档案情报管理制度

档案情报管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案情报管理，确保档案情报的完整、准确、安全和有效利用，提高公司/组织的管理水平和决策能力，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案情报管理方面的活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案情报管理部门，对各类档案情报进行集中统一管理，确保档案情报的完整性和系统性。2.真实性原则档案情报应如实反映公司/组织的各项活动和业务情况，确保其真实性和可靠性。3.保密性原则对涉及公司/组织机密的档案情报，应严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则档案情报管理应便于公司/组织内部各部门及员工的查阅和利用，提高工作效率。二、档案情报管理部门及职责（一）档案情报管理部门公司/组织设立档案情报管理中心，负责全面管理公司/组织的档案情报工作。（二）职责1.制定和完善档案情报管理制度根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和完善档案情报管理制度，确保档案情报管理工作有章可循。2.档案情报的收集、整理、归档负责收集公司/组织各部门形成的各类档案情报，按照档案分类标准进行整理、归档，确保档案情报的齐全、完整。3.档案情报的保管和维护建立档案情报保管场所，配备必要的保管设备，对档案情报进行妥善保管，定期检查和维护，确保档案情报的安全。4.档案情报的检索和利用建立档案情报检索系统，方便公司/组织内部各部门及员工查阅和利用档案情报。根据利用需求，及时提供档案情报服务。5.档案情报的鉴定和销毁定期对档案情报进行鉴定，对已失去保存价值的档案情报，按照规定程序进行销毁，确保档案情报的质量。6.档案情报的统计和分析对档案情报的收集、整理、保管、利用等情况进行统计和分析，为公司/组织的管理决策提供数据支持。7.保密管理负责公司/组织档案情报的保密工作，制定保密措施，加强对档案情报管理人员的保密教育，防止档案情报泄露。8.与外部机构的联系与合作负责与上级主管部门、档案行政管理部门、相关专业机构等的联系与合作，及时了解和掌握档案情报管理的最新政策和法规，提高公司/组织档案情报管理水平。三、档案情报的分类与编号（一）档案情报分类1.行政档案包括公司/组织的设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，公司章程，管理制度，行政公文，人事档案，财务档案等。2.业务档案根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、物资采购档案、客户服务档案等。3.项目档案针对公司/组织的各类项目，建立项目档案，包括项目立项文件、项目计划、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。4.声像档案包括公司/组织的照片、录音、录像等声像资料，记录公司/组织的重要活动、会议、产品宣传等情况。5.电子档案对公司/组织产生的电子文件，按照电子档案管理要求进行分类管理，包括办公自动化系统产生的文件以及其他电子文档。（二）编号规则1.档案编号结构档案编号采用“全宗号年度保管期限类别顺序号”的结构。2.全宗号由档案情报管理部门统一编制，代表公司/组织的档案全宗。3.年度采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。4.保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三个档次，分别用“YJ”“CQ”“DQ”表示。5.类别根据档案情报分类，用一位或两位数字表示，如行政档案用“1”表示，业务档案用“2”表示等。6.顺序号按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，一份2023年形成的永久保存的行政档案，其编号为：全宗号2023YJ1001。四、档案情报的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织内部各部门在工作活动中形成的文件、资料、记录等包括但不限于各类报告、报表、合同、协议、信函、通知、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.公司/组织对外签订的合同、协议、合作意向书等3.公司/组织获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等4.公司/组织参与的重要活动、会议的文件、资料、照片、录像等5.员工个人在工作中形成的重要文件、资料、成果等（二）收集要求1.及时性各部门应及时将形成的档案情报移交档案情报管理部门，确保档案情报的完整性和时效性。2.完整性收集的档案情报应齐全完整，包括文件的正件、附件、底稿等，确保档案情报能够全面反映公司/组织的工作情况。3.准确性档案情报应真实准确，内容清晰，数据可靠，避免虚假、错误信息。（三）整理方法1.分类整理按照档案情报分类标准，对收集到的档案情报进行分类，同类档案情报按照一定的逻辑顺序进行排列。2.编号标识对整理好的档案情报，按照编号规则进行编号，并在每份档案情报上加盖编号章或粘贴编号标签。3.编目装订编制档案情报目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。对纸质档案情报进行装订，确保整齐、牢固。4.电子档案整理对电子档案情报进行分类存储，建立电子文件夹结构，按照文件命名规则进行命名，并建立相应的元数据，便于检索和利用。五、档案情报的归档与移交（一）归档期限1.文书档案一般在次年上半年归档，最迟不超过次年6月底。2.业务档案按照业务流程和档案形成规律，在业务活动结束后及时归档，一般不超过一个月。3.项目档案在项目结束后三个月内归档。（二）移交手续1.各部门移交档案情报时应填写《档案情报移交清单》，详细列出移交档案情报的名称、编号数量、移交日期等内容，双方签字确认。2.档案情报管理部门接收档案情报时应对移交的档案情报进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。接收无误后，在《档案情报移交清单》上签字盖章，并将其中一联返还移交部门留存。六、档案情报的保管（一）保管场所1.档案情报管理部门应设立专门的档案库房库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案情报的安全。2.库房内应配备必要的保管设备如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药品、防火设备等。（二）保管要求1.上架排列档案情报应按照编号顺序上架排列，便于查找和管理。2.定期检查档案情报管理部门应定期对档案情报进行检查，检查内容包括档案的完整性、保管状况、有无损坏等。发现问题应及时采取措施进行处理。3.温湿度控制库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.防虫防霉定期投放防虫药品，防止档案情报被虫蛀。对受潮发霉的档案情报，应及时进行处理，如晾晒、消毒等。5.防火防盗加强库房的安全管理，配备必要的防火防盗设备，严禁在库房内吸烟和使用明火，确保档案情报的安全。七、档案情报的检索与利用（一）检索工具1.建立纸质档案目录包括全宗指南、分类目录、专题目录、人名索引等，方便查阅纸质档案情报。2.建立电子档案检索系统利用计算机软件建立电子档案数据库，通过关键词检索、分类检索等方式，快速查询电子档案情报。（二）利用流程1.利用申请公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅档案情报时，应填写《档案情报利用申请表》，注明利用目的、利用范围、利用时间等内容，经部门负责人签字批准后，提交档案情报管理部门。2.审核批准档案情报管理部门对利用申请进行审核，根据档案情报的保密级别和利用范围，决定是否批准利用申请。对涉及公司/组织机密的档案情报，应严格控制利用范围，并报经公司/组织领导批准。3.查阅利用经批准后，利用者到档案情报管理部门查阅档案情报。档案情报管理人员应按照利用申请要求，提供相应的档案情报，并做好查阅记录。查阅记录应包括利用者姓名、利用时间、利用内容、归还时间等。4.归还档案利用完毕后，利用者应及时将档案情报归还档案情报管理部门，档案情报管理人员应对归还的档案情报进行检查，确保档案情报的完整和安全。（三）利用限制1.涉及公司/组织机密的档案情报未经公司/组织领导批准，不得擅自查阅、复制、传播。2.档案情报管理人员应严格遵守档案利用制度不得擅自扩大利用范围，不得为无关人员提供档案情报查阅服务。八、档案情报的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案情报鉴定小组，由档案情报管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对档案情报进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案情报的形成时间一般超过保管期限的档案情报可考虑鉴定销毁。2.根据档案情报的重要性对公司/组织已无利用价值、重复保存的档案情报可进行鉴定销毁。3.根据档案情报的保密性对已解密或不再具有保密价值的档案情报，可按照规定进行鉴定销毁。（三）鉴定程序1.初步筛选档案情报管理部门对拟鉴定销毁的档案情报进行初步筛选，列出清单。2.小组鉴定鉴定小组对清单中的档案情报进行逐一鉴定，根据鉴定标准，确定档案情报的存毁意见。3.审批备案鉴定结果报经公司/组织领导批准后，由档案情报管理部门进行备案。（四）销毁程序1.编制销毁清册对批准销毁的档案情报，编制《档案情报销毁清册》，详细列出档案情报的名称、编号、数量、销毁原因等内容。2.实施销毁采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案情报无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、执行人员等。3.监销签字销毁时应指定专人监销，监销人员在销毁清册上签字确认。销毁清册应长期保存。九、档案情报的保密管理（一）保密制度1.明确保密范围确定涉及公司/组织机密的档案情报范围，包括商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等。2.制定保密措施对档案情报的查阅、复制传播等环节制定严格的保密措施，如限制查阅人员范围、设置查阅权限、签订保密协议等。3.加强保密教育对档案情报管理人员及可能接触到档案情报的员工进行保密教育培训，提高保密意识。（二）保密责任1.档案情报管理人员应严格遵守保密制度对档案情报的安全保密负责，不得泄露档案情报内容。2.公司/组织员工应自觉遵守保密规定不得擅自查阅、复制、传播涉及公司/组织机密的档案情报，如有违反，将依法追究责任。十、档案情报管理的监督与考核（一）监督检查1.档案情报管理部门定期对各部门档案情报管理工作进行监督检查检查内容包括档案情报的收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.公司/组织内部审计部门定期对档案情报管理工作进行审计重点检查档案情报管理制度的执行情况、档案情报的安全保密情况等。（二）考核评价