档案应急值班制度

档案应急值班制度一、总则（一）目的为了有效应对档案管理过程中可能出现的各类突发事件，确保档案的安全与完整，保障公司/组织各项工作的正常运转，特制定本档案应急值班制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理的部门及人员。（三）基本原则1.预防为主原则通过完善档案管理的各项措施，加强日常监控与检查，尽可能减少突发事件的发生概率。2.快速反应原则一旦发生突发事件，值班人员应迅速响应，采取有效措施进行处置，最大限度降低损失。3.责任明确原则明确各岗位在应急值班期间的职责，确保应急工作有序开展。4.依法依规原则严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保应急处置工作合法合规。二、应急值班组织架构及职责（一）应急值班领导小组成立以公司/组织档案管理部门负责人为组长，相关部门负责人为成员的应急值班领导小组。负责全面指挥和协调档案应急值班工作，制定应急处置策略，审核重大应急处置方案等。（二）应急值班办公室应急值班办公室设在档案管理部门，负责日常应急值班工作的组织与实施。具体职责包括：1.制定和完善档案应急值班工作流程与规范。2.安排应急值班人员，确保值班工作的正常开展。3.收集、汇总和报告突发事件信息，及时传达应急值班领导小组的指令。4.协调各部门之间的应急处置工作，保障信息畅通。（三）应急值班人员职责1.值班组长职责全面负责当日应急值班工作的组织与协调。及时掌握突发事件的情况，指挥值班人员进行处置。向上级领导和相关部门报告突发事件进展情况，根据指示做出进一步决策。对值班期间的各项工作进行监督和检查，确保应急处置工作规范有序。2.值班人员职责坚守岗位，严格遵守值班纪律，不得擅自离岗、脱岗。认真接听值班电话，做好记录，及时传达和处理各类信息。按照应急处置流程，对突发事件进行初步判断和处理，及时报告值班组长。协助其他部门做好应急处置工作，提供必要的档案支持与服务。三、应急值班工作流程（一）值班安排1.档案管理部门根据公司/组织的工作实际，制定年度应急值班表，明确值班人员、值班时间、值班地点等信息。2.值班人员应提前熟悉值班职责和工作流程，做好值班准备工作。3.如遇特殊情况需要调整值班安排，应提前通知相关人员，并做好交接工作。（二）信息收集与报告1.值班人员在值班期间应密切关注各类信息，包括但不限于电话、邮件、网络平台等，及时收集与档案管理相关的突发事件信息。2.对于收集到的突发事件信息，值班人员应详细记录事件发生的时间、地点、经过、影响范围等情况，并立即报告值班组长。3.值班组长接到报告后，应迅速对事件进行评估，判断事件的严重程度和影响范围。对于重大突发事件，应立即报告应急值班领导小组，并按照指示启动相应的应急预案。（三）应急处置1.根据突发事件的性质和特点，值班人员按照应急预案的要求，采取相应的应急处置措施。对于档案实体安全受到威胁的事件，如火灾、水灾等，应立即组织人员进行抢救，转移重要档案，确保档案的安全。对于档案信息系统遭受攻击或出现故障的事件，应及时联系技术人员进行修复，采取数据备份恢复等措施，保障档案信息的完整性和可用性。对于涉及档案泄密等事件，应立即采取措施封锁现场，调查泄密原因，及时向上级报告，并配合相关部门进行处理。2.在应急处置过程中，值班人员应及时记录事件的处置情况，包括采取的措施、取得的效果、存在的问题等，为后续的总结评估提供依据。3.值班组长应实时掌握应急处置工作的进展情况，协调各方面资源，确保应急处置工作顺利进行。如遇困难或问题，应及时向上级领导和相关部门请示汇报，寻求支持与帮助。（四）信息传达与协调1.值班人员应及时将应急处置工作的相关信息传达给公司/组织内的其他部门，确保各部门了解事件情况，做好相应的配合工作。2.协调各部门之间的工作，保障应急处置工作的顺利开展。如需要其他部门提供人力、物力支持，应及时进行沟通协调。3.对于涉及外部单位的突发事件，应及时与相关单位进行联系，通报情况，按照要求进行协作处置。（五）后续处理1.突发事件处置完毕后，值班人员应协助相关部门进行事件调查和原因分析，总结经验教训，提出改进措施。2.对应急处置过程中涉及的档案进行整理和恢复，确保档案的完整性和准确性。3.编写应急值班总结报告，详细记录事件发生的经过、处置过程、取得的成效、存在的问题及改进建议等，上报应急值班领导小组和相关部门。四、应急值班保障措施（一）通讯保障1.确保应急值班电话畅通，配备必要的通讯设备，如手机、对讲机等，并保持电量充足。2.建立应急值班人员通讯联络表，明确各人员的联系方式，确保信息传递及时准确。3.定期对通讯设备进行检查和维护，确保其正常运行。（二）物资保障1.配备必要的应急处置物资，如灭火器、防汛沙袋、应急照明设备、防护用品等，并确保物资完好有效。2.建立应急物资储备清单，定期对应急物资进行盘点和更新，及时补充短缺物资。3.明确应急物资的存放地点和管理责任人，确保物资能够在紧急情况下迅速调配使用。（三）培训与演练1.定期组织档案应急值班人员进行培训，培训内容包括应急法律法规、应急预案、应急处置技能等，提高值班人员的应急处置能力和业务水平。2.每年至少组织一次档案应急演练，演练内容涵盖火灾、水灾、信息系统故障等各类突发事件，检验应急预案的可行性和有效性，发现问题及时进行改进。3.在演练结束后，对应急演练进行总结评估，针对演练中存在的问题，制定相应的改进措施，不断完善应急预案和应急处置流程。五、监督与考核（一）监督检查1.应急值班领导小组定期对档案应急值班工作进行监督检查，检查内容包括值班人员的在岗情况、值班记录的完整性、应急处置措施的执行情况等。2.档案管理部门负责对日常应急值班工作进行检查和指导，及时发现和纠正存在的问题。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关责任人限期整改，并对整改情况进行跟踪复查。（二）考核评价1.建立档案应急值班工作考核评价机制，对值班人员的工作表现进行考核评价。考核评价内容包括值班纪律、信息报告的及时性和准确性、应急处置能力等方面。2.考核评价结果与值班人员的绩效挂钩，对于工作表现优秀的值班人员给予表彰和奖励；对于违反值班制度、工作不力的值班人员，给予批评