保项目档案资料的完整性和准确性。2.员工本人：负责日常工作档案的记录和整理，及时提交相关工作成果和汇报材料。3.培训组织者：负责培训档案的收集和整理，包括培训通知、培训教材、学员名单等。4.绩效考核专员：负责绩效考核档案的建立和维护，收集考核数据和相关资料。5.财务人员：负责财务档案的整理和归档，确保财务资料的规范和安全。6.人事专员：负责人事档案的管理，收集员工入职、离职、晋升、调岗等相关资料。（二）收集要求1.工作档案应在工作过程中及时形成，确保资料的时效性。2.档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。3.收集的档案资料应按照规定的分类和编号进行整理，便于后续的查阅和管理。四、工作档案的整理与归档（一）整理1.对收集到的工作档案进行分类整理，去除重复、无关的资料。2.按照档案的形成时间、逻辑顺序等进行排序，确保档案资料的系统性。3.对档案资料进行编号、编目，编制档案目录，便于快速查找。（二）归档1.将整理好的工作档案按照类别和编号顺序，分别存入相应的档案柜或电子存储设备中。2.建立档案索引，记录档案的存放位置和相关信息，方便查询和借阅。3.对于电子档案，应进行备份存储，防止数据丢失。备份存储应采用多种方式，如硬盘、光盘、云存储等，并定期进行检查和维护。五、工作档案的保管（一）保管期限1.项目档案：根据项目的性质和重要程度，保管期限一般为项目结束后[X]年。对于重大项目或涉及公司核心业务的项目，保管期限可适当延长。2.日常工作档案：保管期限为[X]年，以便对员工的工作表现进行长期跟踪和评估。3.培训档案：保管期限为员工离职后[X]年，作为员工培训经历的证明。4.绩效考核档案：保管期限为[X]年，用于员工绩效回顾和公司绩效分析。5.财务档案：按照国家相关法律法规规定的保管期限进行保管，一般为[X]年。6.人事档案：长期保管，直至员工退休或离职手续办理完毕后，按照规定进行销毁或移交。（二）保管环境1.档案应存放在安全、干燥、通风的场所，避免档案受潮、发霉、虫蛀等。2.对于电子档案，应采取防磁、防火、防潮、防盗等措施，确保数据安全。3.档案柜应定期进行检查和维护，确保柜门密封良好，锁具正常使用。（三）保管责任1.档案管理人员负责工作档案的日常保管工作，定期对档案进行盘点和清查，确保档案的安全和完整。2.如发现档案丢失、损坏或被盗等情况，应及时报告上级领导，并采取相应的措施进行处理。六、工作档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅工作档案的，应填写《工作档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人审批后，方可查阅。2.涉及公司/组织机密的工作档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播或泄露档案内容。查阅结束后，应及时归还档案，并在《工作档案查阅登记表》上签字确认。3.公司/组织外部人员因特殊原因需要查阅工作档案的，应提交正式的查阅申请函，并经公司/组织高层领导审批同意后，方可查阅。查阅过程中，应有专人陪同，并严格按照公司/组织的保密规定进行操作。（二）借阅程序1.员工因工作需要借阅工作档案的，应填写《工作档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、借阅档案名称及编号等，经所在部门负责人审批后，交档案管理人员办理借阅手续。2.档案管理人员应根据审批意见，核对借阅档案的名称、编号、数量等信息，并将档案交付借阅人员。同时，应在《工作档案借阅登记表》上记录借阅情况，包括借阅时间、借阅人员姓名、部门、借阅档案名称及编号、预计归还时间等。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后，在《工作档案借阅登记表》上记录归还时间，并办理注销借阅手续。（三）查阅与借阅记录档案管理人员应建立工作档案查阅与借阅记录台账，详细记录查阅和借阅的时间、人员、档案名称及编号、查阅或借阅目的、审批情况、归还时间等信息。查阅与借阅记录台账应妥善保管，以备查询和审计。七、工作档案的销毁（一）销毁条件工作档案达到保管期限后，经档案管理人员核对、鉴定，确无保存价值的，可按照规定进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理人员填写《工作档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等，经所在部门负责人审核后，报公司/组织分管领导审批。2.经审批同意销毁的工作档案，应在档案管理人员和相关监督人员的共同监督下进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应安排专人负责记录销毁情况，包括销毁时间、地点、档案名称及编号、数量等，并由档案管理人员、监督人员在《工作档案销毁登记表》上签字确认。4.销毁后的《工作档案销毁申请表》、《工作档案销毁登记表》等相关资料应妥善保管，以备查考。八、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织应定期对工作档案制度的执行情况进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度的要求。2.监督检查内容包括档案的建立、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节，以及档案管理人员的工作情况。（二）考核评价1.将工作档案制度的执行情况纳入员工绩效考核体系，对档案管理工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励。2.对