公益档案制度要素

公益档案制度要素一、总则（一）目的为了加强公益档案的管理，确保公益活动相关信息的真实、完整、有效保存，提高公益工作的规范化、科学化水平，更好地服务公益事业发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所开展的各类公益活动形成的档案管理，包括但不限于公益项目策划、实施、评估等过程中产生的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：公益档案应如实反映公益活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集公益活动各个环节的相关资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：档案的形成、整理、保管、利用等应遵循统一的规范和标准。4.保密性原则：对于涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的公益档案，应严格保密。二、公益档案的分类与编号（一）分类1.项目档案：按照不同的公益项目进行分类，记录项目从立项到结束的全过程资料，包括项目申请书、实施方案、活动记录、资金使用情况、效果评估报告等。2.捐赠档案：整理捐赠相关的文件，如捐赠协议、捐赠凭证、受赠方反馈等。3.志愿者档案：涵盖志愿者招募、培训、服务记录、表彰等方面的资料。4.宣传档案：收集公益活动的宣传资料，如海报、新闻报道、宣传片等。5.合作档案：有关与其他机构、组织合作开展公益活动的协议、合作方案、合作成果等文件。（二）编号为便于公益档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用“年份+类别代码+顺序号”的方式。例如，2023年的项目档案，项目类别代码为“XM”，第一个项目档案编号为“2023XM001”。具体类别代码如下：“XM”代表项目档案“JZ”代表捐赠档案“ZY”代表志愿者档案“XC”代表宣传档案“HZ”代表合作档案三、公益档案的形成与收集（一）形成要求1.公益活动各环节的工作人员应及时、准确地记录活动情况，形成原始档案资料。记录应清晰、完整，注明日期、地点、参与人员、活动内容等关键信息。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，确保档案的长期保存。（二）收集职责1.各项目负责人负责收集本项目实施过程中的各类档案资料，并在项目结束后[X]个工作日内整理提交至档案管理部门。2.捐赠管理部门负责收集捐赠相关档案，定期进行汇总移交。3.志愿者管理部门负责志愿者档案的收集与整理。4.宣传部门负责宣传档案的收集和归档。5.合作项目负责部门负责合作档案的收集工作。（三）收集范围1.项目档案：包括项目策划书、项目执行计划、活动照片、视频、音频资料、项目进展报告、财务报表、项目验收报告等。2.捐赠档案：捐赠协议、捐赠函、捐赠资金到账凭证、捐赠物资清单及接收证明、捐赠使用情况报告等。3.志愿者档案：志愿者申请表、志愿者培训记录、服务记录手册、志愿者表彰奖励文件等。4.宣传档案：公益活动新闻通稿、媒体报道剪报、宣传海报设计稿、活动现场照片、宣传视频等。5.合作档案：合作协议、合作项目策划书、合作活动记录、合作成果报告等。四、公益档案的整理（一）整理流程1.档案管理人员接收各部门提交的档案资料后，首先对资料进行初步审核，检查资料是否齐全、完整，签字手续是否完备。2.按照档案分类标准，对各类档案进行分类整理。对于项目档案，按照项目实施阶段进行排序；捐赠档案按照捐赠时间顺序整理；志愿者档案按照志愿者服务批次整理等。3.去除资料中的金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸规格或统一尺寸的档案袋进行装订或装袋。对于纸张较大的文件，应进行折叠，使其不超出A4纸范围。4.编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、页数、保管期限等信息，确保目录与档案内容一一对应。（二）整理要求1.遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.同一类档案应按照一定的逻辑顺序排列，便于查找和利用。3.档案整理应做到整齐、美观，便于长期保存和查阅。五、公益档案的保管（一）保管场所1.设立专门的公益档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照类别和年度顺序上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。电子档案应按照档案分类建立文件夹，采用规范的命名方式，确保文件名与档案内容相符。（三）保管期限1.永久保管：涉及重大公益项目、具有重要历史价值和长期利用价值的档案，如重大捐赠协议、对公益事业有深远影响的项目档案等，应永久保管。2.定期保管：其他公益档案根据其重要程度和利用价值确定保管期限，定期保管期限分为[X]年、[X]年、[X]年。到期后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（四）档案鉴定1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门牵头，相关业务部门人员参与。定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定小组应根据档案的内容、价值、利用情况等因素进行综合评估，形成鉴定意见。对确无保存价值的档案，填写《档案销毁清册》，经公司/组织负责人批准后进行销毁。（五）档案清查1.每年定期对公益档案进行全面清查，检查档案的数量、完整性、保管状况等。2.清查过程中发现的问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理，如补充缺失档案、修复受损档案等。3.编制档案清查报告，总结档案管理工作情况，提出改进建议。六、公益档案的利用（一）利用原则1.公益档案的利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息不被泄露或滥用。2.优先满足公益工作需要，为公益项目策划、实施、评估等提供参考依据。（二）利用方式1.查阅：内部工作人员因工作需要查阅公益档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅过程中应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。2.借阅：因特殊情况需要借阅公益档案的，需经公司/组织负责人批准。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管档案，按时归还。归还时，档案管理人员应检查档案的完整性和无损情况。3.复制：对于确需复制的公益档案，应经档案管理部门负责人同意，并注明复制用途。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记1.建立公益档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还日期等。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计分析。七、公益档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现公益档案的数字化管理，提高档案管理效率和利用水平，方便档案信息的共享和传播。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质公益档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行格式转换，统一存储为PDF格式。2.数据录入：将档案目录信息录入档案管理系统，建立电子目录索引，便于快速检索。对于重要档案内容，可进行适当的数据标注和摘要录入。3.存储管理：将数字化档案存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。存储设备应具备冗余备份功能，防止数据丢失。（三）信息化系统功能1.档案检索：通过档案管理系统，能够根据档案编号、题名、日期、关键词等多种方式进行快速检索，准确查找所需档案信息。2.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关档案信息。根据用户角色和职责，分配相应的档案查阅、借阅、修改等权限。3.统计分析：对公益档案的利用情况、档案数量、保管期限等进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。4.安全管理：采用安全可靠的技术手段，保障数字