档案收集利用制度

档案收集利用制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案的收集与利用管理，确保档案的完整、准确、系统，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构（档案室），对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案收集应确保内容真实、准确、完整，如实反映公司/组织各项活动的全过程，不得篡改、伪造档案信息。3.方便利用原则档案管理工作应充分考虑利用需求，简化手续，提高效率，为公司/组织各项工作提供及时、有效的档案服务。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密法律法规，防止档案信息泄露。二、档案收集（一）收集范围1.行政管理类档案公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、组织机构代码证等。公司/组织年度工作计划、总结、报告等。公司/组织会议记录、纪要、决议等。公司/组织发文、收文、签报等文件材料。公司/组织人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、工资表、考核记录、奖惩材料等。公司/组织财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。公司/组织固定资产档案，包括购置合同、发票、验收报告、使用说明书等。公司/组织对外签订的合同、协议、意向书等。公司/组织知识产权档案，包括专利证书、商标注册证、著作权登记证书等。公司/组织荣誉证书、奖牌、奖杯等相关材料。2.业务经营类档案市场调研、分析报告、营销策划方案等。产品研发、生产工艺、质量控制等相关文件材料。销售合同、订单、发货单、客户反馈等。采购合同、供应商资料、采购订单等。项目立项、可行性研究报告、项目计划、项目总结等。项目实施过程中的各类文件材料，包括项目进度报告、技术文档、会议记录等。售后服务记录、客户投诉处理文件等。3.其他类档案公司/组织举办的各类活动的文件材料，包括活动方案、宣传资料、照片、视频等。个人在公司/组织工作期间形成的具有保存价值的文件材料，如个人工作总结、研究报告、获奖作品等（经本人同意后归档）。上级主管部门、政府部门下发的与公司/组织相关的文件材料。公司/组织与外部单位交流合作过程中形成的文件材料，如合作协议、交流纪要、往来信函等。（二）收集渠道1.内部部门收集各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案收集范围，定期将本部门形成的文件材料整理后移交档案室。2.个人移交员工在工作中形成的应归档文件材料，应及时主动移交所在部门，由部门统一移交档案室。3.外部接收对于上级主管部门、政府部门下发的文件材料，以及与外部单位交流合作过程中接收的文件材料，由公司/组织办公室或相关业务部门负责收集后移交档案室。（三）收集要求1.及时性各部门及员工应及时将形成的文件材料进行收集整理，确保档案的时效性。一般文件材料应在形成后[X]个工作日内移交档案室，重要紧急文件应随时移交。2.完整性收集的档案应齐全完整，包括文件的正件、附件、底稿、签批单等，确保能够全面反映相关活动的真实情况。3.准确性档案内容应准确无误，字迹清晰，签署完备，数字准确，不得有涂改、伪造等现象。4.规范性文件材料应按照统一的格式、字体、排版要求进行整理，确保档案的规范性和一致性。（四）收集程序1.部门整理各部门收集人员对本部门形成的文件材料进行初步分类、整理，剔除无关材料，按照档案保管期限进行划分。2.填写移交清单整理后的档案应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、日期、保管期限等信息，并由移交部门负责人签字确认。3.移交档案室部门收集人员将填写好的《档案移交清单》及档案一并移交至档案室，档案室接收人员进行核对、签收。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索。（二）分类方法1.按年度分类将档案按形成年度进行划分，每年形成的档案单独排列。2.按机构（部门）分类在年度分类的基础上，按公司/组织内部的机构（部门）进行分类，同一部门形成的档案集中排列。3.按保管期限分类根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。（三）编号与编目1.编号对整理好的档案进行编号，编号应科学合理，便于识别和管理。编号方法可采用年度机构（部门）保管期限流水号的形式，如“2023办公室永久001”。2.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、责任者等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。（四）装订与装盒1.装订对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，去除金属物，采用线装或胶装的方式进行装订，确保档案整齐、牢固。2.装盒将装订好的档案装入档案盒，档案盒应标明档案编号、题名、保管期限等信息。一个档案盒内可装若干卷档案，但应保持档案的连续性和系统性。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等。（二）保管要求1.定期检查档案室应定期对档案进行检查，一般每季度检查一次，重点检查档案的保管状况、有无损坏、霉变等情况。如发现问题应及时采取措施进行处理。2.温湿度控制档案室应保持适宜的温湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。可通过安装空调、除湿机等设备进行调节。3.防虫防霉定期对档案进行防虫、防霉处理，可放置防虫药、干燥剂等，防止档案受到虫害和霉菌的侵害。4.安全防护加强档案室的安全管理，配备必要的安全设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入档案室。严格遵守档案借阅制度，确保档案的安全。（三）档案数字化1.为提高档案利用效率，便于档案信息的快速检索和共享，应逐步推进档案数字化工作。2.档案数字化应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。数字化档案应与纸质档案同步更新，保证两者内容一致。3.建立档案数字化管理系统，对数字化档案进行分类存储、检索利用，并做好数据备份，防止数据丢失。五、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.公司/组织员工因个人工作、学习、研究等需要查阅、借阅档案。3.外部单位因履行法定职责或合作需要查阅、借阅档案，但须经公司/组织批准，并按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅查阅档案应在档案室进行，查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名及所在部门、查阅档案名称及编号、查阅目的等信息。查阅人员应在档案管理人员的监督下进行查阅，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅借阅档案须经档案管理部门负责人批准，并填写《档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名及所在部门、借阅档案名称及编号、借阅期限等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，不得在档案上涂改、标记、污损。借阅期满后，应及时归还档案。（三）利用审批1.公司/组织内部人员查阅、借阅档案，由所在部门负责人审批。2.公司/组织员工查阅、借阅涉及个人人事档案、财务档案等敏感信息的档案，须经档案管理部门负责人和相关业务部门负责人共同审批。3.外部单位查阅、借阅档案，须经公司/组织主管领导审批，并签订保密协议。（四）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅、借阅日期、查阅人或借阅人姓名及所在部门、查阅或借阅档案名称及编号、利用目的、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司/组织档案管理制度为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史的观点，从公司/组织的实际出发，准确判定档案的价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映公司/组织的主要职能活动和历史面貌。2.档案的保存价值，包括对公司/组织当前和未来工作的查考利用价值。3.档案的完整性和准确性。4.档案的保管期限是否符合规定。（四）销毁程序1.鉴定工作小组对到期档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《档案销毁申