公司档案处罚制度

公司档案处罚制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，维护档案的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本处罚制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及涉及公司档案管理与使用的外部人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.客观公正原则：对违反档案管理制度的行为进行处罚时，应基于客观事实，做到公平、公正。3.教育与处罚相结合原则：以教育为主，处罚为辅，引导员工自觉遵守档案管理制度，同时对违规行为进行严肃处理，以起到警示作用。二、档案管理职责与要求（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等环节的具体操作规范。2.指导、监督各部门的档案管理工作，定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。3.集中统一管理公司各类档案，确保档案的安全存放和有效利用，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和借阅。4.对公司档案的完整性、准确性和系统性进行检查和评估，及时发现并纠正存在的问题。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类和保管工作，指定专人负责档案管理，确保档案工作落实到人。2.按照公司档案管理制度的要求，定期向档案管理部门移交应归档的文件材料，保证档案的及时归档和集中管理。3.在档案管理部门的指导下，做好本部门档案的鉴定、销毁等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自扩大档案查阅、借阅范围，不得泄露档案内容。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，熟悉档案管理业务流程和相关法律法规。2.认真履行档案管理职责，做好档案的日常收集、整理、保管、统计等工作，确保档案的安全和完整。3.积极为公司各部门提供档案利用服务，按照规定及时、准确地提供档案资料，满足工作需要。4.严格遵守档案保密制度，不得私自复制、传播或泄露档案信息，对档案管理工作中出现的问题及时报告并采取措施加以解决。（四）员工档案管理要求1.员工应妥善保管个人在工作中形成的各类文件材料，按照公司档案管理规定及时移交归档。2.不得擅自销毁、涂改或伪造个人档案材料，如有违反，将按照本制度进行严肃处理。3.在办理离职手续时，应将个人保管的公司档案资料全部移交档案管理部门，不得私自留存。三、档案收集与整理处罚规定（一）收集方面1.各部门未按照规定及时收集应归档的文件材料，导致档案资料缺失或不完整的，对部门负责人予以警告处分，并责令限期整改。若因延误造成严重后果的，视情节轻重给予记过、记大过直至降职、撤职等处分。2.员工故意隐瞒或拒绝向部门提交应归档文件材料的，给予警告处分，责令其立即提交。如再次发生此类情况，将扣除当月绩效奖金，并视情节给予进一步的纪律处分。3.对于重要文件材料，相关人员未及时进行收集并妥善保管，导致文件丢失或损坏的，给予记过处分，同时要求责任人采取补救措施。若造成重大损失的，除承担相应赔偿责任外，给予降职、撤职等处分。（二）整理方面1.档案管理人员未按照档案整理规范对收集的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作，导致档案管理混乱的，给予警告处分，责令其限期改正。如逾期未改，将扣除当月绩效奖金，并进行岗位调整。2.各部门档案整理不符合公司要求，文件分类错误、编号混乱、编目信息不准确等，对部门负责人给予警告处分，并要求重新整理。若多次出现此类问题，将影响部门绩效考核成绩。3.在档案整理过程中，发现有故意篡改档案内容、伪造档案记录等行为的，给予开除处分，并依法追究其法律责任。四、档案保管处罚规定（一）保管环境1.档案管理部门未按照规定提供适宜的档案保管环境，如档案库房温湿度不符合要求、未配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，对部门负责人给予警告处分，责令限期整改。若因保管环境问题导致档案损坏的，视情节轻重给予记过、记大过等处分。2.各部门自行保管档案的场所不符合安全保管要求，如存在漏水、潮湿、易发生火灾等隐患，对部门负责人予以警告，并责令其立即整改。若因此造成档案损坏的，部门负责人需承担相应责任，同时给予扣发绩效奖金等处罚。（二）保管措施1.档案管理人员未按照规定对档案进行定期检查、清点和核对，导致档案数量不符、丢失或损坏未及时发现的，给予警告处分。若因工作疏忽造成档案重大损失的，给予记过、记大过直至降职、撤职等处分。2.未经批准擅自将档案带出公司指定保管场所的，给予警告处分，追回档案。如造成档案丢失或损坏的，责令责任人赔偿损失，并视情节给予进一步的纪律处分。3.在档案保管过程中，因保管人员操作不当，如使用不当的装订材料、存储介质等，导致档案损坏的，给予警告处分，要求责任人采取补救措施。若造成严重后果的，给予记过、记大过等处分，并追究其经济赔偿责任。五、档案查阅与借阅处罚规定（一）查阅1.未经档案管理部门批准，擅自查阅公司档案的，给予警告处分，并责令其立即停止查阅行为。如因查阅行为给公司造成不良影响或损失的，视情节轻重给予记过、记大过等处分。2.在查阅档案过程中，违反查阅纪律，如在档案上涂改、标记、污损等，给予警告处分，责令其恢复档案原状。若造成档案损坏的，除承担修复费用外，给予记过、记大过等处分。3.查阅档案人员利用查阅之便，泄露档案内容或获取不当利益的，给予开除处分，并依法追究其法律责任。（二）借阅1.未按照规定办理档案借阅手续，私自借阅公司档案的，给予警告处分，追回所借档案。如因此造成档案丢失或损坏的，责令责任人赔偿损失，并给予记过、记大过等处分。2.借阅档案逾期未归还，经多次催促仍不归还的，给予警告处分，扣除当月绩效奖金。如因逾期未还导致档案丢失或损坏的，除承担赔偿责任外，给予降职、撤职等处分。3.借阅档案人员未按照借阅用途使用档案，擅自转借他人、用于非工作目的或造成档案丢失、损坏的，给予开除处分，并依法追究其法律责任。同时，要求责任人赔偿公司因此遭受的全部损失。六、档案鉴定与销毁处罚规定（一）鉴定1.档案鉴定小组未按照规定程序和标准对档案进行鉴定，导致档案鉴定结果不准确，影响档案管理工作的，对鉴定小组负责人给予警告处分，责令重新鉴定。若因鉴定失误造成档案误毁等严重后果的，视情节轻重给予记过、记大过等处分。2.相关部门或人员对档案鉴定工作不配合，提供虚假信息或故意隐瞒档案真实情况的，给予警告处分，责令其如实提供信息。如因不配合导致鉴定工作延误或失误的，给予记过、记大过等处分。（二）销毁1.未经批准擅自销毁公司档案的，给予开除处分，并依法追究其法律责任。同时责令责任人赔偿公司因档案销毁造成的全部损失。2.在档案销毁过程中，未按照规定进行登记、监销等操作，导致档案销毁不规范或存在档案丢失风险的，对责任人给予警告处分，责令其重新按照规定进行销毁操作。若因此造成档案信息泄露等后果的，给予记过、记大过等处分。3.档案销毁记录不完整、不准确，无法证明档案已按规定销毁的，对档案管理部门相关人员给予警告处分，要求其补充完善销毁记录。