档案利用监阅制度

档案利用监阅制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案利用行为，确保档案信息的安全与合理使用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案利用监阅制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案查阅、借阅、复印、摘录等利用行为的部门和个人。（三）基本原则1.依法依规原则：档案利用活动必须严格遵守国家法律法规以及公司/组织的相关规定，确保档案管理和利用工作合法合规。2.安全保密原则：在档案利用过程中，要采取有效措施保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.合理利用原则：鼓励各部门和个人合理利用档案资源，为公司/组织的决策、业务开展、历史研究等提供支持，但不得滥用档案资源。二、档案利用申请与审批（一）申请流程1.填写申请表：凡需利用档案的部门或个人，应填写《档案利用申请表》，详细注明利用目的、档案名称、档号、利用方式（查阅、借阅、复印、摘录等）、利用时间等信息。2.提交申请：将填写完整的申请表提交至档案管理部门。（二）审批权限1.一般性档案利用：由档案管理部门负责人审批，审批通过后即可办理相关利用手续。2.重要档案利用：涉及公司/组织核心机密、重要业务信息等重要档案的利用申请，需经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织分管领导审批。（三）审批时间档案管理部门应在收到申请后的[X]个工作日内完成审批。如遇特殊情况需延长审批时间，应及时向申请人说明原因。三、档案查阅（一）查阅地点档案查阅应在档案管理部门指定的查阅室进行，未经档案管理部门同意，不得将档案带出查阅室。（二）查阅要求1.查阅人员：查阅档案时，查阅人员应出示有效身份证件，并在档案管理部门工作人员的陪同下进行查阅。2.查阅记录：档案管理部门工作人员应详细记录查阅人员的姓名、单位、查阅时间、查阅档案名称及内容等信息。3.禁止行为：查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、增减档案材料，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。（三）查阅期限一般性档案查阅期限为[X]个工作日，如需延长查阅期限，应提前向档案管理部门提出申请并说明理由，经批准后方可延长。四、档案借阅（一）借阅范围档案借阅仅限于公司/组织内部人员，且仅限于因工作需要确需借阅档案的情况。（二）借阅申请借阅档案时，申请人应按照档案利用申请流程填写申请表，并注明借阅期限。（三）借阅审批借阅申请经审批通过后，档案管理部门应根据档案的密级和重要程度，确定借阅方式和借阅期限。（四）借阅手续1.借阅登记：档案管理部门工作人员应在《档案借阅登记簿》上详细记录借阅人员的姓名、单位、借阅时间、档案名称及档号、预计归还时间等信息。2.借阅凭证：向借阅人员发放档案借阅凭证，借阅人员凭借阅凭证领取档案。3.借阅提醒：在借阅期限届满前[X]个工作日，档案管理部门工作人员应提醒借阅人员按时归还档案。（五）借阅期限档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请并说明理由，经批准后方可延长，但最长不得超过[X]个工作日。（六）归还要求1.按时归还：借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如遇特殊情况不能按时归还，应提前办理续借手续。2.检查验收：档案归还时，档案管理部门工作人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。五、档案复印与摘录（一）复印与摘录申请需复印或摘录档案的部门或个人，应按照档案利用申请流程填写申请表，并注明复印或摘录的内容范围、用途等信息。（二）复印与摘录审批复印与摘录申请经审批通过后，档案管理部门应根据档案的密级和重要程度，确定复印或摘录的方式和数量。（三）复印与摘录手续1.复印登记：档案管理部门工作人员应在《档案复印/摘录登记簿》上详细记录复印或摘录人员的姓名、单位、复印或摘录时间、档案名称及档号、复印或摘录内容范围、用途等信息。2.复印与摘录要求：复印或摘录档案应使用档案管理部门指定的设备，并由档案管理部门工作人员进行操作。复印或摘录的内容应清晰、完整，不得断章取义或擅自更改。3.盖章确认：复印或摘录的档案材料需加盖档案管理部门公章后方可生效。（四）复印与摘录数量一般性档案复印或摘录数量应根据实际需要确定，但不得超过档案管理部门规定的上限。重要档案的复印或摘录数量应严格控制，如需大量复印或摘录，应报公司/组织分管领导审批。六、档案利用监督与检查（一）监督措施1.现场监督：档案管理部门工作人员应在档案查阅、借阅、复印、摘录等利用现场进行监督，确保利用行为符合规定要求。2.定期检查：档案管理部门应定期对档案利用情况进行检查，重点检查档案利用申请与审批手续是否齐全、档案利用过程是否规范、档案归还情况是否正常等。（二）违规处理1.警告与批评：对于违反档案利用监阅制度的行为，档案管理部门应及时给予警告与批评，并要求其立即改正。2.限制利用权限：对于情节较轻的违规行为，档案管理部门可限制其档案利用权限，暂停其一段时间内的档案查阅、借阅等利用活动。3.追究责任：对于情节严重、造成档案信息泄露或其他重大损失的违规行为，应依法依规追究相关人员的责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分或法律制裁。七、档案利用保密管理（一）保密责任1.档案管理部门：档案管理部门应加强对档案利用过程的保密管理，制定保密制度，明确保密责任，确保档案信息安全。2.利用人员：利用档案的部门和个人应严格遵守保密规定，不得将档案信息泄露给无关人员，不得擅自传播档案内容。（二）保密措施1.档案分级管理：根据档案的密级，对档案进行分级管理，采取不同的保密措施。2.查阅室管理：档案查阅室应配备必要的安全设施，如门禁系统、监控设备等，确保查阅环境安全。3.人员培训：定期对档案管理部门工作人员和利用档案的人员进行保密培训，提高保密意识和技能。