档案志愿服务制度

档案志愿服务制度一、总则（一）目的为了规范档案志愿服务活动，充分发挥档案志愿服务在档案事业发展中的积极作用，提高档案服务社会的能力和水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有参与档案志愿服务活动的人员、部门以及相关合作单位。（三）基本原则1.自愿参与原则：档案志愿服务活动应基于志愿者的自主意愿，充分尊重志愿者的个人选择。2.无偿服务原则：志愿者提供服务不以获取报酬为目的，旨在奉献爱心、服务社会。3.诚实守信原则：志愿者和相关组织应诚实守信，如实提供服务信息，确保服务质量。4.安全第一原则：在开展档案志愿服务活动过程中，要始终将志愿者的人身安全和档案安全放在首位，采取必要的安全措施，防范各类安全风险。二、志愿者招募与管理（一）招募渠道1.内部招募：通过公司/组织内部公告、邮件等方式，向全体员工发布档案志愿服务招募信息，鼓励员工积极参与。2.外部招募：利用社交媒体平台、公益网站等发布招募启事，吸引社会各界人士报名。与高校、社区、志愿者组织等建立合作关系，定向招募志愿者。在相关活动现场设置招募点，直接招募有意愿参与档案志愿服务的人员。（二）招募条件1.年满[具体年龄]周岁，具备完全民事行为能力。2.热爱档案事业，具有较强的责任心和服务意识。3.具备与所从事档案志愿服务活动相适应的基本素质和能力，如具备一定的档案知识基础或文字处理能力等（根据不同服务岗位要求设定）。4.能够遵守档案志愿服务活动的各项规章制度，服从组织安排。（三）报名与审核1.申请人需填写《档案志愿服务申请表》，详细说明个人基本信息、服务意向、相关经历等内容。2.由档案志愿服务管理部门对报名人员进行资格审核，审核内容包括报名信息真实性、是否符合招募条件等。3.审核通过后，向申请人发放《档案志愿服务录取通知书》，通知其参加志愿服务培训。（四）志愿者培训1.培训内容：档案基础知识培训，包括档案的定义、分类、整理方法等。档案志愿服务工作流程与规范，如档案整理操作流程、信息录入要求等。安全保密知识培训，强调档案安全和信息保密的重要性及相关注意事项。沟通技巧与服务礼仪培训，提高志愿者与服务对象沟通交流的能力和服务水平。2.培训方式：集中授课：定期组织志愿者参加集中培训课程，由专业档案人员进行讲解。现场实操：安排志愿者到档案工作现场，进行实际操作培训，由经验丰富的工作人员进行指导。在线学习：提供在线学习平台，上传相关培训资料，供志愿者自主学习。（五）志愿者管理1.建立志愿者档案，记录志愿者的基本信息、服务经历、培训情况、考核结果等内容。2.为志愿者配备统一的标识，如工作证、马甲等，便于识别和管理。3.根据志愿者的服务时间、服务质量等情况，对表现优秀的志愿者进行表彰和奖励；对违反规定或服务质量不达标的志愿者，进行批评教育、警告直至取消其志愿者资格。三、志愿服务内容与要求（一）档案整理1.按照档案整理的相关标准和规范，对各类档案进行分类、编号、装订、编目等工作。2.在整理过程中，要认真核对档案内容，确保档案信息准确无误，同时注意保护档案的原始风貌。（二）档案数字化1.协助档案数字化工作人员进行档案扫描、图像处理、数据挂接等工作。2.严格遵守档案数字化操作规程和质量要求，保证数字化档案的清晰度、完整性和准确性。（三）档案编研1.参与档案资料的收集、筛选、编辑等工作，为编研成果提供基础资料支持。2.根据编研选题，协助编写档案编研材料，如大事记、组织沿革、专题资料汇编等。（四）档案咨询服务1.为前来查阅档案的人员提供咨询服务，解答关于档案查阅流程、档案内容等方面的问题。2.引导查阅人员正确填写查阅登记表，协助其快速、准确地找到所需档案。（五）志愿服务要求1.志愿者应按时到岗，遵守服务时间，不得无故迟到、早退或旷工。如有特殊情况需要请假，应提前向档案志愿服务管理部门提交请假申请。2.严格遵守档案工作的各项规章制度，保守档案机密，不得泄露档案内容和相关信息。3.在服务过程中，要保持良好的工作态度和服务形象，热情、耐心地为服务对象提供帮助。4.积极配合档案志愿服务管理部门的工作安排，认真完成各项服务任务，并及时反馈服务过程中遇到的问题和建议。四、志愿服务保障与激励（一）服务保障1.为志愿者提供必要的工作条件和设备，如办公场地、桌椅、电脑、扫描设备等，确保志愿服务工作的顺利开展。2.购买必要的保险，如人身意外伤害保险等，保障志愿者在服务过程中的人身安全。3.根据志愿服务活动的实际需要，为志愿者提供适当的交通、餐饮等补贴。（二）激励措施1.荣誉激励：对表现优秀的志愿者颁发荣誉证书，在公司/组织内部进行表彰和宣传。2.培训激励：优先为优秀志愿者提供更高级别的档案业务培训机会，帮助其提升专业技能。3.晋升激励：在公司/组织内部选拔人才时，同等条件下优先考虑有丰富档案志愿服务经历的人员。4.其他激励：根据实际情况，给予优秀志愿者一定的物质奖励，如书籍、文具等。五、志愿服务活动组织与实施（一）活动策划1.根据档案工作实际需求和社会服务需要，制定年度档案志愿服务活动计划，明确活动主题、内容、时间、地点、参与人员等。2.针对每次具体的志愿服务活动，制定详细的活动方案，包括活动目标、任务分工、流程安排、质量控制等内容。（二）活动组织1.成立活动组织小组，负责志愿服务活动的组织协调工作，明确小组成员的职责分工。2.在活动开展前，组织志愿者进行培训和动员，确保志愿者熟悉活动内容和要求，做好充分准备。3.在活动实施过程中，加强现场管理和指导，及时解决出现的问题，确保活动顺利进行。（三）活动监督与评估1.建立活动监督机制，对志愿服务活动的开展情况进行全程监督，确保活动符合相关规定和要求。2.活动结束后，组织志愿者和服务对象对活动效果进行评估，收集反馈意见和建议，并填写《档案志愿服务活动评估表》。3.根据评估结果，总结经验教训，对活动组织和实施过程中存在的问题及时进行改进，不断提高档案志愿服务活动的质量和水平。六、经费管理（一）经费来源1.公司/组织内部拨款，用于支持档案志愿服务活动的开展。2.社会捐赠，接受企业、个人或其他社会组织对档案志愿服务活动的捐赠资金。3.其他合法收入，如志愿服务活动产生经济效益的合理分成等。（二）经费使用范围1.志愿者补贴：包括交通补贴、餐饮补贴、通讯补贴等。2.培训费用：购买培训教材、聘请授课教师等费用。3.活动物资购置：如办公用品、档案整理设备、数字化设备等。4.保险费用：为志愿者购买人身意外伤害保险等费用。5.宣传费用：制作宣传资料、开展宣传活动等费用。6.其他与档案志愿服务活动相关的合理支出。（三）经费管理与监督1.设立专门的档案志愿服务经费账户，实行独立核算，确保经费使用的规范和透明。2.制定经费使用管理制度，明确经费审批流程和报销标准。所有经费支出需经相关负责人审核签字后，方可报销。3.定期对经费使用情况进行审计和公示，接受公司/组织内部监督和社会监督，确保经费使用合理、合规。七、档案志愿服务活动的宣传推广（一）宣传目的通过宣传推广，提高档案志愿服务活动的社会知晓度和影响力，吸引更多的人关注档案事业，参与档案志愿服务。（二）宣传内容1.档案志愿服务活动的意义和价值，如传承历史文化、服务社会发展等。2.档案志愿服务活动的开展情况，包括活动主题、内容、成果等。3.志愿者的先进事迹和感人故事，展现志愿者的风采和奉献精神。（三）宣传渠道1.公司/组织内部宣传平台，如网站、宣传栏、内部刊物等，及时发布档案志愿服务活动信息。2.社交媒体平台，利用微信公众号、微博、抖音等平台，发布活动动态、图片、视频