执法档案管理制度细则

PAGE执法档案管理制度细则一、总则（一）目的为加强公司执法档案管理，规范执法行为，提高执法水平，确保执法工作合法、公正、公开，依据相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度细则。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及执法工作的部门及人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规及行业标准，确保执法档案的建立、管理和使用合法合规。2.真实准确原则：执法档案应如实记录执法过程和结果，保证档案信息的真实性和准确性。3.完整规范原则：全面收集执法活动相关资料，做到档案内容完整、格式规范、分类有序。4.安全保密原则：加强执法档案的安全管理，防止档案信息泄露，确保档案的保密性和安全性。二、执法档案的分类与内容（一）行政处罚档案1.立案审批表：记录案件来源、立案依据、当事人基本情况等立案信息。2.行政处罚决定书：详细记载违法事实、处罚依据、处罚种类和幅度等内容。3.调查取证材料：包括询问笔录、现场检查笔录、证据清单、鉴定报告等，证明当事人违法事实的相关材料。4.案件讨论记录：记录案件讨论过程，包括案件性质、处罚意见等内容。5.送达回执：证明行政处罚决定书已送达当事人的凭证。6.执行情况记录：记录当事人履行处罚决定的情况，如罚款缴纳凭证、整改情况报告等。（二）行政许可档案1.行政许可申请书：申请人提交的申请材料，包括申请书格式文本、证明文件等。2.受理通知书：记录行政许可申请的受理时间、受理编号等信息。3.审查意见：包括对申请材料的审查情况、实地核查记录、专家评审意见等。4.行政许可决定书：明确许可事项、许可依据、许可期限等内容。5.许可证件：颁发给申请人的行政许可证件副本。6.变更、延续、注销等相关材料：记录行政许可变更、延续、注销等手续办理过程中的相关文件。（三）行政强制档案1.行政强制措施审批表：记录实施行政强制措施的理由、依据、期限等审批信息。2.行政强制措施决定书：详细记载实施行政强制措施的种类、对象、范围及期限等内容。3.查封、扣押清单：记录被查封、扣押财物的名称、数量、规格等信息。4.现场笔录：记录行政强制措施实施现场的情况。5.解除行政强制措施决定书：记录行政强制措施解除的时间、原因等信息。（四）执法监督档案1.内部监督检查记录：包括上级部门对执法工作的检查记录、公司内部执法监督机构的检查记录等。2.投诉举报处理记录：记录对执法工作的投诉举报内容、处理过程及结果。3.执法过错责任追究记录：对执法人员过错行为进行责任追究的相关材料。（五）其他执法档案与执法工作相关的其他重要文件、资料，如执法培训记录、执法工作总结、执法案例分析等。三、执法档案的建立与收集（一）建立要求1.执法人员在执法活动开始前，应明确该执法活动可能产生的档案资料，并按照本制度细则的要求进行记录和收集。2.档案资料应使用统一格式的纸张、表格和文书，确保字迹清晰、内容完整。3.执法档案应一案一档，不得将不同案件的材料混合归档。（二）收集职责1.执法人员负责在执法过程中及时收集、整理与执法活动相关的各类资料，并确保资料的真实性和完整性。2.在案件调查终结后，执法人员应将整理好的档案资料移交本部门档案管理人员进行初步审核。3.部门档案管理人员负责对移交的档案资料进行审核，检查资料是否齐全、规范，对不符合要求的资料及时反馈给执法人员进行补充或修正。（三）收集时间1.行政处罚档案：在行政处罚决定作出后[X]个工作日内完成收集整理，并移交档案管理部门。2.行政许可档案：在行政许可决定作出后[X]个工作日内完成收集整理，并移交档案管理部门。3.行政强制档案：在行政强制措施实施或解除后[X]个工作日内完成收集整理，并移交档案管理部门。4.执法监督档案：在监督检查活动结束或投诉举报处理完毕后[X]个工作日内完成收集整理，并移交档案管理部门。四、执法档案的整理与归档（一）整理要求1.档案管理人员对收集到的执法档案资料进行分类整理，按照档案类别和时间顺序排列。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。3.去除档案资料中的金属物，对破损或褪色的资料进行修复或复制。4.对档案资料中的纸张进行折叠或裁剪，使其规格统一，便于装订。（二）归档流程1.档案管理人员按照档案分类，将整理好的档案资料分别装入档案盒，并在档案盒封面注明档案类别、年度、起止日期等信息。2.在档案盒内放置档案目录，目录应详细列出档案盒内每份档案资料的名称、编号、页码等信息。3.将档案盒存放在档案柜中，按照档案类别和时间顺序进行排列，便于查找和管理。五、执法档案的保管与借阅（一）保管要求1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保执法档案的安全保管。2.档案管理人员应定期对执法档案进行检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。3.对电子执法档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护，确保数据的完整性和可用性。（二）保管期限1.行政处罚档案：一般保管期限为[X]年，涉及重大案件或特殊情况的，保管期限为[X]年。2.行政许可档案：保管期限为自许可事项办结之日起[X]年。3.行政强制档案：保管期限为自行政强制措施解除之日起[X]年。4.执法监督档案：保管期限为自监督检查活动结束或投诉举报处理完毕之日起[X]年。5.其他执法档案：根据实际情况确定保管期限，但不得少于[X]年。（三）借阅规定1.因工作需要查阅执法档案的，须填写《执法档案借阅申请表》，注明借阅理由、借阅档案名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门借阅。2.档案管理人员应对借阅申请进行审核，对符合借阅条件的，办理借阅登记手续，明确借阅期限和归还时间。3.借阅人员应在规定期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料，不得转借他人，确保档案的安全和完整。5.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的执法档案，严格按照保密规定进行管理，未经批准，不得对外提供查阅。六、执法档案的利用与统计（一）利用方式1.为执法工作提供参考：执法人员在办理新的案件时，可以查阅以往类似案件的档案资料，借鉴经验，提高执法水平。2.开展执法培训：通过分析典型执法案例，为执法培训提供素材，增强执法人员的业务能力。3.接受外部监督检查：在接受上级部门、司法机关或其他相关部门的监督检查时，按照要求提供执法档案资料，证明执法工作的合法性和规范性。（二）统计工作1.档案管理人员应定期对执法档案的收、管、用情况进行统计，填写《执法档案统计报表》。2.统计内容包括档案的类别、数量、新增档案数量、借阅情况、销毁情况等。3.《执法档案统计报表》应于每年[X]月底前报送公司执法部门负责人和档案管理部门负责人，为公司执法工作决策提供数据支持。七、执法档案的销毁（一）销毁条件1.执法档案保管期满，且无继续保存价值的，可以按照本制度规定进行销毁。2.因不可抗力等特殊原因导致档案损坏、遗失，无法继续保存的，经公司档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，可以进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理人员提出销毁意见，填写《执法档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.所在部门负责人对销毁申请进行审核，签署意见后报公司档案管理部门负责人审批。3.公司档案管理部门负责人审核同意后，报公司分管领导批准。4.经批准后，档案管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性。5.对确