档案移交告知制度

档案移交告知制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案移交工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的有效利用和管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及与外部单位进行档案移交的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交工作必须严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.真实完整原则：移交的档案应真实反映公司/组织的各项业务活动，内容完整无缺漏。3.及时准确原则：档案移交应在规定的时间内完成，信息准确无误，避免延误和错误。4.安全保密原则：在档案移交过程中，要确保档案的安全，防止档案信息泄露，保护公司/组织的商业秘密和敏感信息。二、档案移交告知的内容与要求（一）档案移交告知的主体与对象1.主体：负责档案移交的部门或人员，包括档案管理部门、业务部门等。2.对象：接收档案的部门或人员，以及其他可能需要知晓档案移交情况的相关部门或人员。（二）档案移交告知的内容1.档案基本信息：包括档案名称、类别、形成时间、保管期限等。2.移交原因：说明档案移交的背景和目的，如工作交接、项目结束、机构调整等。3.移交范围：明确移交档案的具体内容和涵盖的时间段。4.移交时间：确定档案移交的具体日期和时间安排。5.移交方式：如现场交接、邮寄、电子传输等，并说明相应的交接流程和要求。6.档案现状：简要描述档案的整理情况、有无破损或缺失等问题。7.特殊注意事项：对于一些特殊档案，如机密档案、重要合同档案等，需特别注明相关保密要求和注意事项。（三）档案移交告知的要求1.清晰准确：告知内容应表述清晰、准确，避免模糊或歧义，确保接收方能够准确理解档案移交的各项信息。2.书面形式：原则上档案移交告知应以书面形式进行，如制作档案移交告知书，并由移交方和接收方签字确认。3.提前通知：移交方应提前[X]个工作日将档案移交告知书送达接收方，以便接收方做好接收准备工作。4.信息更新：如档案移交信息发生变更，移交方应及时通知接收方，并重新提供档案移交告知书。三、档案移交的流程与操作规范（一）档案整理1.移交部门负责对拟移交的档案进行整理：按照档案管理的相关规定，对档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案的系统性和规范性。2.整理过程中应进行仔细核对：检查档案的完整性、准确性，对发现的问题及时进行整改和补充。（二）档案清点与登记1.移交方和接收方共同对档案进行清点：按照档案移交告知书中确定的移交范围，逐一核对档案的数量、名称、内容等，确保账实相符。2.填写档案移交清单：清单应详细记录档案的编号、名称、数量、移交时间等信息，并由移交方和接收方签字确认。档案移交清单一式两份，双方各执一份。（三）档案交接1.现场交接：对于可以现场交接的档案，移交方和接收方应在约定的时间和地点进行当面交接。交接过程中，双方应认真核对档案的实物，确保档案无损坏、丢失等情况。2.邮寄交接：如需通过邮寄方式移交档案，移交方应选择安全可靠的快递公司，并确保档案包装完好。在寄出档案后，应及时通知接收方，并提供快递单号等信息。接收方收到档案后，应按照约定的方式进行确认。3.电子传输交接：对于电子档案的移交，应采用安全可靠的传输方式，如加密邮件、专用数据传输平台等。移交方应确保电子档案的格式正确、内容完整，并提供相关的元数据信息。接收方在接收电子档案后，应进行检查和验证，确保能够正常打开和使用。（四）档案签收1.接收方在完成档案交接后：应及时在档案移交清单上签字确认，表示已收到相应的档案。2.对于重要档案或涉及金额较大的合同档案等：接收方签收后，应出具专门的签收证明，注明档案的名称、数量、接收时间等信息，并加盖单位公章。（五）档案移交后的处理1.移交方应将档案移交过程中形成的相关资料：如档案移交告知书、档案移交清单、签收证明等进行整理归档，妥善保管。2.接收方应按照档案管理的要求：对接收的档案进行妥善保管和利用，确保档案的安全和有效。同时，应建立相应的档案管理台账，记录档案的接收、保管、利用等情况。四、档案移交过程中的监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案管理监督小组：由档案管理部门、审计部门等相关人员组成，负责对档案移交工作进行监督检查。2.监督小组定期对档案移交工作进行抽查：检查档案移交告知制度的执行情况、档案移交流程的规范性、档案交接的准确性等，发现问题及时督促整改。3.对于违反档案移交告知制度的行为：监督小组应及时进行调查处理，并根据情节轻重给予相应的处罚，如警告、通报批评、经济处罚等。（二）外部监督1.接受上级主管部门或相关政府部门的监督检查：按照要求及时报送档案移交工作的相关资料和情况，积极配合外部监督检查工作。2.对于外部监督检查提出的意见和建议：公司/组织应认真对待，及时进行整改落实，并将整改情况反馈给监督检查部门。五、档案移交的责任与追究（一）移交方责任1.如因移交方原因导致档案移交不完整、不准确：给接收方或公司/组织造成损失的，移交方应承担相应的赔偿责任。2.移交方未按照本制度规定进行档案移交告知：或未按时完成档案移交工作的，应责令限期改正，并视情节轻重给予相应的处罚。3.移交方在档案移交过程中违反保密规定：导致档案信息泄露的，应依法追究其法律责任。（二）接收方责任1.接收方未按照约定接收档案：或在接收档案后未妥善保管，导致档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。2.接收方在档案移交过程中故意刁难移交方：或不配合档案移交工作的，应责令改正，并给予相应的批评教育。（三）责任追究程序1.对于档案移交过程中出现的问题：由档案管理监督小组进行调查核实，确定责任主体和责任程度。2.根据责任认定结果：按照公司/组织的相关规定，对责任主体进行责任追究，包括但不限于责令改正、经济赔偿、纪律处分、法律追究等。3.责任追究结果应及时通报公司/组织内部各部门：以起到警示作用，防止类似问题再次发生。六、档案移交告知制度的培训与宣传（一）培训1.定期组织档案移交告知制度的培训活动：面向公司/组织内部各部门的相关人员，包括档案管理人员、业务人员等。培训内容应包括制度的解读、档案移交流程、操作规范、责任追究等方面。2.培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式：提高培训效果，确保相关人员能够熟练掌握档案移交告知制度的要求和操作方法。3.对新入职员工或新接触档案移交工作的人员：应及时进行专门的培训，使其尽快熟悉档案移交告知制度和工作流程。（二）宣传1.通过公司/组织内部的宣传栏、网站、邮件等渠道：广泛宣传档案移交告知制度的重要性和主要内容，提高全体员工对档案移交工作的认识和重视程度。2.制作档案移交告知制度的宣传手册或指南：发放给各部门和相关人员，