档案相关制度

档案相关制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实准确原则。档案应如实反映公司/组织各项工作活动的真实情况，保证档案内容的准确性。3.完整系统原则。档案应全面、系统地反映公司/组织工作活动的全过程，保持档案之间的有机联系。4.安全保密原则。加强档案的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案的集中统一管理工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管公司/组织各部门形成的各类档案，确保档案的完整和安全。3.开展档案的鉴定、统计、编研等工作，为公司/组织各项工作提供档案信息服务。4.指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案人员进行业务培训。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化进程。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.严格按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的日常管理工作，保证档案的安全。3.积极配合档案管理部门开展各项档案管理工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，均应纳入档案收集范围。2.包括但不限于行政管理、业务管理、财务管理、人力资源管理、项目管理等方面的档案。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成的规律和特点，及时收集本部门的档案材料，确保档案的齐全、完整。2.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束后及时整理归档。3.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体完好。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。（四）整理方法1.按照档案的门类、年度、保管期限等进行分类。2.对每份文件进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等。3.将整理好的档案材料装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的档案装具，如档案架、档案柜等，并保持整洁、通风良好。（二）档案存放1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。4.短期保管的档案是指在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案的数量准确、存放位置正确。2.每年对档案进行全面检查，检查档案的保管状况，发现问题及时采取措施进行处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。3.鉴定小组应根据档案的价值和保管状况，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。（二）销毁程序1.对经过鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，报公司/组织领导审批。2.经批准后，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案时，需经公司/组织分管领导批准。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，经公司/组织档案管理部门负责人批准，并按照规定办理查阅手续。（二）查阅要求1.查阅人员应遵守档案查阅制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.需要复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用服务1.档案管理部门应积极为公司/组织各项工作提供档案信息服务，根据查阅人员的需求，及时提供相关档案资料。2.定期对档案进行整理、编研，形成各种专题资料，为公司/组织领导决策和各项工作提供参考依据。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，促进档案信息资源的共享和开发利用。（二）数据录入与维护1.对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件按照档案管理要求进行整理、存储和挂接。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，确保数据的准确、完整和安全。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，制定数据恢复预案，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.具有较强的责任心和保密意识，认真履行档案管理职责。（二）具体职责1.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研等日常管理工作。2.维护档案管理信息系统，确保系统的正常运行和数据安全。3.为公司/组织内部人员和外部单位提供档案查阅、利用服务。4.对各部门的档案工作进行指导和监督，开展档案业务培