安监局档案制度

安监局档案制度一、总则（一）目的为加强安监局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在安全生产监管工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安监局机关各科室、直属事业单位在履行职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：安监局档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映安全生产监管工作的全过程，保证档案内容的真实性和完整性。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率，为安全生产监管决策提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局主要领导为组长，各分管领导为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。领导小组负责审定档案工作计划、规章制度，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）办公室办公室作为安监局档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织实施。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案管理工作台账，定期对档案管理工作进行检查、总结和评估。4.负责档案信息资源的开发利用，为安全生产监管工作提供档案资料服务。5.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（三）档案管理人员档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉安全生产监管业务，负责档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.按照档案管理工作流程，认真做好档案的收集、整理、归档等工作，确保档案质量。2.负责档案的保管、统计工作，定期对档案进行清查、核对，保证档案的安全和完整。3.积极为档案利用者提供服务，及时、准确地查找和提供所需档案资料。4.严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密，防止档案失泄密事件的发生。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与安全生产监管工作有关的文件、指示、通知等。2.本局制定的安全生产监管政策、法规、制度、规划、计划、总结、报告等文件材料。3.本局召开的各类会议形成的会议文件、记录、纪要等。4.本局开展安全生产监督检查、执法监察、事故调查处理等工作中形成的文件材料，包括检查记录、执法文书、事故报告、调查笔录、处理决定等。5.本局工作人员在履行职责过程中形成的个人工作档案，如工作计划、总结、调研报告、培训记录等。6.本局与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。7.反映本局工作活动的照片、音像、电子文件等资料。8.其他与安全生产监管工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，符合档案管理要求。3.对重要文件材料应进行备份，确保档案的安全性。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类。年度划分以文件形成的自然年度为准；机构（问题）按照本局内部机构设置或工作职能进行分类；保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，编号应体现分类层次，便于查找和管理。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持文件的整齐、牢固。（五）编目按照档案整理结果，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录信息准确、完整。四、档案的归档与保管（一）归档时间各科室应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档完毕，移交局办公室。（二）归档程序1.各科室档案整理人员对收集的文件材料进行初步整理，填写档案移交清单，一式两份，一份留存科室，一份随档案移交局办公室。2.局办公室档案管理人员对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和整理质量，对不符合要求的档案退回原科室重新整理。3.审核通过后，档案管理人员将档案按照分类编号顺序上架存放，并在档案管理系统中录入档案信息。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.建立档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。4.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，并严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息安全。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案库房查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助，按照利用者的需求查找、提取档案资料。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等内容，经科室负责人签字、局办公室负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理人员可提供档案复印件。复制档案应经档案管理人员核对无误后，加盖档案管理专用章。（三）利用登记对档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、复制档案内容等。（四）归还要求借阅的档案应按时归还，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅者的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、档案管理人员及相关业务科室人员组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准根据国家有关档案保管期限的规定，结合安全生产监管工作实际，对档案进行鉴定。鉴定档案价值时，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判定档案的保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步筛选，提出拟销毁档案清单。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的存毁，并签署鉴定意见。3.对确定销毁的档案，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名日期、保管期限、密级等内容。（四）销毁实施档案销毁清册经局领导审批后，由档案管理人员会同相关人员在指定地点进行销毁。销毁过程应进行现场监督，并在销毁清册上签字确认。销毁电子档案应采取技术手段确保数据彻底删除。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、内容摘要等。2.档案检索：提供多种检索方式，如按关键词、题名、日期、保管期限等进行检索，方便快捷地查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全，只有授权人员才能访问和操作相关档案。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.备份存储：定期对档案数据进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。（三）电子档案管理1.电子档