法院档案销毁制度

法院档案销毁制度一、总则（一）目的为加强法院档案管理，确保档案信息的安全与完整，规范档案销毁工作，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门在档案管理过程中涉及的档案销毁工作。（三）基本原则1.依法依规原则：档案销毁工作必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保销毁行为合法合规。2.安全保密原则：在档案销毁过程中，要采取必要措施确保档案信息不被泄露，保障档案安全。3.严格审批原则：档案销毁需经严格的审批程序，确保销毁工作的必要性和准确性。4.全程记录原则：对档案销毁的全过程进行详细记录，以备查考。二、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各业务部门档案管理人员、档案鉴定专家等。（二）鉴定标准1.保管期限已满：根据档案保管期限表，对保管期限已满且无继续保存价值的档案进行鉴定。2.失去利用价值：档案内容已过时、无用，或已被新的档案资料替代，失去利用价值的。3.重复或冗余：存在重复记录、内容冗余的档案，经鉴定可予以销毁。4.保密期限届满：涉及国家秘密、商业秘密等的档案，保密期限届满且解密的，可进行销毁。（三）鉴定程序1.初步筛选：各业务部门档案管理人员对本部门保管的档案进行初步审查，按照鉴定标准，提出拟销毁档案清单。2.小组审核：档案鉴定工作小组对各部门提交的拟销毁档案清单进行审核，逐份审查档案内容，综合评估档案的价值。经审核，对确无保存价值的档案，在清单上签署意见。3.特殊情况处理：对于涉及重大案件、重要历史资料等可能具有特殊价值的档案，需报经院领导批准后，另行处理，不得擅自销毁。三、销毁审批（一）审批流程1.部门申请：各业务部门根据档案鉴定结果，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、形成时间、保管期限、销毁原因等信息，并经部门负责人签字确认。2.档案部门审核：档案管理部门对《档案销毁申请表》进行审核，核实拟销毁档案的相关信息，检查鉴定程序是否合规。审核通过后，报分管档案工作的院领导审批。3.院领导审批：分管档案工作的院领导对《档案销毁申请表》进行审批，签署同意或不同意销毁的意见。如不同意销毁，需说明理由并退回申请部门；如同意销毁，确定销毁时间、方式等具体安排。（二）审批记录建立档案销毁审批台账，详细记录每一次档案销毁申请的审批过程，包括申请部门、申请时间、档案名称及数量、鉴定情况、审核意见、领导审批意见等信息，以备查阅。四、销毁实施（一）销毁方式1.焚烧：对于纸质档案等适宜焚烧的材料，采用专业焚烧设备进行销毁。焚烧过程需在指定地点进行，并确保完全燃烧，防止残留未燃尽的档案材料。2.粉碎：对于一些不宜焚烧的档案材料，如电子存储介质等，可采用专业粉碎设备进行粉碎处理。粉碎后的颗粒应达到一定的细度标准，确保无法恢复其中的信息。3.数据擦除：对于电子档案，在销毁前需进行数据擦除处理。采用符合国家相关标准的数据擦除软件，对存储介质进行多次擦除，确保数据无法被恢复。擦除后的存储介质可根据实际情况进行进一步处理，如粉碎或销毁。（二）销毁地点档案销毁应在本院指定的安全地点进行，确保销毁过程的安全与保密。销毁地点应具备防火、防盗、防潮等安全设施，防止在销毁过程中发生意外事故。（三）销毁人员档案销毁工作应由专人负责，销毁人员应经过严格的审查和培训，熟悉档案销毁流程和安全保密要求。销毁过程中，销毁人员不得擅自离岗，确保销毁工作的顺利进行。（四）监督管理1.现场监督：档案管理部门应安排专人对档案销毁现场进行监督，确保销毁方式符合规定，销毁过程安全有序。监督人员应对销毁时间、地点、方式、数量等进行详细记录，并在销毁完成后签字确认。2.视频监控：在档案销毁现场安装视频监控设备，对销毁过程进行全程录像。录像资料应保存一定期限，以备查阅。五、销毁记录（一）记录内容档案销毁记录应包括以下内容：1.销毁时间：明确档案销毁的具体日期。2.销毁地点：记录档案销毁的具体地点。3.销毁方式：说明采用的销毁方式，如焚烧、粉碎、数据擦除等。4.档案名称及数量：详细列出销毁档案的名称、数量及所属部门。5.审批情况：记录档案销毁申请的审批过程，包括申请部门、审核意见、领导审批意见等。6.监督人员签字：由现场监督人员签字确认销毁过程的真实性和合规性。（二）记录保存档案销毁记录应采用纸质和电子两种形式进行保存。纸质记录应装订成册，妥善保管；电子记录应进行备份存储，确保数据的安全性和完整性。保存期限按照国家档案管理规定执行，一般不少于[具体年限]年。六、保密措施（一）人员保密教育1.对参与档案销毁工作的人员进行定期的保密教育和培训，提高其保密意识和责任感。培训内容包括国家保密法律法规、档案保密制度、销毁工作中的保密要求等。2.在档案销毁工作开始前，与参与人员签订保密协议，明确其在销毁过程中的保密义务和责任，对违反保密协议的行为进行严肃处理。（二）销毁过程保密1.在档案销毁现场设置专门的工作区域，与外界进行有效隔离，防止无关人员进入。2.销毁过程中，对档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。销毁完成后，对现场进行清理，确保无残留的档案信息。3.对于销毁过程中产生的废弃物，应按照环保要求进行妥善处理，防止因废弃物处理不当导致档案信息泄露。（三）存储介质管理1.对于存储电子档案的介质，在销毁前应进行严格的数据擦除处理，并对介质进行物理破坏，确保无法恢复其中的数据。2.在存储介质的运输、存储和销毁过程中，要采取必要的防护措