国企档案保密制度

国企档案保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露、篡改或丢失，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案保密工作合法合规。2.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级管理，明确不同级别档案的保密要求和管理措施。3.预防为主原则：强化档案保密意识教育，完善保密制度和技术防范措施，预防档案信息泄露事件的发生。4.谁主管谁负责原则：各部门负责人为本部门档案保密工作的第一责任人，负责组织实施本部门的档案保密工作。二、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、人事档案等。2.财务档案：涵盖会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等财务相关资料。3.业务档案：涉及公司业务活动中的合同协议、项目文档、市场调研报告、客户资料等。4.技术档案：包含公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。5.其他档案：如公司的荣誉证书、资质文件、宣传资料等。（二）档案分级根据档案的重要性、敏感性和影响范围，将档案分为绝密、机密、秘密三个级别。1.绝密级档案：是公司最重要、最核心的档案信息，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失，如公司核心技术资料、重大商业机密、未公开的战略规划等。2.机密级档案：此类档案信息的泄露会对公司产生较大影响，包括重要业务合同、关键客户信息、财务核心数据等。3.秘密级档案：涉及公司一般业务信息，其泄露可能对公司业务开展有一定影响，如一般性的市场调研报告、普通人事档案等。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案收集人员应严格按照档案分类标准，对各类档案进行分类收集，避免混淆。3.对于重要的档案资料，应及时进行备份，防止原始资料丢失。（二）整理规范1.档案整理人员应对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案资料的系统性和规范性。2.档案编号应遵循唯一性原则，便于档案的查找和管理。3.编目内容应包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，确保档案信息的清晰准确。四、档案的存储与保管（一）存储场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管方式1.不同级别的档案应分开存放，并有明显的标识。绝密级档案应单独设立保险柜或专用存储区域进行保管。2.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行盘点和清查，确保档案数量准确、状态良好。（三）电子档案管理1.对于电子档案，应进行加密存储，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。2.建立电子档案访问权限管理制度，严格限制对电子档案的访问。只有经过授权的人员才能访问相应级别的电子档案。3.定期对电子档案系统进行维护和更新，确保系统的安全性和稳定性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅流程1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。2.经审批同意后，查阅人员持申请表到档案管理部门进行查阅。档案管理人员应根据申请表提供的查阅内容，在指定地点提供档案查阅服务。3.查阅人员应在规定时间内完成查阅工作，并将档案归还档案管理部门。归还时，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案完好无损。（二）借阅流程1.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，并提交所在部门负责人审批。2.对于机密级以上档案的借阅，需经公司分管领导审批同意。3.经审批同意后，借阅人员持申请表到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员应向借阅人员详细说明档案的保管要求和注意事项，并提供必要的档案保护工具。4.借阅人员应在规定时间内归还档案，如需延期归还，应提前办理延期手续。归还时，档案管理人员应对档案进行严格检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。（三）查阅与借阅限制1.查阅人员只能查阅与本人工作相关的档案资料，不得查阅与工作无关的档案。2.借阅人员应严格按照规定的用途使用档案，不得擅自转借、复印或传播档案内容。3.绝密级档案原则上不得借阅，如有特殊情况需要借阅，必须经公司主要领导批准，并采取严格的保密措施。六、档案的传递与交接（一）内部传递1.在公司内部传递档案时，应填写《档案传递登记表》，注明传递档案的名称、数量、传递时间、传递部门、接收部门等信息。2.档案传递人员应确保档案的安全传递，避免档案在传递过程中出现丢失、损坏等情况。3.接收部门在收到档案后，应及时在《档案传递登记表》上签字确认。（二）外部交接1.因工作需要向外部单位或个人提供档案资料时，应填写《档案外部交接申请表》，注明交接档案的名称、数量、交接原因、接收单位或个人等信息，并提交所在部门负责人审批。2.对于机密级以上档案的外部交接，需经公司分管领导审批同意。3.经审批同意后，档案管理人员应与接收单位或个人签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保档案信息的安全。4.在档案外部交接过程中，应采取必要的保密措施，如加密传输、专人护送等，防止档案信息泄露。七、档案的销毁（一）销毁条件1.档案已超过保管期限，且确无保存价值的。2.因保管不善等原因导致档案损坏、变质，无法修复且无利用价值的。3.根据法律法规要求或公司规定必须销毁的档案。（二）销毁流程1.档案管理部门应定期对到期档案进行清理和鉴定，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经所在部门负责人审核、公司分管领导审批同意后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，并在监销人员的监督下进行。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息彻底销毁。4.销毁过程中应填写《档案销毁记录》，注明销毁时间、地点、销毁档案的名称和数量、监销人员等信息。销毁记录应保存备查。八、保密监督与检查（一）监督机构公司设立档案保密工作监督小组，由公司分管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、各部门兼职档案员等。监督小组负责对公司档案保密工作进行全面监督和检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅、传递、交接、销毁等环节。2.档案保密措施的落实情况，如档案库房的安全防护设施、电子档案的加密存储和访问权限管理等。3.员工的档案保密意识和行为规范，是否存在违规查阅、借阅、传播档案信息等情况。（三）检查方式1.定期检查：监督小组定期对公司档案保密工作进行全面检查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：根据工作需要，监督小组不定期对部分部门的档案保密工作进行抽查。3.专项检查：针对档案管理中的突出问题或重要事项，开展专项检查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。2.整改完成后，相关部门应向监督小组提交整改报告，监督小组对整改情况进行复查。3.对于违反档案保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等，并追究相关责任人的责任。九、保密教育与培训（一）教育内容1.国家有关档案保密的法律法规和政策文件。2.公司档案保密制度的内容和要求。3.档案保密意识和技能培训，如档案的分类、编号、整理方法，电子档案的管理等。（二）培训方式1.定期组织档案保密知识培训，邀请专家或内部专业人员进行授课，每年不少于[X]次。2.发放档案保密宣传资料，如手册、指南等，供员工自学。3.利用公司内部网