档案归档制度包括

档案归档制度包括一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则：归档的档案必须是真实、准确、完整的原始资料，不得擅自篡改、伪造或销毁。3.分类科学原则：根据档案的形成领域和内容性质，进行科学合理的分类，便于档案的整理、保管和查阅。4.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保档案的安全，防止档案的泄露、丢失和损坏。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责全面统筹和管理公司/组织的档案工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本公司/组织的档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本公司/组织的各类档案资料。3.指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.积极开发档案信息资源，为公司/组织的各项工作提供档案信息服务。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司/组织的各类规章制度、会议记录、工作计划与总结、行政公文、人事档案、印章管理、证照管理等。2.业务经营类：涵盖市场营销、销售合同、客户资料、采购订单、生产计划、质量控制、项目管理等与业务经营相关的档案。3.财务审计类：主要有财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料、资金管理等档案。4.技术研发类：包含研发项目文档、技术方案、专利资料、产品设计图纸、工艺文件等。5.基本建设类：涉及公司/组织的基本建设项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。（二）档案编号为便于档案的识别和管理，对每一类档案进行统一编号。编号采用数字与字母相结合的方式，具体规则如下：1.编号由四部分组成，各部分之间用“”隔开。2.第一部分为档案类别代码，采用大写字母表示，如“XZ”代表行政管理类，“JY”代表业务经营类，“CW”代表财务审计类，“JS”代表技术研发类，“JS”代表基本建设类。3.第二部分为年份代码，采用四位数字表示，如“2023”代表2023年形成的档案。4.第三部分为流水号，按照档案形成的先后顺序依次编号，用三位数字表示，如“001”“002”等。5.第四部分为版本号，用于区分同一档案的不同版本，用大写字母表示，如“A”“B”“C”等。例如：“XZ2023001A”表示2023年形成的行政管理类第1份档案的A版本。四、档案归档要求（一）归档范围1.本公司/组织在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.上级机关发来的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。3.本公司/组织对外发出的文件、函件、合同、协议等。（二）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档完毕。2.业务档案应在业务活动结束后及时归档，最迟不得超过一个月。3.财务档案应按照国家有关财务档案管理规定的时间要求进行归档。4.工程档案应在工程竣工验收后三个月内归档。（三）归档份数一般归档一份原件，重要文件或需多方查阅的文件可根据实际情况增加归档份数。（四）归档质量要求1.归档的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.纸张应符合档案保存要求，破损或褪色的文件应进行修复或复制。3.电子文件应按照规定的格式和存储要求进行归档，确保其可读性和可利用性。五、档案整理（一）整理原则遵循档案形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.业务档案根据业务类型和流程进行分类整理，建立业务档案索引。3.财务档案按照会计凭证、会计账簿、财务报表等类别进行整理，装订成册。4.工程档案按照项目阶段和专业进行分类整理，编制工程档案目录。（三）装订要求1.归档文件应去除金属物，采用线装或胶装方式进行装订。2.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。六、档案保管（一）保管场所档案管理中心应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（三）档案上架档案应按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。（四）定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。（五）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司/组织具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案保管期限为15年至50年；短期保管的档案保管期限为5年至15年。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行定期鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析其历史价值和现实利用价值。2.参考档案的保管期限规定，结合公司/组织的实际情况进行鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经公司/组织领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将其归档保存。八、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案时，应有专人陪同。（二）查阅手续查阅档案时，查阅人员应在《档案查阅登记簿》上登记，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息。查阅完毕后，应及时归还档案，并在登记簿上签字确认。（三）利用方式档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案原件查阅、复印件、摘录等利用方式。如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复印费用。（四）保密规定查阅档案人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。如需引用档案内容，应注明出处。九、档案统计（一）统计内容档案管理部门应建立档案统计制度