防疫档案制度

防疫档案制度一、总则（一）目的为有效应对突发公共卫生事件，规范公司/组织防疫档案管理，确保防疫工作的全面记录、可追溯性以及信息的有效利用，保障公司/组织的正常运营和员工的健康安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门、分支机构及全体员工在防疫期间的相关活动记录与档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：防疫档案应如实记录防疫工作中的各项活动、措施及相关信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖防疫工作的各个方面，包括人员信息、防疫物资管理、疫情监测、防控措施执行等，保证档案资料的全面性。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案的收集、整理、归档和保管，确保档案管理工作的规范化。4.保密性原则：对涉及个人隐私、敏感信息的防疫档案严格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原则：便于对防疫工作的全过程进行追溯，为疫情防控决策、应急处置及后续评估提供有力支持。二、防疫档案的分类与内容（一）人员档案1.员工基本信息包括姓名、性别、年龄、部门、岗位、联系方式等。如有外籍员工，需额外记录国籍、护照号码等信息。2.健康状况记录每日体温监测记录，包括测量时间、体温数值。健康码、行程码状态记录，注明是否为绿码、行程轨迹等。疫苗接种情况，记录接种时间、疫苗种类、接种剂次等。患病及康复记录，详细记录患病时间、症状、诊断结果、治疗过程及康复情况。3.防疫培训与教育记录参加防疫培训的时间、内容、培训讲师等信息。个人学习防疫知识的笔记、心得等相关资料。4.防疫工作参与记录在公司/组织内承担的防疫工作任务，如防疫志愿者服务、防疫物资发放等。参与防疫工作的时间、地点、工作内容及成果等。（二）防疫物资档案1.物资采购档案采购计划，包括采购物资的种类、数量、预计采购时间等。采购合同，记录与供应商签订的采购合同条款，如物资规格、价格、交货期等。采购发票及付款凭证，作为物资采购支出的证明。2.物资入库档案入库清单，详细记录物资的名称、规格、数量、批次、入库时间、供应商等信息。质量检验报告，对采购的防疫物资进行质量检验的报告，确保物资符合相关标准。3.物资库存管理档案库存台账，实时记录物资的出入库情况，包括日期、出入库数量、结存数量等。库存盘点记录，定期对防疫物资进行盘点，记录盘点时间、实际库存数量、盘盈盘亏情况及原因分析。4.物资发放档案发放记录，记录物资发放的时间、部门、人员、物资种类及数量等信息。领用申请表及审批记录，员工领用防疫物资时填写的申请表及相关审批流程记录。（三）疫情监测档案1.日常监测记录公司/组织内每日的人员出勤情况，包括缺勤人员名单及原因。对办公区域、公共区域等环境的清洁消毒记录，包括消毒时间、消毒人员、消毒方法及使用的消毒剂种类等。通风换气记录，记录每日通风次数、通风时间等。2.异常情况报告与处理记录员工出现发热、咳嗽、乏力等疑似症状的报告记录，包括报告时间、报告人、患者基本信息及症状描述。对疑似病例的应急处置记录，如隔离措施的实施时间、地点、接触人员排查情况、后续的诊断及治疗跟进等。疫情相关的舆情监测记录，关注公司/组织内外关于疫情的舆论动态，记录监测时间、舆情内容、处理措施等。（四）防控措施档案1.防控方案与预案公司/组织制定的防疫总体方案，明确防疫工作的目标、原则、组织架构、职责分工及总体防控措施。针对不同场景（如办公场所、会议活动、出差等）的专项防控预案，包括应急处置流程、人员疏散方案等。2.防控措施执行记录员工佩戴口罩、保持社交距离等个人防护措施的落实情况记录。公司/组织内举办会议、活动的防疫措施执行记录，如参会人员健康筛查、场地消毒、通风要求等。对来访人员的管控记录，包括来访人员登记、体温检测、健康码查验等。（五）防疫工作会议与活动档案1.会议档案防疫工作会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、讨论内容及决议事项等。会议纪要，对会议主要内容进行提炼总结，明确工作任务、责任人和时间节点。2.活动档案防疫宣传活动记录，如宣传海报制作、宣传资料发放、线上线下宣传活动开展情况等。防疫演练活动记录，包括演练时间、地点、演练内容、参与人员、演练效果评估等。三、防疫档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门指定专人负责防疫档案的收集工作，确保档案资料的及时、准确收集。2.收集的档案资料应真实、完整，不得遗漏重要信息。3.对电子文档，应确保其原始性和完整性，不得随意修改或删除。（二）整理方法1.按照防疫档案的分类，对收集到的资料进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.对纸质档案，应进行装订、编页，确保档案的整齐、规范。4.对电子档案，应按照统一的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构进行存储，便于快速检索。四、防疫档案的归档与保管（一）归档要求1.整理后的防疫档案应及时归档，归档时间不得超过资料形成后的[X]个工作日。2.归档时应填写档案归档清单，注明档案名称、编号、归档日期、保管期限等信息。（二）保管期限1.人员档案、防疫物资档案、疫情监测档案、防控措施档案等涉及防疫工作全过程的档案，保管期限为自防疫工作结束后[X]年。2.防疫工作会议与活动档案，保管期限为自会议或活动结束后[X]年。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。3.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。五、防疫档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅防疫档案的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密信息的防疫档案，查阅申请人需经公司/组织高层领导审批后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅申请人提交查阅申请表。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合查阅权限的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员应在指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出或复制、拍照、传播档案内容。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，并在查阅记录上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅防疫档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅申请人提交借阅申请表。2.档案管理部门对借阅申请表进行审核，符合借阅权限的，办理借阅手续，向借阅人员发放档案，并做好借阅记录。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏档案内容。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。六、防疫档案的销毁（一）销毁条件1.防疫档案保管期限届满，且无需继续保存的。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法继续使用的。3.经公司/组织高层领导批准，认为无需保存的其他防疫档案。（二）销毁流程1.档案管理部门提出防疫档案销毁申请，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.公司/组织高层领导对销毁申请进行审批。3.审批通过后，档案管理部门安排专人负责档案销毁工作，销毁过程应进行