档案室制度底图

档案室制度底图一、总则（一）目的为加强公司档案室底图的管理，确保底图的完整性、准确性和安全性，充分发挥底图在公司生产、经营、管理等各项工作中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及的所有档案室底图的管理，包括但不限于工程图纸、产品设计图纸、工艺流程图等各类技术文件底图，以及重要合同、协议等文件的底图。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案室负责对所有底图进行集中统一管理，确保底图管理的规范性和一致性。2.安全保密原则严格遵守国家相关法律法规和公司保密制度，确保底图信息的安全，防止底图泄露。3.方便利用原则在确保底图安全和保密的前提下，充分考虑公司各部门对底图的利用需求，提供便捷、高效的服务。二、底图的归档与接收（一）归档范围1.公司自行设计、绘制的各类技术文件底图，包括但不限于新产品设计图纸、工艺改进图纸、工装模具图纸等。2.外购设备、材料的随机图纸及相关技术文件底图。3.与公司生产、经营、管理活动相关的重要合同、协议等文件的底图。4.其他具有保存价值的底图资料。（二）归档要求1.底图应具备完整、准确的信息，图面清晰、整洁，标注规范。2.底图应按照规定的分类编号体系进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.归档的底图应附带相应的电子文档，电子文档格式应符合公司统一要求，且内容与底图一致。4.底图归档时，应填写《底图归档登记表》，详细记录底图的名称、编号、来源、归档日期等信息。（三）接收流程1.各部门在完成底图的绘制或收集后，应及时将底图及相关资料提交至公司档案室。2.档案室接收人员对提交的底图进行初步审核，检查底图的完整性、准确性和编号情况。3.审核无误后，接收人员在《底图归档登记表》上签字确认，并将底图及相关资料进行妥善存放。三、底图的分类与编号（一）分类原则1.根据底图的专业性质、用途和来源进行分类，确保分类的科学性和合理性。2.分类应便于底图的查找、利用和管理。（二）分类方法1.工程图纸类建筑工程图纸机械工程图纸电气工程图纸化工工程图纸其他工程图纸2.产品设计图纸类新产品设计图纸产品改进设计图纸产品零部件设计图纸3.工艺流程图类生产工艺流程图质量控制流程图设备操作规程流程图4.合同协议类采购合同底图销售合同底图技术合作协议底图其他重要合同协议底图（三）编号规则1.底图编号应采用层次编码法，由分类代码、项目代码、顺序号等组成。2.分类代码：根据底图的分类方法，采用大写字母表示，如“G”表示工程图纸类，“P”表示产品设计图纸类等。3.项目代码：根据底图所属的具体项目或产品，采用数字或字母组合表示，确保项目代码的唯一性。4.顺序号：按照底图在该项目或类别中的顺序，采用阿拉伯数字依次编号。5.示例：G01001，表示工程图纸类中第1个项目的第1张底图。四、底图的存储与保管（一）存储环境1.档案室应具备适宜的存储环境，保持温度、湿度相对稳定，温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在40%60%之间。2.存储底图的库房应保持清洁、通风良好，防止灰尘、有害气体等对底图造成损害。3.底图应存放在专用的底图柜中，底图柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。（二）保管方式1.底图应按照分类编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对于重要的底图或易损的底图，应采取特殊的保管措施，如备份存储、定期检查等。3.底图存放应避免重压、折叠、弯曲等，防止底图变形损坏。（三）盘点与清查1.档案室应定期对底图进行盘点，每年至少进行一次全面盘点，确保底图数量与《底图归档登记表》记录一致。2.在盘点过程中，如发现底图丢失、损坏或信息变更等情况，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。3.对于盘点结果，应编制《底图盘点报告》，详细记录盘点情况、存在问题及处理建议等。五、底图的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部各部门因工作需要借阅底图时，应填写《底图借阅申请表》，注明借阅底图的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.《底图借阅申请表》应由申请部门负责人签字批准，并提交至公司档案室。（二）审批流程1.档案室收到《底图借阅申请表》后，对申请内容进行审核，重点审核借阅目的、借阅期限等是否合理。2.对于涉及重要机密或关键技术的底图，需经公司相关领导审批后方可借阅。3.审核通过后，档案室在《底图借阅申请表》上签字批准，并登记借阅信息。（三）借阅期限1.底图借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.续借手续应在借阅期限届满前[X]个工作日内办理，续借期限不得超过原借阅期限。（四）借阅归还1.借阅人员应按照约定的借阅期限及时归还底图，归还时应确保底图的完整性和准确性，不得在底图上进行涂改、标记等操作。2.档案室接收人员对归还的底图进行检查，如发现底图有损坏、丢失或信息变更等情况，应及时与借阅人员核实，并按照相关规定进行处理。3.借阅人员归还底图后，档案室应在《底图借阅登记表》上记录归还日期，并注销借阅信息。（五）使用规范1.借阅人员在使用底图过程中，应严格遵守公司保密制度和相关操作规程，不得擅自复制、转借、泄露底图内容。2.如需对底图进行复制，应填写《底图复制申请表》，经公司档案室批准后方可进行复制。复制的底图应按照规定进行编号和管理，并注明复制日期、复制人等信息。3.底图使用完毕后，借阅人员应及时将底图归还至档案室，不得随意放置或带出档案室。六、底图的修改与补充（一）修改申请1.当底图需要修改时，相关部门应填写《底图修改申请表》，详细说明修改的原因、内容、涉及的底图编号等信息。2.《底图修改申请表》应由申请部门负责人签字批准，并提交至公司档案室。（二）审核与批准1.档案室收到《底图修改申请表》后，组织相关专业人员对修改内容进行审核，确保修改后的底图符合相关标准和要求。2.对于涉及重大技术变更或对公司生产、经营有较大影响的底图修改，需经公司相关领导审批后方可实施。3.审核通过后，档案室在《底图修改申请表》上签字批准，并安排专人负责底图的修改工作。（三）修改实施1.底图修改人员应按照批准的修改内容进行修改，修改过程中应做好记录，并确保修改后的底图编号不变。2.修改完成后，修改人员应对修改后的底图进行自检，确保底图的准确性和完整性。3.自检合格后，修改人员将修改后的底图提交至档案室，档案室对修改后的底图进行再次审核，审核无误后进行存档。（四）补充登记1.底图修改或补充后，档案室应及时更新《底图归档登记表》，记录底图的修改日期、修改内容、修改人等信息。2.同时，应确保底图的电子文档与纸质底图内容一致，并进行相应的更新。七、底图的销毁（一）销毁范围1.已失去保存价值的底图，如过期的产品设计图纸、不再使用的工艺流程图等。2.因损坏、丢失等原因无法修复或补充的底图。（二）销毁申请1.各部门如需销毁底图，应填写《底图销毁申请表》，注明销毁底图的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《底图销毁申请表》应由申请部门负责人签字批准，并提交至公司档案室。（三）审核与批准1.档案室收到《底图销毁申请表》后，对申请内容进行审核，重点审核销毁原因是否合理、底图是否确实已失去保存价值等。2.对于涉及重要机密或关键技术的底图销毁，需经公司相关领导审批后方可进行。3.审核通过后，档案室在《底图销毁申请表》上签字批准，并安排专人负责底图的销毁工作。（四）销毁实施1.底图销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保底图信息无法恢复。2.在销毁过程中，应安排专人进行监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。3.销毁完成后，监督人员应在《底图销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告档案室。（五）记录存档1.档案室应将《底图销毁申请表》、《底图销毁登记表》等相关资料进行整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。2.同