档案制度保密制度

档案制度保密制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案信息的安全与保密，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位涉及档案管理与保密工作的所有人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关档案管理和保密的法律法规，确保公司/组织的档案管理与保密工作合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施，保障档案信息的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级管理，明确各级管理人员的职责和权限。4.便捷利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑档案利用的便捷性，提高档案管理与服务水平。二、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工的个人基本信息、劳动合同、薪酬福利、培训记录、绩效考核等。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.业务档案：根据公司/组织的业务类型，分为市场营销档案、项目管理档案、客户档案等。5.技术档案：涉及公司/组织的技术研发、产品设计、工艺流程等方面的文件资料。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.对于重要会议、重大活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理。3.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的档案资料全部移交。（三）档案整理1.收集到的档案应按照分类标准进行整理，确保档案资料的系统性和规范性。2.对档案进行编号、编目，编制档案目录清单，便于查找和管理。3.对于破损、褪色的档案，应进行修复或复制，以保证档案的完整性。（四）档案归档1.整理好的档案应及时归档，存放在专门的档案库房或存储设备中。2.建立档案索引，明确档案的存放位置，便于快速检索。3.定期对档案进行清查，确保档案的存放安全，无遗漏、无损坏。（五）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护，防止数据丢失或损坏。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。（六）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅档案时，档案管理人员应严格按照申请表的内容提供档案，并做好借阅登记。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准。4.借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案。如需延期借阅，应重新办理审批手续。（七）档案查阅1.公司/组织内部人员查阅档案，应在档案管理部门指定的场所进行，并由档案管理人员在场监督。2.查阅重要档案时，需经档案管理部门负责人批准，并严格限制查阅范围。3.非公司/组织内部人员查阅档案，应按照国家有关规定办理相关手续，并经公司/组织主管领导批准。（八）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等，经档案管理部门负责人、财务部门负责人和公司/组织主管领导审批后，方可销毁。3.档案销毁应指定专人负责，并在销毁现场进行监销。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。三、保密管理（一）保密范围1.公司/组织尚未公开的各类文件、资料、数据、信息等。2.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务秘密、客户信息等方面的内容。3.公司/组织内部会议、讨论中涉及的敏感事项和决策过程。（二）保密措施1.人员管理对涉及档案管理与保密工作的人员进行背景审查，签订保密协议，明确保密责任和义务。加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识和技能。定期对员工的保密工作进行考核，对违反保密制度的行为进行严肃处理。2.物理隔离档案库房应与其他区域进行有效隔离，设置门禁系统，限制无关人员进入。对存放档案的计算机、存储设备等实行专人专用，设置密码保护，并定期更换密码。3.技术防范采用加密技术对重要档案进行加密存储，防止信息泄露。安装防火墙、防病毒软件等安全防护设备，防范网络攻击和病毒入侵。对档案管理系统进行定期维护和安全检查，及时发现和排除安全隐患。4.制度约束严格执行档案借阅、查阅、复印等审批制度，防止档案信息的不当传播。加强对档案管理人员的管理，明确其职责和权限，防止内部人员违规操作。对违反保密制度的行为制定相应的惩罚措施，追究相关人员的责任。（三）保密监督1.成立保密工作领导小组，定期对公司/组织的保密工作进行检查和监督。2.设立保密举报电话和邮箱，接受员工和社会公众对保密工作的监督和举报。3.对发现的保密问题及时进行整改，对违反保密制度的行为依法依规进行处理。四、附则（一）