合同档案借阅制度

合同档案借阅制度一、总则（一）目的为加强公司合同档案的管理，规范合同档案借阅行为，确保合同档案的安全与完整，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工借阅合同档案的管理。（三）基本原则1.严格遵守国家有关法律法规和公司的各项规章制度。2.确保合同档案的安全，防止丢失、损坏、泄密等情况发生。3.提高合同档案的利用效率，满足公司经营管理和业务工作的需要。二、合同档案的定义与范围（一）定义合同档案是指公司在经济活动中签订的各类合同、协议、意向书等文件材料，以及与合同履行相关的补充协议、变更记录、往来信函、会议纪要等资料。（二）范围包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同、建设工程合同等各类合同档案。三、借阅申请与审批（一）借阅申请1.公司内部员工因工作需要借阅合同档案时，应填写《合同档案借阅申请表》，详细注明借阅合同档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表应经所在部门负责人签字同意，以确保借阅需求与工作实际相关。（二）审批流程1.一般员工借阅合同档案，由所在部门负责人审批后，报档案管理部门负责人审批。2.部门负责人借阅合同档案，直接报档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门负责人根据申请内容和实际情况进行审批，对于涉及重要合同或敏感信息的借阅申请，应报公司分管领导审批。4.审批通过后，档案管理部门应在《合同档案借阅申请表》上签署审批意见，并注明批准借阅的期限。四、借阅期限与归还（一）借阅期限1.合同档案的借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，并经审批同意。2.对于涉及重大项目或重要业务的合同档案，借阅期限应根据实际工作需要确定，但最长不得超过[X]个工作日。（二）归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还合同档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。2.归还时，借阅人应确保合同档案的完整性和整洁性，不得在档案上涂改、标记、损坏等。3.档案管理部门在收到归还的合同档案后，应进行认真核对，如发现问题应及时与借阅人沟通解决。五、借阅权限与限制（一）借阅权限1.公司内部员工根据工作需要，经审批后可借阅与其工作职责相关的合同档案。2.涉及公司商业秘密、核心技术等敏感信息的合同档案，未经公司授权，严禁借阅。（二）限制1.借阅人不得将合同档案转借他人或带出公司办公区域，如有特殊情况需要带出公司的，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关登记手续。2.借阅人在借阅期间应妥善保管合同档案，不得擅自复印、拍照、扫描等，如需复制合同档案，应按照公司相关规定办理审批手续。3.严禁在合同档案上进行圈划、批注、污损等行为，如需对合同档案进行标注或说明，应使用铅笔或其他可擦除的工具，并在归还时清理干净。六、档案查阅与使用要求（一）查阅要求1.借阅人应在档案管理部门指定的地点查阅合同档案，不得在其他场所随意查阅。2.查阅时应保持安静，不得影响其他人员正常工作。3.如需查阅多份合同档案，应按照档案管理部门的要求依次查阅，不得同时翻阅多份档案。（二）使用要求1.借阅人应严格按照借阅目的使用合同档案，不得擅自扩大使用范围或用于其他非工作目的。2.在使用合同档案过程中，如发现合同档案存在问题或疑问，应及时向档案管理部门反馈，不得擅自处理。3.使用完毕后，应及时将合同档案归还档案管理部门，并办理归还手续。七、档案管理部门职责（一）档案保管1.负责合同档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保合同档案的安全与完整。2.建立健全合同档案管理制度，定期对合同档案进行清查、核对，及时发现和解决存在的问题。（二）借阅管理1.负责受理合同档案借阅申请，按照审批流程进行审核和批准。2.为借阅人提供必要的借阅服务，包括合同档案的查找、借阅登记、归还验收等工作。3.对借阅合同档案的使用情况进行跟踪和监督，发现问题及时采取措施解决。（三）安全保密1.设置专门的合同档案保管场所，配备必要的安全防护设施，确保合同档案的安全。2.加强对合同档案管理人员的安全教育和培训，提高安全保密意识，防止合同档案泄密事件的发生。八、监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对合同档案的借阅情况进行检查，包括借阅记录、归还情况、档案完整性等方面，确保合同档案借阅制度的有效执行。2.检查结果应形成书面报告，报公司分管领导审阅，并作为对各部门和员工考核的依据之一。（二）不定期抽查1.公司内部审计部门或其他相关部门应不定期对合同档案借阅情况进行抽查，发现问题及时督促整改。2.对于违反合同档案借阅制度的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。九、违规处理（一）警告对于初次违反合同档案借阅制度，情节较轻的行为，给予警告处分，并责令其立即改正。（二）罚款对于多次违反合同档案借阅制度，或因违规行为给公司造成一定损失的，除给予警告处分外，还应处以[X]元以上[X]元以下的罚款。（三）辞退对于严重违反合同档案借阅制度，如擅自泄露公司商业秘密、故意损坏合同档案等行为，公司将予以辞退，并依法追究其法律责任。十、附则