档案保管制度文字

档案保管制度文字一、总则（一）目的为加强公司/组织档案的科学管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、保管等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案的系统性、完整性和准确性。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案采取保密措施，防止档案信息泄露。4.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，建立科学合理的档案检索和利用体系，方便公司/组织内部人员查阅和使用档案。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理部，负责全面统筹和管理公司/组织的档案工作。档案管理部应配备专业的档案管理人员，明确各岗位的职责分工。（二）档案管理部门主要职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案整理工作，确保档案的规范化和标准化。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如目录、索引、指南等，方便档案的查找和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等工作，确保档案的实体安全。5.严格执行档案借阅制度，办理档案借阅、归还手续，对档案借阅情况进行登记和跟踪，确保档案的合理利用和及时归还。6.定期对档案进行鉴定，按照规定对已失去保存价值的档案进行销毁处理，并做好销毁记录。7.组织开展档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。8.负责对公司/组织各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识和业务水平。9.积极开发利用档案信息资源，为公司/组织的决策、管理、生产、经营等各项工作提供档案信息支持和服务。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件；公司章程、制度、规定、办法等；会议文件、纪要；工作计划、总结、报告；人事任免、调动、奖惩等文件；行政事务管理文件，如公文处理、印章管理、办公用品管理等文件。2.党群工作类包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件；工会工作文件，如工会组织建设、职工权益维护、工会活动等文件；共青团工作文件，如团组织建设、青年活动等文件。3.经营管理类包括市场调研、市场营销、客户关系管理等文件；财务管理文件，如财务预算、决算、审计报告、财务制度等文件；人力资源管理文件，如招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等文件；物资采购、库存管理、设备管理等文件；生产管理文件，如生产计划、工艺流程、质量控制等文件；企业战略规划、投资决策、项目管理等文件。4.业务技术类包括公司/组织主营业务相关的技术文件、标准规范、操作规程、研究报告、技术合同、专利证书、商标注册文件等。5.基本建设类包括公司/组织新建、扩建、改建等基本建设项目的立项审批、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。6.会计档案类包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、财务审计报告等会计核算专业资料。7.声像档案类包括公司/组织各类活动的照片、录像、录音等声像资料。8.电子档案类包括以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表、数据库等。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，确保每个档案都有一个唯一的编号，便于档案的识别、管理和查询。2.档案编号采用层次分类编号法，由全宗号、类别号、年度号、保管期限号、流水号组成。全宗号：公司/组织档案管理部门为公司/组织编制的唯一标识符，用于区分不同的全宗档案。类别号：根据档案分类方案，对各类档案赋予的代码，如行政管理类为“XZ”，党群工作类为“DQ”，经营管理类为“JY”，业务技术类为“JS”，基本建设类为“JS”，会计档案类为“KJ”，声像档案类为“SX”，电子档案类为“DZ”。年度号：采用公元纪年，以四位数字表示档案形成的年度，如“2XXX”。保管期限号：根据档案的重要程度和保存价值，设定不同的保管期限，并用代码表示，如“永久”为“YJ”，“长期”为“CQ”，“短期”为“DQ”。流水号：按照档案形成的先后顺序，对同一类别、年度、保管期限的档案赋予的顺序号，从“0001”开始依次编号。3.例如，一份行政管理类档案，形成于2023年，保管期限为长期，其编号为：XZ.2023.CQ.0001。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理部门的要求，及时将本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全、完整。2.档案收集范围包括纸质文件、电子文件、声像资料等各种载体形式的文件材料。收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，电子文件应格式规范、内容完整、存储安全。3.各部门在工作中形成的重要文件材料，应在形成后及时向档案管理部门移交，不得自行留存或销毁。档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案管理部门对收集到的档案进行整理，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理工作包括分类、组卷、编目、装订等环节。分类：按照档案分类方案，将收集到的档案进行分类，确定档案所属类别。组卷：将同一类别的档案按照一定的原则和方法进行组卷，如按年度、问题、保管期限等进行组卷。组卷时应注意卷内文件的数量适中，厚度均匀，一般不超过20mm。编目：对每卷档案进行编目，编制卷内文件目录。卷内文件目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，确保卷内文件目录准确反映卷内文件的内容和排列顺序。装订：对纸质档案进行装订，去除文件上的金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保档案整齐、牢固、美观。3.电子档案整理应按照电子文件管理的相关规定进行，确保电子文件格式规范、元数据完整，并与纸质档案建立准确的关联关系。五、档案的归档与移交（一）档案归档1.各部门整理好的档案应定期向档案管理部门归档，归档时间一般为每年的上半年。对于重要的紧急档案，应随时归档。2.档案管理部门在接收归档档案时，应按照档案整理要求进行检查，对不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。3．归档档案应编制归档文件目录，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放，作为档案检索的重要依据。（二）档案移交1.档案管理部门应建立档案移交登记制度，对档案的移交时间、移交人、接收人、档案名称、数量等信息进行详细登记。2.档案移交时，移交部门应填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认后各执一份。移交清单应包括档案名称、类别、年度、保管期限、数量等内容。3.档案管理部门接收档案后，应及时将档案上架保管，并更新档案管理系统中的档案信息，确保档案信息的准确性和完整性。六、档案的保管（一）档案库房建设1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗报警装置等，确保档案库房的环境安全和稳定。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存储区、整理区、查阅区等，各区域之间应保持相对独立，便于档案的管理和利用。（二）档案保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应建立严格的访问权限控制，确保电子档案的安全。3.声像档案应根据载体形式进行分类保管，如照片应冲洗或扫描成电子文件后进行存储，录像带、录音带等应定期进行检查和复制，确保声像档案的质量和完整性。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、重要会议文件、重大决策文件、重要人事任免文件、财务审计报告等。长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如一般性会议文件、年度工作计划和总结、一般人事档案材料等。短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为15年以下。如一般性的业务文件、临时性的工作记录等。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和公司/组织的实际情况进行，由档案管理部门会同相关部门共同研究决定，并在档案整理和编目时予以标注。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的实体状况、保管环境、利用情况等。2.档案实体检查应每年进行一次，主要检查档案的完整性、准确性、系统性，以及档案的装订、编目、存储等情况，发现问题及时进行处理。3.档案保管环境检查应每月进行一次，重点检查档案库房内的温度、湿度、通风、防火、防盗、防虫、防鼠等情况，确保档案保管环境符合要求。4.档案利用情况检查应定期进行，主要检查档案借阅登记、归还情况，以及档案利用效果反馈等，确保档案的合理利用和安全归还。5.每次检查应做好记录，对发现的问题应及时分析原因，并采取相应的措施进行整改。检查记录和整改情况应归档保存。七、档案的利用（一）档案借阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、类别、年度、保管期限、借阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门对档案借阅申请表进行审核，根据档案的密级、保管期限等情况，确定是否批准借阅。对于涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案的借阅，应报经公司/组织领导批准。3.档案借阅申请人经批准后，持有效证件到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员根据借阅申请表提供相应的档案，并填写档案借阅登记薄，详细记录借阅人姓名、部门、借阅时间、档案名称、归还时间等信息。4.借阅人应按照档案管理部门规定的时间归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（二）档案查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，可在档案管理部门指定的查阅区域进行查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.查阅重要档案时，查阅人员如需复印、拍照、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。复印、拍照、摘录的档案内容应妥善保管，不得泄露。3.外单位人员因工作需要查阅公司/组织档案的，应持单位介绍信，经公司/组织领导批准后，方可查阅。查阅时，应按照公司/组织的相关规定进行操作，档案管理部门应安排专人陪同，并做好查阅记录。（三）档案出具证明1.公司/组织内部人员因工作需要出具档案证明的，应填写档案证明申请表，注明出具证明的内容、用途、所需档案名称等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。2.档案管理部门对档案证明申请表进行审核，根据档案内容和相关规定，确定是否出具证明。对于涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案出具证明的，应报经公司/组织领导批准。3.档案管理部门根据审核结果出具档案证明，档案证明应加盖公司/组织档案管理部门印章，并注明出具日期。档案证明应一式两份，一份交申请人，一份存档。八、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否已失去保存价值。档案鉴定工作应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据国家有关档案鉴定的标准和公司/组织的实际情况，对档案进行逐卷、逐件鉴定。鉴定时，应重点审查档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。3.档案鉴定小组应形成档案鉴定意见书，详细记录鉴定的过程、结果和依据。档案鉴定意见书应经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织领导批准。（二）档案销毁1.经鉴定确已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。档案销毁工作应严格履行审批手续，由档案管理部门填写档