档案安全保管责任制度

PAGE档案安全保管责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案的安全保管，确保档案的完整性、准确性和保密性，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的安全管理工作。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.预防为主原则：强化档案安全意识，建立健全各项安全防范机制，提前预防各类安全隐患。3.责任明确原则：明确各部门及人员在档案安全保管中的职责，做到责任到人。4.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案安全保管责任制度及相关操作规程。2.统筹规划公司档案库房建设，确保库房设施符合安全保管要求。3.组织开展档案安全检查、评估和整改工作，及时消除安全隐患。4.负责档案管理人员的业务培训，提高其安全管理意识和业务水平。5.指导和监督各部门的档案安全保管工作，协调解决档案安全管理中的问题。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案安全保管制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、归档、编目等工作，确保档案质量。3.做好档案库房的日常管理工作，包括温湿度控制、防火、防盗、防虫、防潮、防尘等措施的落实。4.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、存放有序。5.负责档案的借阅、归还登记工作，严格按照规定办理借阅手续，防止档案丢失或泄露。6.协助做好档案数字化工作，确保电子档案的安全存储和有效利用。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理部门。2.明确本部门档案安全管理责任人，负责督促本部门员工遵守档案安全保管制度。3.配合档案管理部门做好档案安全检查、评估等工作，对发现的问题及时整改。4.在档案利用过程中，严格按照规定办理借阅手续，不得擅自复制、转借档案。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项经营活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、合同、协议等。2.上级主管部门下发的与公司相关的文件、通知、规定等。3.公司内部会议记录、纪要、报告、工作计划、总结等。4.员工个人在工作中形成的重要文件、成果等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对具有时效性的档案材料，应在规定时间内完成收集和归档。（三）整理规范1.按照档案的形成规律和特点，对收集的档案材料进行分类、编号、编目等整理工作。2.分类应科学合理，便于查找和利用，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等。3.编号应连续、唯一，编目应准确、清晰，包括档案名称、编号、日期、保管期限等信息。四、档案归档与移交（一）归档流程1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行初步审核，确保档案质量符合要求。2.将审核后的档案按照规定的时间和要求移交至公司档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案进行再次审核，办理接收手续，并将档案入库保管。（二）移交要求1.移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案名称、数量、日期等信息，并由双方签字确认。2.档案移交清单一式两份，双方各执一份，作为档案交接的凭证。3.对电子档案，应确保数据的完整性和可读性，并按照规定的格式和存储方式进行移交。五、档案库房管理（一）库房选址与建设1.档案库房应选择在地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和污染源的地方。2.库房的建筑结构应符合安全要求，具备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等功能。3.库房内应设置专门的档案架、柜，用于存放档案，档案架、柜应排列整齐，便于查找和管理。（二）库房环境管理1.定期对库房的温湿度进行监测和调控，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。3.做好库房的通风换气工作，确保空气流通，防止有害气体积聚。（三）安全防护措施1.安装防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等设施设备，如火灾自动报警系统、监控系统、防虫药品、防潮材料、防尘网、防鼠板等。2.配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.对库房的门窗、通风口等进行防护，防止外部人员进入和有害生物侵入。六（此处序号有误，应为六）、档案借阅与利用（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.涉及公司机密的档案，借阅人应经公司分管领导批准，并严格按照保密规定进行使用。3.外单位人员因工作需要查阅公司档案的，应持单位介绍信，经公司档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照等。（二）借阅手续1.借阅人应在档案借阅申请表上详细填写借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。2.档案管理人员根据借阅申请表，对借阅档案进行核对和登记，并向借阅人发放档案。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。七（此处序号有误，应为七）、档案保密管理（一）保密制度1.建立健全档案保密制度，明确档案保密范围、保密措施和保密责任。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要档案，应采取严格的保密措施，如加密存储、限制访问等。3.加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识和业务水平，防止档案泄露。（二）保密措施1.对档案库房、办公场所等进行安全保密管理，设置门禁系统、监控系统等，防止无关人员进入。2.在档案整理、归档、保管、利用等过程中，严格遵守保密规定，不得在非保密场所谈论档案内容。3.对电子档案，应采取加密、备份等措施，确保数据安全。八、档案安全检查与评估（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案库房、档案设施设备等进行安全检查，每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次专项检查。2.检查内容包括档案的存放情况、库房环境、设施设备运行状况、安全防护措施落实情况等。3.对检查中发现的问题，应及时记录并进行整改，确保档案安全。（二）不定期抽查1.公司领导或相关部门可根据工作需要，对档案安全保管情况进行不定期抽查。2.抽查内容包括档案管理制度执行情况、档案借阅利用情况、档案保密措施落实情况等。3.对抽查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。（三）安全评估1.档案管理部门应定期对公司档案安全保管工作进行评估，每年至少进行一次全面评估。2.评估内容包括档案安全管理制度的完善性、执行情况、档案设施设备的运行状况、档案安全防护措施的有效性等。3.根据评估结果，总结经验教训，及时调整和完善档案安全保管措施，不断提高档案安全管理水平。九、档案应急处置（一）应急预案制定1.档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置流程、应急资源保障等内容。2.应急预案应定期进行演练和修订，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急处置措施1.发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，防止事故扩大。2.对受损档案，应及时进行抢救和修复，尽量减少损失。3.及时向上级主管部门报告事故情况，并配合相关部门进行调查处理。（三）事后恢复与总结1.事故处置结束后，应及时对档案进行恢复和整理，确保档案的完整性和准确性。2.对事故原因进行深入分析，总结经验教训，完善档案安全管理制度和应急处置措施。十、责任追究（一）责任界定1.因违反档案安全保管制度，导致档案损坏、丢失、泄露等安全事故的，应追究相关责任人的责任。2.责任界定应根据事故的性质、情节、后果等因素，确定直接责任人和间接责任人。（二）追究方式1.对责任人员的追究方式包括批评教育、警告、记