软件管理档案制度

软件管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司软件管理档案工作，确保软件管理过程中各类文件、资料的完整性、准确性和安全性，提高软件管理效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与软件管理相关的部门和人员，包括软件研发、测试、运维、项目管理等环节所涉及的各类档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映软件管理活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理软件管理过程中产生的各类文件和资料，确保档案的完整性。3.规范性原则：档案的形成、整理、保管和利用应遵循统一的规范和标准。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密和敏感信息的软件管理档案，应严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司软件管理档案制度，并监督执行。2.集中统一管理公司软件管理档案，建立档案目录和索引，方便查询和利用。3.指导和监督各部门做好软件管理档案的收集、整理、归档工作。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门软件管理文件和资料的收集、整理、保管工作，并按规定定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的真实性、完整性和及时性。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。三、档案的分类与编号（一）分类1.软件需求文档类：包括软件需求规格说明书、用户需求报告等。2.软件设计文档类：如软件架构设计文档、详细设计文档等。3.代码类：涵盖软件源代码、测试代码等。4.测试文档类：测试计划、测试用例、测试报告等。5.项目管理文档类：项目计划、进度报告、项目总结等。6.运维文档类：系统部署文档、运维手册、故障处理记录等。7.其他相关文档类：如软件许可证文件、技术交流资料等。（二）编号采用分类编号法，按照上述分类进行编号。编号格式为：[分类代码][流水号]。例如：“SRD001”表示软件需求文档类的第1份文件。分类代码如下：1.软件需求文档类：SRD2.软件设计文档类：SDD3.代码类：CODE4.测试文档类：TD5.项目管理文档类：PMD6.运维文档类：OD7.其他相关文档类：OTH四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应在软件管理活动结束后及时收集相关文件和资料，确保档案的完整性。2.对于重要的软件项目，应指定专人负责档案的收集工作，确保各类文件无遗漏。3.收集的文件和资料应包括纸质版和电子版，电子版应确保格式规范、内容完整。（二）整理1.收集后的档案应按照分类进行整理，同一类别的文件应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.对每份文件进行编号，并编制文件目录，目录应包括文件编号、名称、日期、来源等信息。3.对于纸质档案，应进行装订、编页，确保文件的整齐和牢固；对于电子版档案，应进行命名规范，便于查找和管理。五、档案的归档与保管（一）归档1.各部门整理好的档案应定期移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门收到移交的档案后，应进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。3.对归档的档案进行分类存放，建立档案库房，确保档案的安全保管。（二）保管1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的质量不受影响。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.根据档案的保管期限，对档案进行分类管理，便于到期鉴定和销毁。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅软件管理档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，交档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理部门应根据申请表提供相应的档案，并限定查阅时间和地点，查阅人员应在规定时间内归还档案。4.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得涂改、损坏或抽取档案内容。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅软件管理档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记或损坏。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案，如需延期，应重新办理借阅手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值和时效性等因素，综合判断档案是否仍有保存价值。（二）销毁1.对于已过保管期限且无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，经鉴定小组审核、公司领导批准后进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，应进行粉碎处理；对于电子档案，应进行彻底删除或格式化。3.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称和数量等信息，记录应保存备查。八、档案的保密与安全（一）保密1.涉及公司商业秘密和敏感信息的软件管理档案，应严格保密，未经授权不得泄露给任何第三方。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅、借阅过程中，应严格遵守保密规定，对查阅人员进行保密提醒。（二）安全1.加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.安装监控设备，对档案库房进行实时监控，确保档案安全。3.定期对档