档案室全套制度

档案室全套制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的科学管理，确保档案的完整、安全与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案由档案室集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织各项活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集、整理与公司/组织相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管、统计公司/组织各类档案，确保档案的安全与完整。3.对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询利用。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。7.积极提供档案利用服务，为公司/组织的各项工作提供支持和保障。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案资料的真实、准确、完整。2.按照公司/组织档案管理制度的要求，定期向档案室移交应归档的档案。3.配合档案室做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。4.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露、销毁或涂改本部门的档案。5.负责本部门档案的日常管理和利用工作，确保档案的安全与有效利用。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的具体收集、整理、保管、利用等工作，熟练掌握档案管理业务知识和技能。3.认真履行岗位职责，做好档案的接收、登记、分类、编号、编目、上架等工作，确保档案整理规范、有序。4.加强档案安全管理，做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。5.积极开展档案信息化建设，熟练运用档案管理软件进行档案信息的录入、存储、检索和利用，提高档案管理工作效率。6.严格遵守档案保密制度，不得擅自提供、抄录、公布、销毁档案，确保档案信息安全。7.定期对档案管理工作进行总结和反思，不断改进工作方法，提高档案管理水平。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。2.上级机关颁发的与本公司/组织有关的文件、指示、命令、规定、计划等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、纪要等文件。4.本公司/组织内部的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表等文件。5.本公司/组织的产品研发、生产经营、质量管理、技术改造等方面的文件资料。6.本公司/组织的财务报表、审计报告、税务资料等文件。7.本公司/组织的人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等文件。8.本公司/组织获得的荣誉证书、奖励文件、宣传资料等文件。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件和资料，应进行备份或复制，以防止原件损坏或丢失。4.收集的档案应按照规定的分类标准进行整理，确保档案的系统性和规范性。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档完毕。2.科技档案应在项目结束后三个月内归档完毕。3.会计档案应按照国家有关规定定期归档。4.人事档案应及时归档，确保档案的时效性。（四）归档程序1.各部门档案管理人员对收集到的档案进行初步整理，按照分类标准进行分类、编号、编目等工作。2.填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、日期等信息。3.将整理好的档案连同档案移交清单一并移交至档案室。4.档案室档案管理人员对接收的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和规范性，如发现问题及时与移交部门沟通解决。5.审核无误后，将档案进行上架保管，并在档案管理系统中进行登记。四、档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.将归档文件以件为单位进行整理，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案采用年度保管期限机构（问题）分类法。年度：按照文件形成的年度进行分类。保管期限：根据文件的保存价值确定保管期限，分为永久、长期、短期。机构（问题）：按照公司/组织的内部机构或问题进行分类。2.科技档案采用项目专业分类法。项目：按照公司/组织的科研项目、工程项目等进行分类。专业：根据项目涉及的专业领域进行细分，如工程设计、施工管理、设备安装等。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。4.人事档案按照员工类别、档案内容等进行分类，如在职人员档案、离职人员档案，个人基本信息、工作经历、培训记录等。（三）编号规则1.文书档案编号：采用年度+保管期限+流水号的方式。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文件。2.科技档案编号：采用项目编号+专业代码+流水号的方式。例如：KJ202301SJ001，表示2023年第1个科研项目中的设计专业的第1份文件。3.会计档案编号：按照会计档案的类别和年度进行编号。例如：KJZD2023001，表示2023年度的第1本会计账簿。4.人事档案编号：采用员工工号+档案类别代码的方式。例如：001RS01，表示工号为001的员工的第1类人事档案。（四）编目要求1.编制归档文件目录，目录应包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。2.档号应与档案编号一致，文号应填写文件的发文字号，责任者应填写文件的发文机关或个人，题名应填写文件的标题，日期应填写文件的形成日期，页数应填写文件的实际页数，备注应填写需要说明的事项。3.归档文件目录应打印成册，并一式两份，一份随档案保管，一份作为检索工具。4.建立电子档案目录，将归档文件目录录入档案管理系统，方便档案的查询和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间作为保管场所。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药、除湿机等。3.档案室应设置专门的档案库房，对不同类型和保管期限的档案进行分区存放，确保档案存放有序。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量准确、完好无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应措施。3.做好档案的防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案库房进行清扫和消毒，保持库房清洁卫生。4.控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。如温湿度不符合要求，应及时采取调节措施。5.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。6.严格遵守档案保密制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案室。档案管理人员在工作中应注意保护档案信息安全，不得擅自泄露档案内容。（三）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。2.成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组应按照档案鉴定标准，对档案进行全面审查和评估。3.档案鉴定应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的历史价值、现实价值和保存价值。4.对经过鉴定确定失去保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报经公司/组织领导批准后进行销毁。（四）档案销毁1.档案销毁应严格按照规定程序进行，确保档案销毁过程的安全、规范。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在档案销毁清单上签字确认。3.档案销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司/组织员工因个人学习、工作等原因查阅本人档案。3.外单位因工作需要查阅与本公司/组织相关的档案，但须经公司/组织领导批准。（二）利用手续1.公司/组织内部各部门查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字后提交档案室。2.员工查阅本人档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字后提交档案室。3.外单位查阅档案，应提前向公司/组织提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经公司/组织领导批准后，方可查阅。4.档案室档案管理人员对查阅申请进行审核，符合要求的予以批准，并提供相应的档案查阅服务。（三）查阅方式1.档案查阅应在档案室进行，如需借出档案，应经档案室负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人应填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息，经档案管理人员签字确认后，方可借出档案。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、伪造、转借、丢失或损坏档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案室报告，并承担相应责任。4.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期归还，应提前办理续借手续。（四）利用登记1.档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅等利用情况进行详细记录。2.档案利用登记内容应包括利用日期、利用部门或个人、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、归还日期等信息。3.档案利用登记记录应定期进行整理和归档，作为档案管理工作的重要资料保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低档案管理成本，提升档案服务水平。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全与保密。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：选用合适的档案管理软件，建立档案管理系统，实现档案的分类、编号、编目、检索、借阅、统计等功能的信息化管理。3.电子档案管理：对电子档案进行分类存储，并建立电子档案的备份和恢复机制，确保电子档案的安全与完整。4.档案信息安全管理：采取防火墙、加密技术、用户认证等措施，加强档案信息安全管理，防止档案信息泄露、篡改或丢失。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程：档案整理：对纸质档案进行分类、编号、编目等整理工作。扫描录入：使用扫描仪对纸质档案进行扫描，将扫描图像进行图像处理和数据录入，形成电子档案。质量审核：对录入的电子档案进行质量审核，确保电子档案的准确性和完整性。存储备份：将审核通过的电子档案存储到档案管理系统中，并进行备份存储。2.档案管理系统操作流程：用户登录：档案管理人员和利用者通过用户名和密码登录档案管理系统。档案检索：利用者根据检索条件在档案管理系统中检索所需档案。档案借阅：档案管理人员根据利用者的借阅申请，在档案管理系统中办理借阅手续，并记录借阅信息。档案归还：利用者归还档案时，档案管理人员在档案管理系统中办理