档案值班制度

档案值班制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的安全与完整，规范档案值班工作流程，特制定本制度。本制度旨在明确档案值班人员的职责、工作内容及要求，保障公司档案管理工作的正常运转，为公司各项业务提供有力的档案支持。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案管理与值班工作的部门及人员。包括但不限于档案管理部门、各业务部门的兼职档案员以及参与档案值班的工作人员。（三）基本原则1.安全保密原则：档案值班人员应严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案在值班期间不发生丢失、损坏、泄密等情况。2.规范操作原则：明确档案值班工作流程，严格按照规定的程序进行档案的接收、整理、保管、查阅等操作，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.及时高效原则：值班人员应及时处理档案相关事务，对各类档案问题做出快速响应，提高档案服务效率，满足公司业务对档案的需求。二、值班人员职责（一）档案接收与登记1.负责接收各类档案资料，包括纸质档案、电子档案等。对接收的档案进行认真核对，确保档案数量准确、内容完整、载体完好。2.按照规定的格式和要求，对接收的档案进行详细登记。登记内容包括档案名称、来源、日期、数量、保管期限等信息，确保登记信息准确无误。（二）档案整理与分类1.根据公司档案分类方案，对接收的档案进行整理和分类。将档案按照不同的类别、年度、保管期限等进行有序排列，便于查找和管理。2.对纸质档案进行编目、装订等工作，确保档案的整齐规范。同时，对电子档案进行分类存储，建立清晰的电子档案目录体系，方便快速检索。（三）档案保管与维护1.负责档案库房的日常管理，确保库房环境符合档案保管要求。保持库房清洁卫生、通风良好、温度湿度适宜，定期对库房设备进行检查和维护，确保档案存储安全。2.对档案进行定期盘点，核对档案数量与登记信息是否一致。发现档案缺失、损坏等问题及时报告，并采取相应的处理措施。3.做好档案的防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等工作。配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护，确保其正常运行。（四）档案查阅与利用服务1.按照公司档案查阅制度，为公司内部人员提供档案查阅服务。严格审查查阅申请，确保查阅目的合法合规。2.在查阅现场监督查阅人员的行为，防止档案被涂改、损坏、抽取等。查阅完毕后，及时收回档案，检查档案是否完好无损。3.根据业务部门的需求，提供档案复制、借阅等服务。按照规定办理相关手续，对复制件和借阅档案进行登记和跟踪管理，确保按时归还。（五）突发事件处理1.制定档案应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处理流程。2.值班期间如遇突发事件，应立即启动应急预案，采取有效措施保护档案安全。及时向上级领导报告事件情况，并配合相关部门进行调查和处理。（六）值班记录与报告1.认真做好值班记录，详细记录值班期间档案的接收、整理、查阅、利用等情况。记录内容应真实、准确、完整，字迹清晰。2.每日值班结束后，对值班情况进行总结分析，及时发现问题并提出改进建议。每周向档案管理部门负责人提交值班周报，每月提交值班月报，汇报档案值班工作的整体情况。三、值班工作流程（一）值班准备1.提前了解当天的档案接收计划，准备好相应的接收工具和登记表格。2.检查档案库房的环境条件，包括温湿度、通风、照明等设备是否正常运行。3.确保查阅设备和系统正常，准备好档案查阅所需的资料和工具。（二）档案接收1.接收档案时，与档案移交人员进行当面清点，核对档案数量、名称、内容等信息。2.在接收清单上签字确认，注明接收时间和接收人。3.将接收的档案及时带回档案库房，按照登记要求进行详细登记。（三）档案整理1.根据档案分类方案，对接收的档案进行初步分类。2.对纸质档案进行编目、装订等整理工作，同时将电子档案按照分类要求进行存储和命名。3.在整理过程中，对发现的问题档案及时进行处理，如补充缺失材料、修复损坏档案等。（四）档案保管1.将整理好的档案按照类别、年度、保管期限等顺序上架存放。2.定期对档案进行盘点，确保档案数量准确、存放位置正确。3.做好档案库房的日常清洁和维护工作，保持库房整洁有序。（五）档案查阅1.受理档案查阅申请，审查查阅目的和查阅范围是否符合规定。2.按照查阅制度要求，办理查阅手续，填写查阅登记表。3.在查阅现场为查阅人员提供必要的协助，监督查阅过程，确保档案安全。4.查阅完毕后，收回档案，检查档案是否完好，确认无误后在查阅登记表上签字注销。（六）档案利用服务1.根据业务部门的需求，提供档案复制、借阅等服务。2.按照规定办理复制、借阅手续，收取相应的费用（如有）。3.对复制件和借阅档案进行跟踪管理，提醒借阅人员按时归还。（七）突发事件处理流程1.突发事件发生时，值班人员应立即采取以下措施：火灾：迅速拨打火警电话，组织人员疏散档案，使用灭火器等消防器材进行初期灭火。水灾：关闭水源，转移档案至安全区域，对受水浸的档案进行抢救和处理。盗窃：保护现场，立即报警，并向上级领导报告。2.及时向上级领导报告事件情况，提供事件的初步信息和处理进展。3.配合相关部门进行调查和处理，协助做好损失评估和档案恢复等工作。4.事件处理完毕后，对事件进行总结分析，完善应急预案和防范措施。（八）值班结束1.对当天的档案值班工作进行全面检查，确保档案整理有序、保管安全、查阅利用工作规范。2.整理值班记录和相关资料，妥善保管。3.关闭档案库房的门窗、电源、设备等，确保库房安全。四、值班时间与排班（一）值班时间档案值班实行[具体值班时间段]值班制度，确保公司档案管理工作在工作日期间的正常运转。值班人员应严格按照规定的值班时间到岗，不得擅自离岗。（二）排班方式1.档案管理部门根据公司实际情况和档案管理工作量，制定年度值班排班表。排班表应涵盖所有值班人员，明确每人的值班日期和班次。2.排班应遵循公平、合理、均衡的原则，充分考虑值班人员的工作负荷和个人情况。如有特殊情况需要调整值班安排，应提前向档案管理部门负责人申请，并经批准后方可进行。3.定期对值班排班表进行更新，确保其准确性和有效性。五、培训与考核（一）培训1.档案管理部门应定期组织档案值班人员进行业务培训，提高值班人员的专业素质和业务能力。2.培训内容包括档案管理基础知识、档案值班工作流程、档案安全保密规定、突发事件应急处理等方面。3.培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，确保培训效果。4.鼓励值班人员参加外部档案管理培训课程和学术交流活动，拓宽知识面，提升业务水平。（二）考核1.建立档案值班人员考核制度，对值班人员的工作表现进行定期考核。2.考核内容包括值班工作质量、工作效率、遵守制度情况、突发事件处理能力等方面。3.考核方式采用自评、互评、上级评价相结合的方式，确保考核结果客观公正。4.根据考核结果，对表现优秀的值班人员进行表彰和奖励，对不称职的值班人员进行批评教育或调整岗位。六、奖惩规定（一）奖励1.在档案值班工作中表现突出，如及时发现并妥善处理档案安全隐患、为公司提供重要档案支持等，给予相应的奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升机会等，以激励值班人员积极履行职责，提高工作质量。（二）惩罚1.违反档案值班制度，如擅自离岗、泄露档案机密、工作失误导致档案损坏或丢失等，视情节轻重给予相应的惩罚。2.惩罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等，以严肃纪律，确保档案值班工作的规范执行。七、附则（一）解释权