档案制度对教育

档案制度对教育一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教育、决策、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和工作情况。3.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、使用和传递，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订等。2.对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。3.按照规定的程序和方法，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量。4.为公司/组织各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用记录。5.参与公司/组织档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。6.对公司/组织各部门的档案工作进行指导和监督，提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、文件等。3.公司/组织员工的个人档案，包括入职材料、培训记录、考核结果、奖惩情况等。4.其他与公司/组织有关的具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的档案材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的材料。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为行政管理档案、业务管理档案、人事档案、财务档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.装订：将零散的档案材料进行装订，使其整齐、美观。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅。四、档案的保管（一）保管场所档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管设备1.档案架：用于存放档案，应根据档案的分类和编号进行排列。2.档案盒：用于存放档案材料，应标明档案的类别、编号、名称等信息。3.温湿度计：用于监测库房内的温度和湿度，确保档案的保管环境符合要求。4.灭火器：用于预防火灾，应定期检查和维护。5.防虫药品：用于防止虫害，应定期投放。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应短期保管，保管期限为15年以下。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。3.对电子档案应定期进行备份，确保数据的安全。4.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员不得擅自进入库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点和发展观点相结合、准确判定保管期限和价值的原则。（二）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门负责人以及相关业务人员组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保管期限和价值。2.分析比较法：对同类档案进行分析比较，确定其保管期限和价值。根据鉴定结果，编制档案鉴定报告，提出档案的存毁意见。（四）销毁程序1.对拟销毁的档案，应填写档案销毁清单，经档案鉴定小组审核后，报公司/组织领导批准。2.档案销毁清单应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.监销人员应在档案销毁清单上签字，并注明销毁日期。5.档案销毁后，应将档案销毁清单归档保存。六、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司/组织员工因个人需要查阅本人档案。3.外部单位因工作需要查阅公司/组织档案，应按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。2.借阅：对需要借出档案的利用者，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。3.复制：对利用者需要复制的档案，应按照规定收取复制费用，并进行登记。（三）利用要求1.利用者应遵守档案管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得将档案带出库房。3.借阅档案时，应妥善保管，不得转借他人，按时归还。4.复制档案时，应使用档案管理部门统一规定的复制设备和材料，确保复制质量。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司/组织档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数据录入：将纸质档案中的信息录入到档案信息管理系统中，建立电子档案数据库。2.档案数字化加工：对重要的纸质档案进行数字化扫描，形成电子图像，存储在档案信息管理系统中。3.档案信息管理系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案信息管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。4.安全防护体系建设：建立档案信息安全防护体系，确保档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对档案数据进行备份