公安档案保密制度

公安档案保密制度一、总则（一）目的为加强公安档案的保密管理，确保公安档案信息的安全，防止档案信息泄露，保障公安工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公安机关内部涉及公安档案管理、使用、存储等相关工作的所有部门和人员。（三）基本原则1.严格保密原则公安档案包含大量涉及国家机密、警务工作秘密以及公民个人隐私等重要信息，必须采取最严格的保密措施，防止信息泄露。2.依法管理原则依据国家相关法律法规以及公安行业的保密标准，规范档案保密工作流程，确保档案管理工作合法合规。3.预防为主原则强化保密意识教育，完善保密制度和技术防范措施，从源头上预防档案信息泄露风险。4.责任追究原则对违反档案保密制度的行为，依法依规追究相关责任人的责任。二、档案管理部门职责（一）档案管理机构设置设立专门的公安档案管理部门，配备专业的档案管理人员，明确档案管理部门的职责权限。（二）部门职责1.制定与执行制度负责制定和完善公安档案保密制度，并组织实施，确保制度的有效执行。2.档案收集与整理按照公安工作流程，及时、准确地收集各类档案资料，进行科学分类、整理和归档，确保档案的完整性和系统性。3.档案存储与保管建立安全可靠的档案存储环境，采用先进的存储设备和技术，确保档案的安全存储。同时，对档案存储场所进行严格管理，限制无关人员进入。4.档案查阅与借阅管理严格按照规定的程序，办理档案查阅、借阅手续，对查阅和借阅情况进行详细登记，确保档案使用过程的可追溯性。5.保密监督与检查定期对公安档案保密工作进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题，对违反保密制度的行为进行调查处理。6.人员培训与教育组织开展档案管理人员和涉及档案使用人员的保密培训教育，提高人员的保密意识和业务水平。三、档案分类及保密要求（一）公安业务档案1.刑事侦查档案包括刑事案件的立案、侦查、破案等过程中形成的各类文件、证据材料等。此类档案涉及案件线索、侦查手段、犯罪嫌疑人信息等重要机密，严格限制查阅范围，仅限参与案件侦查的相关人员按照规定程序查阅。2.治安管理档案涵盖治安案件处理、特种行业管理、公共秩序维护等方面的档案资料。其中关于治安隐患排查、重点人员管控等信息具有一定保密性，查阅需经严格审批，防止信息扩散对社会治安造成不良影响。3.交通管理档案包含交通事故处理、车辆及驾驶员管理等档案。涉及事故现场勘查、事故责任认定等关键信息，以及车辆和驾驶员的敏感数据，查阅应遵循特定流程，确保信息安全。（二）公安行政管理档案1.人事档案记录公安民警的个人基本信息、工作经历、考核评价等内容。人事档案属于个人隐私和组织内部管理信息，严格保密，仅限组织内部规定的人员按照权限查阅，防止个人信息泄露和不当利用。2.财务档案涉及公安经费收支、财务审计等方面的档案资料。财务信息关乎资金安全和工作正常运转，严格控制查阅范围，确保财务数据的保密性和完整性。（三）涉密文件档案1.上级下发的涉密文件对上级机关下发的涉及国家机密、警务工作秘密等文件，严格按照密级要求进行管理，明确专人负责接收、登记、保管和传递，确保文件不失控。2.公安机关产生的涉密文件本公安机关在工作中形成的涉密文件，如关于重大案件侦查方案、特殊警务行动部署等，严格履行保密审批程序，限定知悉范围，防止文件内容泄露。四、档案存储与保管（一）存储场所建设1.选址要求档案存储场所应选择在安全、干燥、通风良好的区域，远离易燃、易爆、易腐蚀等危险物品存放地，避免受到自然灾害和人为破坏的影响。2.安全防护设施安装防盗门窗、监控设备、报警装置等安全防护设施，确保档案存储场所的物理安全。监控设备应具备长时间存储功能，能够实时监控存储场所的人员出入和活动情况。3.环境控制设备配备温湿度调节设备，将存储环境的温度控制在适宜范围内（一般为14℃24℃），相对湿度控制在45%60%之间，防止档案因温湿度变化而受损。（二）存储设备选择1.档案载体要求根据档案的性质和保存期限，选择合适的档案载体，如纸质档案、电子档案等。对于重要档案，应采用多种载体备份存储，确保档案信息的安全性和可靠性。2.电子存储设备采用大容量、高性能的电子存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行数据备份。备份数据应存储在不同地理位置，防止因本地存储设备故障导致数据丢失。同时，对电子存储设备进行加密处理，设置访问密码和权限控制，防止数据被非法获取。（三）档案保管措施1.分类存放按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。建立档案存放索引，明确各类档案的存放位置。2.定期盘点定期对档案进行盘点，核对档案数量、完整性和保管状况。发现问题及时记录并采取措施进行处理，确保档案的安全保管。3.防虫防霉处理在档案存储场所放置防虫、防霉药品，定期检查档案是否受到虫蛀、霉变影响。对受损档案及时进行修复或采取其他补救措施。五、档案查阅与借阅（一）查阅程序1.申请查阅公安档案的人员应填写查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息，并提交所在部门负责人审批。2.审批部门负责人根据查阅申请的内容进行审核，对于涉及重要机密或敏感信息的查阅申请，需报上级领导审批。审批通过后，在申请表上签署意见并加盖部门公章。3.查阅登记档案管理人员根据审批通过的申请表，对查阅人员的基本信息、查阅时间、查阅内容等进行详细登记。查阅人员需在查阅登记表上签字确认。4.现场查阅档案管理人员陪同查阅人员到指定的查阅场所进行查阅，查阅过程中严格监督，防止查阅人员违规操作，如拍照、复印、传播档案信息等。查阅完毕后，及时收回档案，确保档案的安全。（二）借阅程序1.借阅申请因工作需要借阅公安档案的人员，应填写借阅申请表，说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，并经所在部门负责人审核，报档案管理部门负责人审批。2.借阅审批档案管理部门负责人对借阅申请进行严格审查，对于涉及重要档案或借阅期限较长的申请，需报上级领导批准。审批通过后，在申请表上签署意见并注明借阅期限。3.借阅登记与交接档案管理人员按照审批意见，办理档案借阅登记手续，详细记录借阅人员的姓名、部门、借阅档案名称、数量、借阅时间、预计归还时间等信息。借阅人员与档案管理人员当面清点档案数量和完整性，办理交接手续，并在借阅登记表上签字确认。4.借阅期间管理借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。如因工作需要对档案进行复制，需另行填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并对复制件进行登记管理。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。5.归还验收借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保管状况，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。确认无误后，办理档案归还手续，在借阅登记表上注明归还时间，并由借阅人员签字确认。六、档案信息化管理中的保密措施（一）网络安全防护1.防火墙设置在公安档案管理网络与外部网络之间设置防火墙，阻挡外部非法网络访问，防止网络攻击和恶意软件入侵。2.入侵检测与防范安装入侵检测系统（IDS）或入侵防范系统（IPS），实时监测网络流量，及时发现并阻止异常流量和攻击行为。3.网络访问控制对档案管理网络内部的计算机终端进行严格的网络访问控制，根据人员的工作职责和权限，限制其对不同网络资源的访问，防止未经授权的网络访问。（二）数据加密1.存储加密对存储在电子设备中的公安档案数据进行加密处理，采用先进的加密算法，如AES等，确保数据在存储过程中的保密性。加密密钥应妥善保管，严格控制访问权限。2.传输加密在档案数据传输过程中，采用加密协议，如SSL/TLS等，对传输的数据进行加密，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。（三）用户认证与授权1.身份认证建立完善的用户身份认证机制，采用多种认证方式，如用户名/密码、数字证书、指纹识别、面部识别等，确保用户身份的真实性和可靠性。2.权限管理根据用户的工作职责和岗位需求，对其访问档案信息的权限进行严格管理。明确不同用户对各类档案的查阅、借阅、修改、删除等权限，做到权限最小化原则，并定期进行权限审核和清理。（四）数据备份与恢复1.备份策略制定制定科学合理的数据备份策略，根据档案数据的重要性、变化频率等因素，确定备份的时间间隔、备份方式和存储位置。备份方式可采用全量备份、增量备份等相结合的方式，确保数据的完整性。2.备份存储与管理将备份数据存储在安全可靠的异地存储设备中，并定期对备份数据进行检查和测试，确保备份数据的可用性和可恢复性。建立备份数据的管理制度，记录备份数据的生成、存储、使用等情况。3.恢复演练定期组织数据恢复演练，检验数据备份与恢复机制的有效性。在演练过程中，模拟各种可能的数据丢失场景，测试能否快速、准确地恢复档案数据，确保在实际发生数据丢失事件时，能够及时恢复数据，保障公安工作的正常开展。七、保密监督与检查（一）内部监督机制1.定期自查档案管理部门定期对公安档案保密工作进行自查，检查档案管理制度的执行情况、档案存储与保管状况、查阅与借阅登记等方面的工作，及时发现并纠正存在的问题。2.互查与抽查组织档案管理部门之间进行互查，相互学习借鉴保密工作经验，发现共性问题和薄弱环节，共同加以改进。同时，档案管理部门负责人不定期对本部门的保密工作进行抽查，确保各项保密措施落实到位。（二）外部监督与协作1.接受上级监督积极接受上级公安机关对档案保密工作的监督检查，及时汇报工作进展情况，认真落实上级提出的整改意见和要求。2.与相关部门协作加强与保密行政管理部门、国家安全机关等相关部门的协作配合，及时了解和掌握国家保密工作的最新要求和动态，共同做好公安档案保密工作。对于涉及跨部门、跨地区的档案保密问题，加强沟通协调，形成工作合力。（三）违规处理1.发现违规行为通过监督检查、群众举报等途径，发现违反公安档案保密制度的行为，及时进行调查核实。2.违规责任认定根据违规行为的性质、情节和造成的后果，认定相关责任人的责任。责任认定应依据事实和相关规定，做到客观、公正。3.处理措施对于违反档案保密制度的责任人，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。同时，对因违规行为导致档案信息泄露的，采取相应的补救措施，如及时通知相关部门、消除影响等，最大限度地减少损失。八、保密教育与培训（一）教育内容1.法律法规教育组织公安民警学习国家关于保密工作的法律法规，如《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》等，明确保密工作的法律责任和义务。2.公安业务保密知识教育结合公安工作实际，开展公安业务保密知识教育，如刑事侦查、治安管理、出入境管理等业务中的保密要点和注意事项，提高民警对公安业务中保密工作的认识和理解。3.保密技能培训进行档案管理系统操作技能、数据加密技术、网络安全防护等方面的保密技能培训，使民警掌握必要的保密技术手段，提高保密工作能力。（二）培训方式1.集中培训定期组织全体公安民警参加保密工作集中培训，邀请保密专家、法律专家等进行授课，系统讲解保密法律法规和业务知识。2.专题培训针对不同岗位的民警，开展专题保密培训，如档案管理人员的档案保密管理培训、涉密岗位人员的专项保密培训等，提高培训的针对性和实效性。3.在线学习利用公安内部网络平台，开设保密教育在线学习课程，民警可以自主安排时间进行学习，丰富学习方式，提高学习效果。同时，定期对在线学习情况进行考核，确保民警认真学习。（三）教育与培训计划制定1.年度计划档案管理部门每年制定公安档案保密教育与培训年度计划，明确培