经审档案制度

经审档案制度一、总则（一）目的为加强公司经审档案管理，确保经审档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥经审档案在公司经济审查工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各级经审部门在开展经济审查工作过程中形成的各类档案。（三）基本原则经审档案管理应遵循集中统一管理、真实完整、分类科学、便于利用的原则。二、经审档案的定义与分类（一）定义经审档案是指公司经审部门在对公司及所属单位的财务收支、经济活动、内部控制等进行审查监督过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（二）分类1.审计项目档案财务收支审计档案：包括审计通知书、审计工作底稿、审计证据、审计报告、被审计单位反馈意见及整改情况等相关资料。经济责任审计档案：除涵盖财务收支审计档案的内容外，还包括被审计人员述职报告、经济责任界定相关资料、审计结果报告等。专项审计调查档案：针对特定事项开展专项审计调查形成的档案，如对某项专项资金使用情况的审计调查，包括调查方案、调查记录、调查报告等。2.审计管理档案审计计划档案：年度审计工作计划、项目审计计划等相关文件。审计制度档案：公司经审工作相关的各项制度、规定、办法等。审计人员管理档案：审计人员基本信息、培训记录、考核评价等资料。审计工作统计档案：审计项目完成情况统计报表、审计成果统计分析等资料。三、经审档案的形成与收集（一）形成1.经审人员在实施审计项目过程中，应按照审计程序和要求，及时、准确地记录审计工作的全过程，形成各类审计工作记录和文件材料。2.审计过程中获取的各种证据，如会计凭证、报表、合同、文件等，应注明来源、日期，并由提供单位或个人签字盖章。（二）收集1.审计项目实施过程中，审计人员应负责及时收集各自工作环节产生的文件材料，并在审计项目结束后，按照档案管理要求进行整理、编目。2.审计项目负责人应督促审计人员按时完成文件材料的收集工作，并对收集的档案材料进行初步审核，确保其完整性和准确性。3.对于被审计单位提交的反馈意见及整改情况等资料，审计人员应及时跟踪收集，并纳入相应的审计项目档案。四、经审档案的整理（一）整理要求1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。（二）整理方法1.审计项目档案按照审计项目立卷，一个审计项目可根据需要分为综合类、证明类、审计报告类等若干卷。卷内文件材料应按照重要程度和时间顺序排列，一般结论性文件材料在前，证明性文件材料在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后。编写卷内文件目录，目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。2.审计管理档案按照文件材料的类别和时间顺序进行整理，同一类别的文件可集中装订成卷或册。对于年度审计工作计划、审计制度等重要文件，可单独成册，并编写目录。五、经审档案的编目（一）编目内容及要求1.编制案卷封面：案卷封面应包括全宗名称、类目名称、案卷题名、起止日期、保管期限、密级、档号等项目。全宗名称：填写公司全称。类目名称：按照经审档案分类填写相应类别。案卷题名：应准确概括卷内文件的主要内容，一般由审计项目名称、审计内容等组成。起止日期：填写审计项目实施的起止时间。保管期限：根据档案的重要程度和保存价值确定保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。密级：根据文件内容确定密级，分为绝密、机密、秘密。档号：按照档案编号规则编制档号，档号应具有唯一性。2.编制卷内文件目录：卷内文件目录应按照整理要求填写各项目，字迹应工整、清晰。3.编制备考表：备考表应置于卷尾，主要内容包括本卷情况说明、整理人、检查人、日期等。本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：填写负责本卷整理的人员姓名。检查人：填写对本卷整理情况进行检查的人员姓名。日期：填写整理、检查完成的日期。（二）编号规则1.档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号：采用公司统一规定的全宗编号。目录号：根据经审档案分类，按年度编制目录号，如20XX年审计项目档案目录号为XX。案卷号：按照审计项目立卷顺序依次编号，如001、002等。2.编号应采用阿拉伯数字，书写规范、清晰，便于识别和查找。六、经审档案的装订（一）装订要求1.归档文件应采用线装或缝纫机轧边等方式进行装订，确保整齐牢固，便于保管和利用。2.装订时应去除文件上的金属物，对纸张较大的文件应折叠整齐，使其大小与A4纸一致。3.卷内文件应按照编目顺序排列，逐页编号，页号编写在有文字正面的右上角，背面的左上角。（二）装订方法1.对于纸张较少的文件，可采用三孔一线装订，即在文件左侧距边缘15mm处打三个孔，孔距70mm，用线绳穿连并打结固定。2.对于纸张较多的文件，可采用缝纫机轧边装订，将文件左侧对齐，用缝纫机轧边固定。七、经审档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管涉及公司重大经济决策、重要经济事项的审计档案。对公司经济活动产生重大影响的审计项目档案。反映公司经济活动全貌、具有长期历史价值的审计档案。2.长期保管公司年度财务收支审计、经济责任审计等常规审计项目档案，保管期限为[X]年。对公司重要部门、重要岗位的专项审计档案，保管期限为[X]年。3.短期保管一般性专项审计调查档案，保管期限为[X]年。审计过程中形成的临时性文件材料，保管期限为[X]年。（二）保管设施与环境1.公司应设立专门的经审档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案的安全保管。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在[适宜温度范围]，相对湿度控制在[适宜湿度范围]。3.档案架（柜）应排列整齐，编号清晰，便于查找和存取档案。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对经审档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。八、经审档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅经审档案。2.公司外部有关部门依法依规查阅经审档案。3.因审计工作需要，经审人员查阅相关审计档案。（二）利用手续1.公司内部人员查阅经审档案，需填写《经审档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，报经审部门负责人审批。2.公司外部人员查阅经审档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《经审档案查阅申请表》，经公司分管领导审批后，由经审部门安排专人陪同查阅。3.经审人员查阅本人参与审计项目的档案，需填写《经审档案查阅申请表》（注明项目名称），经经审部门负责人审批。（三）利用方式1.查阅经审档案应在指定的档案查阅室进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。九、经审档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司应定期对经审档案进行鉴定，由经审部门会同档案管理部门组成鉴定小组，对保管期满的档案进行审查。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁1.对确无保存价值的档案，经鉴定小组审核，报经公司分管领导批准后，予以销毁。