现行档案审核制度

现行档案审核制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的真实性、完整性和准确性，保障公司/组织合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本档案审核制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门形成的各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规和行业标准，确保档案审核工作合法合规。2.客观公正原则：审核过程中秉持客观公正态度，不受任何因素干扰，如实反映档案实际情况。3.全面审核原则：对档案的内容、形式、来源等进行全面审查，确保无遗漏。4.保密性原则：审核人员应对涉及公司/组织机密的档案信息严格保密。二、档案审核职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案审核工作流程和标准。2.组织实施档案审核工作，对审核结果进行汇总和分析。3.建立档案审核档案，记录审核过程和结果。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的整理和初步自查，确保档案资料齐全、规范。2.配合档案管理部门进行档案审核工作，提供必要的说明和解释。3.根据审核意见对档案进行整改完善。（三）审核人员职责1.熟悉档案审核制度和流程，严格按照标准进行审核。2.认真审查档案内容，做好审核记录，提出准确的审核意见。3.对审核过程中发现的问题及时与相关部门沟通协调。三、档案审核内容（一）真实性审核1.档案内容是否与实际发生的业务、事件相符。2.相关文件、记录的签字、盖章等是否真实有效。（二）完整性审核1.档案资料是否齐全，是否涵盖业务活动的各个环节。2.应归档的文件、报表、合同等是否均已归档。（三）准确性审核1.档案中的数据、信息是否准确无误。2.文字表述是否清晰、准确，逻辑是否严谨。（四）规范性审核1.档案格式是否符合公司/组织规定的标准。2.文件的编号、日期、字体等是否规范。3.档案装订是否整齐、牢固。四、档案审核流程（一）档案形成部门自查档案形成部门在档案整理完成后，首先进行自查。自查内容包括档案的完整性、准确性和规范性。自查合格后，填写《档案自查表》，连同档案一并提交至档案管理部门。（二）档案管理部门初审档案管理部门收到档案后，对档案进行初审。初审主要审查档案的基本信息是否完整、格式是否规范等。对于初审中发现的问题，及时反馈给档案形成部门进行整改。（三）专项审核1.根据档案的重要性和风险程度，确定是否需要进行专项审核。2.专项审核可由档案管理部门牵头，组织相关部门人员共同进行。3.专项审核重点关注档案内容的真实性、准确性以及涉及的关键业务环节。（四）审核意见反馈与整改1.审核人员将审核意见以书面形式反馈给档案形成部门。2.档案形成部门应在规定时间内对审核意见进行整改，并将整改情况书面回复档案管理部门。3.档案管理部门对整改情况进行复查，确保档案符合审核要求。（五）审核结果归档审核通过的档案，按照公司/组织档案管理规定进行归档保存。审核过程中形成的相关记录，如审核意见、整改情况等，一并归入档案审核档案。五、档案审核标准（一）文书档案审核标准1.文件格式应符合国家公文格式标准或公司/组织内部规定。2.文号、标题、主送单位、正文、附件、落款、日期等要素齐全、准确。3.文件内容应主题明确、逻辑清晰、表述准确。（二）业务档案审核标准1.业务档案应涵盖业务活动的全过程，包括前期调研、合同签订、执行情况、验收等环节的相关资料。2.合同类档案应审查合同条款是否完整、合法，双方签字盖章是否齐全。3.项目档案应审查项目立项、预算、进度、质量等方面的文件是否完整、准确。（三）财务档案审核标准1.财务凭证应要素齐全，包括日期、凭证号、摘要、借贷方金额、附件等。2.财务报表数据应准确无误，勾稽关系正确。3.财务档案的装订应规范，封面、封底填写完整。（四）人事档案审核标准1.人事档案应包含员工基本信息、履历、考核、奖惩、培训等资料。2.档案中的各项信息应真实、准确，相关证明材料应齐全。3.人事档案的整理应符合人事档案管理规定。六、档案审核监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对档案审核工作进行监督检查，确保审核制度的有效执行。2.档案管理部门定期对审核工作进行总结分析，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业协会等的监督检查，积极配合提供相关档案资料。2.根据外部监督意见，及时改进档案审核工作。七、档案审核信息化管理（一）建立档案审核信息系统利用信息技术建立档案审核信息系统，实现档案审核流程的信息化管理。通过系统记录档案审核的全过程，提高审核工作效率和准确性。（二）电子档案审核对于电子档案，应采用专门的软件工具进行审核，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。审核过程中应关注电子文件的元数据信息是否完整、准确。八、档案审核培训与宣传（一）培训1.定期组织档案审核人员参加专业培训，提高审核人员的业务水平和综合素质。2.对档案形成部门相关人员进行档案审核制度和流程培训，确保其了解审核要求，配合做好档案审核工作。（二）