医生档案归档制度

医生档案归档制度一、总则（一）目的为加强医院医生档案管理，确保医生档案的完整性、准确性和安全性，为医院的人才培养、绩效考核、职称评定等工作提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院全体在职医生的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映医生的工作经历、业务能力、职业道德等实际情况。2.完整性原则：全面收集医生在工作过程中形成的各类文件资料，确保档案资料的齐全。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及医生个人隐私的信息予以保密。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编号、装订等工作。二、档案内容（一）个人基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、国籍、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.学历学位：从高中起的学历层次、毕业院校、所学专业、学位证书编号等。3.专业技术资格证书：各类专业技术资格证书及取得时间。4.执业证书：医师执业证书及注册信息。（二）工作经历1.入职信息：入职医院时间、科室、岗位等。2.工作变动记录：包括在医院内部不同科室的调动情况、挂职经历等。3.进修培训经历：参加国内外进修、培训的机构、时间、内容等。（三）业务能力1.医疗技术水平：掌握的医疗技术项目、手术操作技能、疑难病症诊治经验等。2.科研成果：发表的学术论文、著作、科研项目立项及获奖情况等。3.教学工作：承担教学任务情况，如授课课程、学生指导情况等。（四）职业道德1.医德医风评价：患者满意度调查结果、医院内部医德医风考核评价记录。2.违规违纪记录：受到的行政处分、行业处罚等相关记录。（五）考核评价1.年度考核结果：历年的年度考核等级及评语。2.绩效考核数据：每月、每季度、每年的绩效考核得分及相关指标完成情况。（六）其他资料1.表彰奖励：获得的各级各类表彰、荣誉称号及相关奖励文件。2.个人述职报告：每年的个人述职报告。3.其他有价值的资料：如参加学术会议的邀请函、重要医疗事件的总结报告等。三、档案收集（一）收集责任主体1.人力资源部门：负责收集医生入职、离职、岗位变动等人事相关资料。2.医务部门：收集医生业务能力提升、科研教学成果等方面的资料。3.纪检监察部门：收集医生职业道德方面的违规违纪资料。4.各临床科室：负责本科室医生日常工作中产生的各类资料的收集整理，并定期移交医院档案管理部门。（二）收集时间要求1.定期收集：人力资源部门每月底收集当月新入职医生的相关资料；医务部门每季度末收集医生业务成果资料；纪检监察部门每半年收集一次医生职业道德相关资料。2.即时收集：对于医生取得重要科研成果、受到表彰奖励、发生违规违纪行为等情况，相关部门应在事件发生后及时收集相关资料并移交档案管理部门。（三）收集程序1.各责任部门按照要求填写资料收集清单，对收集到的资料进行初步审核，确保资料的真实性和完整性。2.将审核后的资料整理成册，附上资料清单，移交医院档案管理部门。3.档案管理部门对接收的资料进行再次审核，对不符合要求的资料及时反馈给责任部门进行补充完善。四、档案整理（一）分类标准1.按照档案内容分类：分为个人基本信息类、工作经历类、业务能力类、职业道德类、考核评价类、其他资料类。2.按照时间顺序分类：每一类档案按照形成时间先后顺序排列。（二）编号规则1.为每份医生档案编制唯一的档案编号，编号采用“年份+科室代码+顺序号”的形式。例如，2023年内科医生的档案编号为2023NK001，其中“2023”表示年份，“NK”表示内科科室代码，“001”表示该科室本年度第1份档案。2.科室代码按照医院内部统一的科室编码规则确定。（三）装订要求1.对每份档案资料进行整理装订，去除金属物，确保资料平整。2.采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。（四）编目与装盒标识1.为每份档案编制目录，目录内容包括资料名称、日期、页码等。2.将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒正面和侧面标注档案编号、医生姓名、科室等信息。五、档案保管（一）保管场所1.医院设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等。（二）保管期限1.永久保管：对于医生的重要科研成果、重大医疗事件记录、长期有效的资格证书等具有重要历史价值和凭证作用的档案，实行永久保管。2.定期保管：其他档案根据其重要性和使用频率，分别确定保管期限为[X]年、[X]年等。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（三）档案清查1.档案管理部门每年定期对医生档案进行清查，核对档案数量、编号、内容等是否准确完整。2.清查过程中发现的问题应及时记录并采取措施进行处理，确保档案的安全保管。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.医院内部查阅：医院人力资源部门、医务部门、纪检监察部门等因工作需要，可查阅医生档案。查阅时需填写查阅申请表，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：司法机关、行政机关等因工作需要查阅医生档案的，需持单位介绍信、工作证等有效证件，经医院主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.申请表经批准后，查阅人员到档案管理部门办理查阅登记手续，领取档案。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取档案内容。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。（三）借阅权限1.一般情况下，医生档案不对外借阅。因特殊原因确需借阅的，需经医院主管领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人员填写借阅申请表，经批准后到档案管理部门办理借阅登记手续。2.档案管理部门将档案装入专用档案袋，密封后交借阅人员，并告知借阅注意事项。3.借阅人员应妥善保管档案，按时归还。归还时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失情况，应追究借阅人员责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门工作人员应严格遵守保密制度，对在工作中接触到的医生档案信息予以保密。2.严禁在非工作场所谈论医生档案内容，不得向无关人员泄露档案信息。3.对涉及医生个人隐私的信息，如家庭住址、联系方式等，应严格保密。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装监控设备，确保库房24小时有人值守。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。3.对档案管理设备和设施进行定期维护和保养，确保其正常运行。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由医院档案管理部门负责人、人力资源部门负责人、医务部门负责人等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、使用频率等因素，综合判断档案是否具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核通过后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制拟销毁档案清单，经鉴定工作小组审核签字后，报医院主管领导批准。2.批准后的销毁清单一式两份，一份留存档案管理部门，一份交医院纪检监