部门档案移交制度

部门档案移交制度一、总则（一）目的为了加强公司部门档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，规范档案移交工作流程，根据国家有关法律法规以及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门之间档案的移交管理工作，包括但不限于文件、合同、报表、记录等各类档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交工作必须严格遵守国家法律法规以及公司相关规定，确保档案管理工作合法合规。2.完整准确原则：移交的档案应保持其完整性和准确性，不得擅自篡改、遗漏或销毁档案内容。3.及时高效原则：各部门应按照规定的时间和程序及时完成档案移交工作，提高工作效率，避免延误。4.责任明确原则：明确档案移交过程中各部门的职责和权限，确保责任落实到人。二、档案移交的范围与分类（一）移交范围1.公司各部门在日常工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等。2.各类合同、协议、契约等经济业务档案。3.项目文档，包括项目规划、实施方案、进度报告、验收文件等。4.人事档案，如员工入职资料、培训记录、考核档案、离职手续等。5.财务档案，涵盖会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.其他与公司业务相关的重要档案资料。（二）档案分类1.行政档案：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.业务档案：依据公司不同业务板块进行分类，如销售业务档案、采购业务档案、生产业务档案等。3.财务档案：按照会计核算的类别进行划分，如总账档案、明细账档案、税务档案等。4.人事档案：可分为员工基本信息档案、薪酬福利档案、培训发展档案、绩效考核档案等。三、档案移交的流程（一）移交准备1.整理档案：移交部门在档案移交前，应按照档案分类标准对档案进行全面整理，确保档案资料齐全、完整，编号清晰，目录准确。同时，对破损、褪色的档案进行修复或复制，保证档案的可读性。2.编制清单：根据整理好的档案，编制详细的档案移交清单。清单应包括档案名称、编号、日期、数量、保管期限等信息，并一式两份，移交部门和接收部门各执一份。3.审核档案：移交部门负责人对准备移交的档案进行审核，确保档案内容真实、准确、完整，符合移交要求。审核通过后，在档案移交清单上签字确认。（二）移交申请1.移交部门填写《档案移交申请表》，详细说明移交档案的名称、数量、保管期限、移交原因等信息，并提交给档案管理部门。2.《档案移交申请表》应经移交部门负责人签字批准，并加盖部门公章。（三）接收审核1.档案管理部门收到《档案移交申请表》后，对移交申请进行审核。审核内容包括移交档案是否属于移交范围、移交清单是否准确完整、移交手续是否齐全等。2.如审核通过，档案管理部门安排专人接收档案，并与移交部门办理交接手续。交接过程中，双方应按照档案移交清单逐一核对档案，确保档案数量和内容无误。（四）签字确认1.档案交接完成后，移交部门和接收部门的经办人员在档案移交清单上签字确认。签字确认应注明交接日期，以明确责任。2.档案管理部门对接收的档案进行登记，建立档案管理台账，记录档案的名称、编号、移交部门、接收日期、保管期限等信息，以便于查询和管理。（五）特殊情况处理1.对于重要或紧急的档案移交，可根据实际情况优先办理移交手续，但必须确保档案的准确性和完整性。2.如在档案移交过程中发现档案存在缺失、损坏或其他问题，移交部门应及时查找原因并进行补充或修复，待问题解决后再办理移交手续。3.对于涉及公司商业秘密、知识产权等敏感信息的档案，移交部门应按照公司相关保密规定进行处理，确保信息安全。接收部门在接收后，也应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。四、档案移交的时间要求（一）定期移交1.公司各部门应按照规定的时间定期向档案管理部门移交档案。一般情况下，月度档案应在次月上旬移交，季度档案应在季度结束后15个工作日内移交，年度档案应在次年3月底前移交。2.具体的定期移交时间安排由档案管理部门根据公司实际情况另行通知。（二）即时移交1.当部门工作任务完成、项目结束或其他特殊情况发生时，相关部门应即时将形成的档案资料移交至档案管理部门。2.即时移交的档案应在任务完成或情况发生后的5个工作日内办理移交手续，确保档案的及时归档和妥善保管。五、档案移交的责任与监督（一）移交部门责任1.负责本部门档案的整理、分类、编号、编目等基础工作，确保档案质量符合要求。2.按照规定的时间和程序向档案管理部门移交档案，提供真实、准确、完整的数据和信息。3.在档案移交过程中，对档案资料的完整性和准确性负责。如因移交部门原因导致档案缺失、损坏或其他问题，移交部门应承担相应的责任，并负责采取措施进行弥补或纠正。（二）接收部门责任1.档案管理部门负责接收各部门移交的档案，对接收的档案进行审核、登记、保管和利用。2.按照档案管理的相关规定，对档案进行科学分类、妥善保管，确保档案的安全和完整。3.为公司各部门提供档案查询、借阅等服务，严格遵守档案利用制度，保障档案的合理使用。（三）监督与检查1.公司设立档案管理监督小组，由公司领导、档案管理部门负责人以及相关部门代表组成。监督小组负责对档案移交制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查，确保制度的有效落实。2.档案管理监督小组应重点检查档案移交的及时性、完整性、准确性以及手续的合规性等方面。对于发现的问题，及时督促相关部门进行整改，并跟踪整改情况。3.各部门应积极配合档案管理监督小组的工作，如实提供档案管理相关资料和信息，不得隐瞒或虚报情况。六、档案保管期限与销毁（一）保管期限确定1.档案管理部门应根据国家有关规定以及公司实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、定期两种，定期保管期限一般分为3年、5年、10年、15年、20年等。2.对于涉及公司重大决策、重要资产、核心业务等具有长期保存价值的档案，应确定为永久保管；对于一般性业务档案，根据其重要程度和实际需要确定相应的定期保管期限。（二）到期档案销毁1.档案保管期限届满后，由档案管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》应经档案管理部门负责人审核签字，并报公司分管领导批准。3.档案销毁申请批准后，档案管理部门会同相关部门组成档案销毁小组，对拟销毁的档案进行现场销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等，并由销毁小组成员签字确认。4.严禁擅自销毁未达到保管期限的档案。如因特殊原因需要提前销毁档案，必须按照规定的审批程序进行申请，经批准后方可实施。七、档案利用与保密（一）档案利用1.公司各部门因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、目的、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。2.《档案查阅申请表》提交给档案管理部门后，档案管理部门根据申请内容进行审核，如审核通过，安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、查阅目的、归还日期等信息。3.档案查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。复印或摘录的档案资料应妥善保管，不得随意传播或用于其他非工作目的。（二）档案保密1.公司全体员工应严格遵守档案保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等敏感档案资料予以保密，不得泄露给任何无关人员。2.档案管理部门应采取必要的保密措施，如设置专门的档案室、配备安全防护设备、对档案管理人员进行保密培训等，确保档案信息的安全。3.在档案移交、查阅、利用等过程中，涉及保密档案的工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。如因违反保密制度导致公司利益受损，将依法追究相关人员的责任。八、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未涵盖的情况或对制度条款有疑问时，由档案管理部门根据实际情况进行研