档案统计报告制度

档案统计报告制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，全面、准确、及时地掌握档案工作情况，为公司决策提供科学依据，特制定本档案统计报告制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属单位的档案统计报告工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案统计数据应真实可靠，如实反映档案工作实际情况。2.准确性原则：统计数据要准确无误，确保统计结果的科学性和权威性。3.及时性原则：按照规定的时间及时报送档案统计报表，不得延误。4.完整性原则：全面涵盖档案工作的各个方面，保证统计内容的完整性。二、档案统计报告的内容（一）档案数量统计1.各类档案的年度新增数量，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。2.档案的累计数量，即从档案建立以来的总数。3.不同保管期限档案的数量分布情况。（二）档案利用情况统计1.档案查阅人次，按年度统计查阅档案的总人数。2.档案借阅次数，记录每年借阅档案的具体次数。3.档案利用效果反馈，如通过对查阅或借阅档案后的工作产生的积极影响进行评估统计。（三）档案整理情况统计1.年度档案整理的数量，包括已整理完成的档案数量和正在整理的进度情况。2.档案整理的质量评估，如是否符合相关标准和规范。（四）档案保管情况统计1.档案库房的面积、温湿度、安全设施等情况。2.档案载体的保管状况，如纸质档案的破损情况、电子档案的存储介质完好率等。（五）档案信息化建设情况统计1.档案数字化的数量和比例，已完成数字化的档案种类和数量。2.档案信息系统的使用情况，如登录次数、功能模块使用频率等。三、档案统计报告的流程（一）数据收集1.各部门档案管理人员负责本部门档案相关数据的收集工作，按照规定的统计项目和要求，定期对档案工作进行梳理和统计。2.收集的数据应包括原始记录、文件材料、统计报表等，确保数据来源的可靠性。（二）数据审核1.各部门将收集的数据进行初步审核，检查数据的准确性、完整性和逻辑性。2.公司档案管理部门对各部门上报的数据进行再次审核，发现问题及时反馈并要求更正。（三）报表编制1.根据审核后的准确数据，由公司档案管理部门统一编制档案统计报表。2.报表应按照规定的格式和内容进行填写，确保清晰、准确、规范。（四）报告撰写1.在编制报表的基础上，撰写档案统计报告，对档案工作情况进行综合分析和总结。2.报告内容应包括统计数据的总体情况、存在的问题及改进建议等。（五）报送审批1.档案统计报告和报表经档案管理部门负责人审核签字后，按时报送公司相关领导审批。2.领导审批通过后，按照规定的时间和渠道进行存档和分发。四、档案统计报告的时间要求（一）月度统计各部门应在每月[具体日期]前将上月档案工作统计数据报送至公司档案管理部门。（二）季度统计各部门应在每季度末[具体日期]前将本季度档案工作统计报表和报告报送至公司档案管理部门。（三）年度统计各部门应在每年[具体日期]前将本年度档案工作全面统计报表和详细报告报送至公司档案管理部门，公司档案管理部门汇总后形成公司年度档案统计报告，于次年[具体日期]前报送公司领导及相关部门。五、档案统计报告的审核与监督（一）审核机制1.公司档案管理部门负责对各部门报送的档案统计报告和报表进行审核，审核内容包括数据的准确性、完整性、逻辑性以及报告的质量等。2.审核人员应严格按照相关标准和规定进行审核，发现问题及时与报送部门沟通核实，并要求其限期整改。（二）监督措施1.公司建立档案统计报告工作监督机制，定期对各部门档案统计报告工作进行检查和评估。2.对于违反档案统计报告制度，未按时、准确报送统计数据的部门，将视情节轻重给予相应的处罚。六、档案统计报告的存档与利用（一）存档要求1.档案统计报告和报表应按照档案管理的相关规定进行分类、编号、装订，妥善存档保管。2.存档期限应符合国家法律法规和公司档案管理制度的要求，确保档案的长期保存和可查考性。（二）利用规定1.公司内部各部门因工作需要查阅档案统计报告的，应按照档案查阅的相关流程进行申请和登记。2.未经公司档案管理部门同意，不得擅自对外提供档案统计报告的相关信息。七、附则（一）解释权本制度由公司档