中小学档案制度

中小学档案制度一、总则（一）目的中小学档案制度旨在规范学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，为学校各项工作提供有力的支持和保障，促进学校教育教学、管理等工作的规范化、科学化发展。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整准确原则档案管理人员应认真履行职责，确保档案的收集、整理、归档工作完整无缺，准确反映学校各项工作的真实情况。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密制度，防止档案信息的泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案信息化水平，为学校各部门和教职员工提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以校长为组长，副校长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调学校档案管理工作，制定档案管理工作方针、政策和规划，审议档案管理工作的重大事项。（二）档案管理部门学校设立专门的档案室，配备专职档案管理人员。档案室负责学校各类档案的收集、整理、归档、保管、利用等具体工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的安全保管工作，采取必要的防护措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。5.积极开展档案信息开发利用工作，为学校教学、科研、管理等工作提供档案资料支持。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职员工的档案意识和档案管理水平。（三）各部门兼职档案员各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案资料的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案室移交。兼职档案员的职责包括：1.负责本部门日常工作中形成的各类文件材料的收集、整理和分类，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本部门的文件材料进行初步整理和归档，编制简单的目录清单。3.定期将本部门整理好的档案资料移交档案室，并协助档案室做好档案的核对、清点等工作。4.配合档案室开展档案管理相关工作，及时提供所需的档案信息和资料。三、档案的分类与编号（一）档案分类中小学档案主要分为以下十大类：1.党群工作类包括学校党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类涵盖学校行政事务管理、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事管理、财务管理、后勤管理等方面的档案。3.教育教学类包含教学计划、教学大纲、教案、教材、教学研究、教学成果、学生学籍管理、招生工作等方面的资料。4.学生管理类涉及学生德育工作、学生奖惩、学生社会实践、学生心理健康教育等方面的档案。5.教师业务类包括教师个人业务档案、教师培训、教师考核、教师职称评定等方面的材料。6.教育科研类有关学校教育科研项目申报、研究过程、研究成果等方面的档案。7.体育卫生类包含学校体育工作、卫生保健工作、学生体质健康监测等方面的文件。8.校产管理类涉及学校固定资产管理、校舍建设与维修、校园环境管理等方面的档案。9.安全管理类包括学校安全制度、安全检查记录、安全教育活动、突发事件处理等方面的资料。10.声像实物类学校在各项活动中形成的照片、录音、录像、实物等档案资料。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用“大类代码小类代码流水号”的方式。具体编号规则如下：1.大类代码：用两位数字表示，如党群工作类为“01”，行政管理类为“02”，以此类推。2.小类代码：根据各大类下的具体分类，用两位数字表示。例如，行政管理类中的人事管理用“0201”表示，财务管理用“0202”表示。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示。例如，一份关于学校党组织换届选举的文件，属于党群工作类中的党组织建设，其编号为“01010001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.本校各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等。2.本校教职工在教学、科研、管理等工作中形成的个人业务档案材料。3.本校学生在学习、生活等方面形成的学籍档案、奖惩档案等。4.本校举办或参与的各类活动中形成的照片、录音、录像、实物等档案资料。5.上级主管部门下发的与本校相关的文件、通知、指示等。6.其他与本校工作有关的具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件和资料，应实行“双套制”收集，即同时保存纸质文档和电子文档。3.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范、签署完备，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写工具。4.对收集到的零散文件材料，应进行初步整理，按照分类要求进行分类存放。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分文件材料的不同价值，按照重要程度和保存期限进行分类整理。3.便于保管和利用，确保档案的系统性和完整性。（四）整理方法1.分类按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类。2.装订对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和裱糊，去除金属物后，采用线装或胶装方式进行装订。3.编页对装订后的档案进行编页，标注页码，确保页码连续、准确。4.编目编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等项目，并录入电子目录系统。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒封面和脊背标注相关信息。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的档案，在次年上半年完成归档工作。2.对于一些特殊情况或紧急文件，应及时归档，确保档案的时效性。（二）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案资料移交档案室，填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案室档案管理人员对移交的档案进行核对、清点，检查档案的整理质量和完整性，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或整改。3.档案管理人员按照档案分类编号规则，对归档的档案进行重新编号、上架，并更新档案目录。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管的档案凡是反映本校主要职能活动和基本历史面貌的，对本校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括学校重大决策、重要会议记录、重要人事任免、学校发展规划、财务预决算等方面的档案。2.长期保管的档案在较长时间内对本校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。主要包括学校一般性工作文件、教学科研成果、学生学籍档案等方面的档案。3.短期保管的档案在较短时间内对本校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年至15年。主要包括学校临时性工作文件、一般性事务记录等方面的档案。（四）保管要求1.档案室应具备良好的保管条件，保持适宜的温度、湿度，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，延长档案的使用寿命。5.电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务为本原则以服务学校教学、科研、管理等工作为宗旨，积极主动地为利用者提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息的安全，防止档案信息的泄露。（二）利用范围1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案资料。2.外单位因工作需要，经学校批准，可查阅本校相关档案资料，但一般不得借阅。3.学生因个人学习、生活等需要，可查阅本人学籍档案等相关资料。（三）利用方式1.查阅利用者可到档案室查阅档案资料，档案管理人员应根据利用者需求，提供相应的档案，并做好查阅登记。2.借阅本校教职工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。外单位借阅档案的，需提交单位介绍信和查阅申请表，并经学校分管领导批准。借阅档案必须在档案室查阅，严禁带出档案室。（四）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的价值。2.实事求是原则根据档案的实际情况，客观公正地确定档案的保管期限和鉴定结论，避免主观随意性。3.严格标准原则严格按照国家有关档案鉴定的标准和规定，进行档案鉴定工作，确保鉴定结果的准确性和权威性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.审查档案的内容是否反映本校主要职能活动和基本历史面貌，是否对本校、国家和社会具有保存价值。2.检查档案的完整性和准确性，是否存在缺页、损坏、字迹不清等问题。3.根据档案的保管期限划分标准，判断档案是否超过保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案的