档案资政服务制度

档案资政服务制度一、总则（一）目的为了加强档案资政服务工作，充分发挥档案在公司/组织决策、管理、发展中的重要作用，提高工作效率和决策科学性，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部涉及档案资政服务工作的所有部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家档案管理法律法规和行业标准，确保档案资政服务工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确、完整，如实反映公司/组织的历史和现状。3.高效便捷原则：优化档案资政服务流程，提高服务效率，为公司/组织决策和管理提供及时、有效的支持。4.安全保密原则：加强档案安全管理，确保档案信息不泄露，维护公司/组织的商业秘密和国家利益。二、档案资政服务机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善档案资政服务制度、流程和标准。2.集中统一管理公司/组织各类档案，确保档案的完整、安全和有效利用。3.开展档案整理、编目、数字化等基础工作，提高档案检索和利用效率。4.对档案资政服务工作进行监督、检查和指导，定期评估工作效果。（二）资政服务团队1.深入了解公司/组织业务和决策需求，主动挖掘档案信息资源。2.根据需求开展档案专题研究、数据分析和报告撰写等工作，为决策提供参考依据。3.与各部门保持密切沟通，及时收集反馈档案资政服务需求，不断优化服务内容和方式。（三）其他相关部门1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案质量符合要求。2.积极配合档案管理部门和资政服务团队开展档案资政服务工作，提供必要的业务支持和信息共享。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司/组织各类文件、合同、协议、会议记录、工作报告、财务报表等纸质和电子文件资料。2.重要活动、项目、事件的相关档案，包括照片、录像、实物等。3.反映公司/组织历史沿革、文化传承、荣誉奖项等方面的档案。4.国家法律法规、政策文件及行业标准等相关资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照规定的时间和范围及时收集档案资料，并确保资料的完整性和准确性。2.对于重要档案资料，应实行双套制保存，即纸质档案和电子档案同时保存。3.收集的档案资料应进行分类整理，按照档案管理的基本原则和方法，划分不同的类别和保管期限。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类，编制分类目录。2.对每份档案进行编号、编目，建立档案检索体系，便于快速查找和利用。3.对破损、褪色、字迹模糊等档案进行修复和数字化处理，确保档案的可读性和完整性。四、档案保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、密集架、温湿度控制设备、消防设备等。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管措施1.对档案进行分类存放，按照保管期限和类别分别排列，便于查找和管理。2.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、销毁等情况。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、质量完好。（三）安全保护1.加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.安装监控设备，对档案库房进行24小时监控，确保档案安全。3.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。4.对电子档案采取加密存储、备份等安全措施，防止数据丢失和泄露。五、档案资政服务流程（一）需求受理1.设立档案资政服务热线或邮箱，接受公司/组织内部各部门及人员的服务需求。2.对需求进行登记，明确需求内容、提出部门、联系人等信息，并及时反馈受理情况。（二）需求分析1.资政服务团队对受理的需求进行深入分析，了解需求的背景、目的和重点。2.与需求部门进行沟通，进一步明确需求细节，确保服务方向准确。（三）档案检索与筛选1.根据需求分析结果，在档案管理系统中进行检索，筛选出相关档案资料。2.对筛选出的档案进行初步审核，确保档案与需求相关且质量可靠。（四）专题研究与报告撰写1.针对需求开展专题研究，对档案资料进行综合分析、数据挖掘和提炼。2.根据研究结果撰写报告，报告内容应客观、准确、有针对性，提出具有参考价值的意见和建议。（五）服务反馈与跟踪1.将报告提交给需求部门，征求意见和建议，及时进行修改完善。2.对服务效果进行跟踪，了解需求部门对档案资政服务的满意度，不断改进服务质量。六、档案利用与借阅（一）利用范围公司/组织内部各部门及人员因工作需要，可查阅、借阅档案资料。（二）利用程序1.填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、查阅范围等内容，经部门负责人审批后提交档案管理部门。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合规定的予以办理，并安排专人提供档案查阅服务。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。（三）借阅程序1.填写档案借阅申请表，经部门负责人、档案管理部门负责人审批后办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损档案，按时归还档案。七、档案保密与安全管理（一）保密制度1.明确档案保密责任人，签订保密协议，确保档案信息安全。2.对涉及公司/组织商业秘密、国家机密等敏感信息的档案，实行严格的保密措施，限制查阅范围和使用权限。3.在档案利用过程中，不得泄露档案内容，如因工作需要对外提供档案信息，应经公司/组织相关领导审批。（二）安全管理制度1.加强档案安全防范意识教育，提高全体员工的安全意识。2.定期对档案安全状况进行检查，及时发现和消除安全隐患。3.对发生的档案安全事故，应及时报告并采取措施进行处理，追究相关人员的责任。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关法律法规和公司/组织实际情况，按照档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门等相关人员组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案编制销毁清单，经公司/组织相关领导审批后进行销毁。（三）销毁方式1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案采用数据擦除等方式进行销毁，销毁过程应进行记录。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案资政服务工作进行监督检查，重点检查档案收集、整理、保管、利用等环节的工作情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立档案资政服务工作考核评价机制，对各部门和人员的工作业绩进行量化考核。2.考核