少年宫档案制度

少年宫档案制度一、总则（一）目的为加强少年宫档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于少年宫各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指少年宫在各项活动、教学、管理等工作中直接形成的，对少年宫和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则：档案工作在少年宫领导的统一领导下，实行分级管理，确保档案管理工作的有效开展。2.集中统一原则：各类档案由档案管理部门集中统一管理，避免分散保存造成的档案流失和管理混乱。3.完整准确原则：确保档案内容的完整性和准确性，如实反映少年宫各项工作的历史全貌。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用价值。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责少年宫档案的集中统一管理。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善少年宫档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管、统计少年宫各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编目、鉴定、销毁等工作，定期对档案进行清查和盘点。4.建立档案检索系统，编制档案检索工具，为档案的查阅利用提供便利。5.负责档案的借阅、查阅、利用等服务工作，按照规定办理档案借阅手续，确保档案的合理使用。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对各部门的档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案工作人员的业务素质。8.参与少年宫重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集、整理和保管工作，并定期向档案管理部门移交。2.在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时整理归档，确保档案的完整和准确。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，按照规定提供相关档案资料。4.接受档案管理部门的业务指导和监督检查，积极改进本部门的档案管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、群团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：包括行政事务、人事管理、财务管理、后勤保障等方面形成的文件材料。3.教学业务类：包括教学计划、教案、教材、学生成绩、教学研究等方面形成的文件材料。4.活动管理类：包括各类文艺活动、体育活动、科技活动等方面形成的文件材料，如活动方案、通知、节目单、照片、视频等。5.师资队伍建设类：包括教师培训、考核、职称评定等方面形成的文件材料。6.学生管理类：包括学生入学、转学、休学、毕业等学籍管理文件，以及学生综合素质评价、奖惩等方面形成的文件材料。7.场馆设施管理类：包括场馆建设、维护、使用等方面形成的文件材料。8.其他类：包括少年宫与外部单位合作、交流等方面形成的文件材料，以及具有保存价值的其他资料。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应真实、完整反映工作实际情况，字迹清晰，格式规范。3.对于电子文件，应确保其内容的完整性和可读性，并按照规定进行存储和备份。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。（四）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作、行政管理、教学业务、活动管理、师资队伍建设、学生管理、场馆设施管理、其他等八大类。每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.组卷：将具有密切联系的文件材料组合成卷，卷内文件应按照一定的顺序排列。3.编号：对每卷档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、密级等内容，以便快速检索档案。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等，定期对设备进行检查和维护。（三）档案上架档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位和序号。（四）库房管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。2.严格控制库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行定期鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.综合分析：结合少年宫的发展规划、工作重点和档案利用情况，对档案进行综合分析，确定档案的保管期限。（四）保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映少年宫主要职能活动和基本历史面貌的，对少年宫和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是在较长时间内对少年宫工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对少年宫工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案的题名、编号、日期、保管期限等内容。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报少年宫主管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销，确保档案销毁彻底。4.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告少年宫主管领导。六、档案的查阅与利用（一）查阅原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和保密规定，确保档案的安全和保密。2.本着方便利用、提高效率的原则，为查阅者提供优质服务。（二）查阅范围1.本少年宫工作人员因工作需要查阅档案的，可查阅与其工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅档案的，须持有单位介绍信，并经少年宫主管领导批准。3.涉及档案机密内容的查阅，须严格按照保密规定办理审批手续。（三）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。（四）利用方式1.提供档案原件查阅，满足查阅者对档案内容的直接需求。2.根据查阅者的需要，提供档案复印件、摘录等资料。3.对于重要档案或涉及较多人员的档案查阅，可采用集中查阅、预约查阅等方式，提高档案利用效率。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和少年宫领导报告档案工作情况。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.各部门应按照规定定期向档案管理部门移交