水土保持档案制度

水土保持档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织水土保持档案管理，确保水土保持工作相关资料的完整、准确、系统，有效服务于水土保持工作决策、实施与监督检查，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织开展的各类水土保持项目，包括但不限于水土保持方案编制、水土保持设施建设、监测、验收等工作过程中形成的各类文件、资料、数据等档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映水土保持工作实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖水土保持工作全过程的各类文件、资料应齐全完整，确保档案体系的完整性。3.规范性原则：档案的形成、整理、归档、保管和利用应遵循统一的规范和标准。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善水土保持档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门水土保持档案的形成、收集、整理和归档工作。3.集中统一管理公司/组织的水土保持档案，建立档案数据库，实现档案信息的有效存储和便捷查询。4.定期对档案进行整理、鉴定、统计和销毁，确保档案质量。5.负责档案的借阅、利用服务，按照规定提供档案信息。（二）项目部门职责1.负责本部门水土保持项目文件材料的形成、积累和初步整理工作，确保文件材料的真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的项目档案移交归档。3.在项目实施过程中，配合档案管理部门做好档案的收集、整理和归档工作。（三）档案管理人员职责1.熟悉水土保持业务和档案管理知识，负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、编目、上架、保管等。2.对档案进行分类、编号、编目，编制检索工具，方便档案的查询和利用。3.负责档案的安全保管，定期检查档案保管状况，采取防潮、防虫、防火、防盗等措施，确保档案安全。4.按照规定办理档案的借阅、归还手续，做好档案利用登记工作。5.参与档案的鉴定、销毁工作，对拟销毁的档案进行登记造册，报经批准后实施销毁。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.水土保持项目立项阶段，应形成项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等相关文件，明确项目建设的必要性、可行性及对水土保持的要求。2.方案编制阶段，应形成水土保持方案报告书（表），包括项目概况、项目区水土流失现状、防治目标、防治措施体系、投资估算及效益分析等内容。方案编制过程中形成的各类基础资料、数据收集记录、分析计算成果等应一并整理归档。3.项目设计阶段，涉及水土保持措施设计的图纸、说明书、计算书等文件应及时归档。设计变更时，应形成变更申请、变更设计文件及相关审批材料。4.项目施工阶段，施工单位应形成施工日志、施工月报、质量检验报告、材料设备采购清单及质量证明文件等。监理单位应形成监理月报、监理日志、监理指令、质量验收记录等。建设单位应形成工程进度报告、协调会议纪要、安全检查记录等。5.监测阶段，监测单位应按照相关规范要求，定期提交监测季报、年报，形成监测数据记录、分析图表、监测总结报告等。监测过程中的原始数据应妥善保存，确保可追溯。6.验收阶段，应形成水土保持设施验收申请、验收报告、验收鉴定书、验收公示材料等。验收过程中涉及的整改意见及落实情况等文件也应归档。（二）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集到本部门。2.项目实施过程中，各参建单位应按照合同要求，定期向建设单位提交相关文件材料。建设单位应及时汇总、整理各参建单位提交的文件材料。3.对于外来文件，如上级主管部门的批复、相关单位的函件等，应及时登记、签收，并按照要求进行整理归档。四、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索。（二）分类方法水土保持档案可采用年度项目保管期限分类法。1.年度：按照文件形成的年度进行分类。2.项目：按照具体的水土保持项目进行分类，一个项目的档案集中在一起。3.保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，划分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）三种保管期限。（三）整理要求1.对收集到的文件材料进行分类、排序，并去除金属物。2.按照档案装订要求，将文件材料左侧对齐，采用线装或胶装方式装订，确保装订牢固、整齐。3.编制页号，单面书写的文件材料在右下角编写页号，双面书写的文件材料正面在右下角、背面在左下角编写页号。4.填写卷内文件目录，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目，确保目录准确、清晰。5.编写卷内备考表，说明卷内文件的整理情况、缺损情况、补充情况等，并由整理人、检查人签名。6.按照分类方案和编号规则，对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性。（四）归档程序1.项目部门在项目结束或阶段工作完成后，应及时对本部门形成的档案进行整理，编制档案移交清单，向档案管理部门移交档案。2.档案管理部门对移交的档案进行检查、核对，符合要求的予以接收，并办理交接手续。3.档案管理部门将接收的档案按照分类方案进行上架排列，建立档案台账，实现档案的规范化管理。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.应设立专门的水土保持档案库房，库房应具备良好的温湿度条件，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案安全存储。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类顺序上架存放，便于查找利用。2.将重要的水土保持档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，确保数据安全。3.对档案的保管情况进行定期检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。六、档案的利用与借阅（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要，可查阅、利用水土保持档案。2.上级主管部门、相关政府部门因工作检查、监督等需要，可按照规定查阅档案。3.因项目合作、技术交流等需要，经公司/组织批准，外部单位可查阅相关档案。（二）借阅程序1.内部人员借阅档案，应填写《水土保持档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位借阅档案时，应提交正式的借阅申请函，并加盖单位公章，注明借阅目的、借阅内容、保密承诺等。经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门与借阅单位签订保密协议，办理借阅手续。3.档案管理部门根据申请进行审核，批准后向借阅人提供档案，并按照规定收取押金（如需）。借阅人应在规定期限内归还档案，归还时档案管理人员应进行检查，确保档案完整无损。（三）利用要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。2.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印件应与原件核对无误后，加盖档案管理部门印章。3.利用档案过程中形成的相关记录，如查阅记录、复印记录等，应及时归档保存。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，对档案的保存价值进行鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的形成背景、内容、形式等方面综合考虑其价值。3.确保鉴定工作的科学性、准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.参考国家和行业有关档案保管期限的规定，结合公司/组织的实际情况确定档案的保管期限。3.对于涉及重要项目、关键技术、重大决策等方面的档案，应适当延长保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的档案，编制《水土保持档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名（或内容摘要）、保管期限、销毁原因等内容。