档案管理制度培训

档案管理制度培训一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项活动，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部综合管理部是公司档案管理的归口部门，负责制定和完善档案管理制度，指导、监督各部门的档案管理工作，集中管理公司各类档案。其主要职责包括：1.负责公司档案管理工作的组织、协调和指导。2.制定和修订公司档案管理制度，并组织实施。3.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、利用和鉴定销毁等工作。4.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理。5.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高员工的档案意识。（二）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并指定专人负责档案管理。其主要职责包括：1.贯彻执行公司档案管理制度，做好本部门档案管理工作。2.负责收集、整理本部门在工作中形成的各类文件材料，并按规定及时归档。3.定期向综合管理部移交应归档的档案。4.配合综合管理部做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等，公司内部管理制度、工作流程，行政公文、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事管理类：包括员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关文件，员工档案、劳动合同、薪酬福利资料等。3.财务管理类：包括财务预算、决算、审计报告，会计凭证、账簿、报表，税务资料，资金管理文件等。4.业务经营类：包括市场调研、营销策划、客户资料、合同协议、订单、销售数据等。5.技术研发类：包括研发项目计划、方案、报告，技术图纸、工艺文件、专利资料等。6.质量管理类：包括质量体系文件、质量标准、检验报告、质量认证资料等。7.安全环保类：包括安全管理制度、应急预案、环保文件、安全检查记录等。8.其他类：包括公司荣誉证书、资质证书、宣传资料、照片、音像资料等。（二）档案编号档案编号采用“大类代码+流水号”的方式，具体编号规则如下：1.行政管理类：代码XZ，流水号从001开始。2.人事管理类：代码RS，流水号从001开始。3.财务管理类：代码CW，流水号从001开始。4.业务经营类：代码YJ，流水号从001开始。5.技术研发类：代码JY，流水号从001开始。6.质量管理类：代码ZL，流水号从001开始。7.安全环保类：代码AQ，流水号从001开始。8.其他类：代码QT，流水号从001开始。例如，行政管理类的第5份档案编号为XZ005。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.本公司形成的各类公文、报告、计划、总结、统计报表等。3.公司内部会议、专题会议的会议记录、纪要等。4.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。5.员工的各类人事档案材料、劳动合同、培训记录、考核结果等。6.公司的财务报表、审计报告、税务资料等。7.公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。8.公司的质量检验报告、质量认证文件等。9.公司的安全检查记录、环保监测报告等。10.公司获得的荣誉证书、资质证书、宣传资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料的及时收集和完整。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.编号：对每一份档案进行编号，确保编号的唯一性。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持整齐美观。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。五、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的应归档档案移交综合管理部。对于重要紧急的档案，应及时移交。（二）归档要求1.各部门移交的档案应符合整理要求，分类准确，编号清晰，目录齐全。2.档案应使用统一规格的档案盒、档案袋进行装具，并在盒、袋上标明档案编号、题名、日期等信息。3.电子档案应与纸质档案同步归档，存储格式应符合长期保存要求，并进行备份存储。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[具体年限]年。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[具体年限]年。（四）保管地点公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（五）档案保管措施1.建立档案库房管理制度，定期对档案库房进行检查和维护，确保库房设施设备正常运行。2.对档案进行定期盘点，核对档案数量、编号、题名等信息，确保档案的完整和准确。3.对电子档案进行定期备份，存储在不同介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温度、湿度，保持适宜的环境条件。六、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和有效利用。（二）利用范围公司内部员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照相关规定办理审批手续。（三）借阅流程1.内部借阅：员工填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部档案管理人员审核。档案管理人员审核通过后，办理借阅手续，并在档案借阅登记薄上登记。2.外部借阅：外部单位查阅公司档案，应提前向综合管理部提交《档案查阅申请表》，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅档案的名称、编号等信息，并加盖单位公章。综合管理部审核同意后，报公司领导审批。经领导批准后，由档案管理人员陪同查阅，并在档案查阅登记薄上登记。查阅完毕后，档案管理人员应及时收回档案，并检查档案是否完整无损。（四）借阅期限内部借阅档案的期限一般不超过[具体天数]天，如需延期，应办理续借手续。外部借阅档案的期限根据具体情况确定，最长不超过[具体天数]天。（五）利用要求1.借阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.借阅人员不得将档案转借他人，如需复印档案，应经档案管理人员同意，并在指定地点复印。3.档案利用完毕后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应认真核对档案，确保档案完整无损。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容档案鉴定工作小组应根据档案保管期限的划分标准，对档案的价值进行全面审查，确定档案是否仍有保存价值。审查内容包括档案的内容、来源、时间、形式等方面。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，报公司领导审批。2.经领导批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁档案进行清点、登记，并在指定地点进行销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，并由参与销毁的人员签字确认。4.销毁完毕后，档案管理人员应将《档案销毁申请表》及销毁记录归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司现有档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理的信息系统，实现档案的在线录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.安全管理：建立档案信息系统安全管理制度，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.应定期对电子档案进行备份，存储在不同介质上，并异地存放，防止数据丢失。3.应加强对档案信息系统的维护和管理，及时更新系统软件和数据，确保系统的安全性和稳定性。九、监督与考核（一）监督检查综合管理部负责对各部门的档案管理工作进行定期监督检查，检查内容包括档