档案管理制度三茅

档案管理制度三茅一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指本公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作活动的真实情况。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司/组织各项工作活动，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案的集中管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并确保档案的真实、完整。2.各部门应积极配合档案管理部门的工作，及时将应归档的档案移交档案管理部门。（三）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.负责档案的保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作。4.负责档案管理系统的维护和管理，确保档案信息的安全。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。2.本公司/组织制定的各种规章制度、工作计划、工作总结、报告、报表等。3.本公司/组织与外单位签订的合同、协议、意向书等。4.本公司/组织的会议记录、纪要、决议等。5.本公司/组织的人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。6.本公司/组织的产品研发、生产、销售等方面的文件、资料、图纸等。7.本公司/组织的荣誉证书、奖状、奖杯等。8.其他具有保存价值的文件、资料、物品等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门产生的档案，并进行初步整理。2.档案管理人员应定期对各部门的档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利进行。3.对重要文件、资料等应及时收集，确保档案的完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档管理的有关规定和要求。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存储1.按照档案的分类和编号，将档案存放在相应的档案柜或档案架上。2.对电子档案应进行备份，并存储在安全的存储介质上，如硬盘、光盘等。3.对重要档案应进行异地备份，以防止自然灾害等原因造成档案丢失。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映本公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映本公司/组织一般工作活动，在较长时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映本公司/组织局部工作活动，在较短时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（五）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员参加。3.对已到保管期限的档案，应进行认真鉴定，确无保存价值的，应按照规定程序进行销毁。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应符合国家有关法律法规的规定。2.服务为本原则：档案利用应以为公司/组织各项工作服务为宗旨。3.安全保密原则：档案利用应确保档案的安全和保密，防止档案泄露。（二）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织档案，应按照规定办理相关手续。（三）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅本公司/组织档案，应提前向本公司/组织提出申请，经本公司/组织主管领导批准后，方可办理查阅、借阅手续。查阅、借阅档案时，应按照档案管理部门的要求，填写相关登记表，并在指定地点查阅、借阅。3.查阅、借阅档案时，应严格遵守档案管理部门的规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案。（四）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据查阅人员的申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅：借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系统建设1.选择适合本公司/组织的档案信息化管理系统，并进行定制化开发。2.档案信息化管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能。3.建立档案数据库，对档案信息进行分类、整理、存储，确保档案信息的安全和完整。（三）电子档案管理1.对电子档案应进行严格的分类、编号、编目等管理，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在安全的存储介质上，并异地存放。3.加强对电子档案的安全管理，设置用户权限，防止电子档案被非法访问、篡改、删除等。七、档案的保密与安全（一）保密制度1.建立档案保密制度，明确档案保密责任。2.对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，未经批准，不得擅自查阅、借阅、复制、传播等。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。（二）安全制度1.建立档案安全制度，确保档案的安全保管和利用。2.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全