物业档案如何管理制度

PAGE物业档案如何管理制度一、总则（一）目的物业档案管理是物业管理工作的重要组成部分，为规范物业档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在物业管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有物业管理区域内形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则物业档案管理遵循集中统一管理、真实准确、完整安全、方便利用的原则。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理物业各类档案，包括但不限于业主档案、物业合同档案、工程维修档案、设备设施档案、日常管理档案等。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、统计等工作。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理，确保档案安全。（二）各部门职责1.负责本部门在物业管理活动中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作。3.按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的日常管理和利用。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识和技能。2.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.负责档案的具体收集、整理、保管、利用等工作，及时完成档案管理部门交办的各项任务。4.保守档案机密，维护档案安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.业主档案：包括业主基本信息、房屋产权资料、入住资料、装修资料、缴费记录、维修记录、投诉处理记录等。2.物业合同档案：包括物业服务合同、租赁合同、委托管理合同、各类专项服务合同等。3.工程维修档案：包括工程建设资料、设备设施档案、维修计划、维修记录、验收报告等。4.设备设施档案：包括设备设施清单、技术资料、运行记录、维护保养记录、维修档案等。5.日常管理档案：包括工作计划、工作总结、会议纪要、通知公告、检查记录、应急预案等。6.其他与物业管理相关的文件材料，如荣誉证书、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的格式规范、存储安全。（三）整理原则1.文件材料应按照形成规律和特点进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.遵循一事一卷、一卷多件的原则，对文件材料进行装订、编页、编目等整理工作。3.分类应科学合理，便于查找和利用，一般可按照年度、问题、保管期限等进行分类。（四）整理方法1.分类：根据档案的性质和内容，将档案分为业主档案、物业合同档案、工程维修档案、设备设施档案、日常管理档案等大类，每大类下再根据具体情况进行细分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。编号可采用年度+类别+流水号的方式。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录清晰、准确。4.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，然后按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.业主档案：按照业主姓名或房号进行分类，每个业主的档案作为一个独立的类别。2.物业合同档案：按照合同类型进行分类，如物业服务合同、租赁合同、委托管理合同等。3.工程维修档案：按照工程维修项目进行分类，如房屋维修、设备设施维修等。4.设备设施档案：按照设备设施名称进行分类，如电梯、消防设备、给排水设备等。5.日常管理档案：按照文件内容和性质进行分类，如工作计划、工作总结、会议纪要等。（二）编号规则1.档案编号由年度、类别代码、流水号组成，中间用“”隔开。2.年度：采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类标准，用两位字母表示各类档案的类别，如“YZ”表示业主档案，“WT”表示物业合同档案等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，如“0001”“0002”等。例如：2023年形成的第5份业主档案，其编号为“2023YZ0005”。五、档案保管（一）保管期限1.物业档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：涉及物业产权、重大决策、重要合同、历史沿革等具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，主要包括工程建设资料、设备设施档案、重要的维修记录等。4.短期保管的档案：保管期限为1年至15年的档案，如一般性的工作计划、工作总结、会议纪要等。（二）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，按照编号顺序排列上架，便于查找和管理。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，确保数据安全。4.对照片、音像资料等特殊载体档案，应根据其特点进行妥善保管，如照片应冲印或扫描保存，音像资料应定期转录，防止数据丢失。（三）保管期限的鉴定与调整1.档案管理部门应定期对档案进行保管期限的鉴定，一般每五年进行一次全面鉴定。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.根据档案的实际价值和利用情况，对保管期限进行调整，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.业主因查询本人相关档案资料提出申请。3.有关部门因工作需要依法查阅、借阅档案。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、用途、期限等，经部门负责人签字同意后交档案管理部门。2.业主查阅本人档案资料，应携带有效身份证件，填写《业主档案查阅申请表》，经物业管理处核实身份后，由档案管理部门提供查阅服务。3.外部单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》,经公司领导批准后，由档案管理部门办理查阅或借阅手续。（三）利用要求1.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。2.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应提前办理续借手续。3.查阅、借阅档案应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。4.对涉及机密的档案，查阅、借阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。七、档案的统计与移交（一）统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。3.统计报表应定期报送公司领导和相关部门，为公司决策提供依据。（二）移交1.物业项目结束后，物业管理处应将项目期间形成的各类档案整理成册，移交公司档案管理部门统一保管。2.移交档案时，应填写《档案移交清单》，注明档案名称、数量、类别、保管期限等内容，双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对和验收，确保档案的完整、准确。八、档案安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应加强档案安全管理，建立健全安全管理制度，落实安全责任。2.档案库房应配备必要的安全设施设备，如消防器材、防盗报警装置、温湿度控制设备等，并定期进行检查和维护。3.严格执行档案出入库登记制度，对档案的借阅、归还等情况进行详细记录，确保档案的流向清晰、可查。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故的发生。（二）保密管理1.档案管理人员应严格遵守保密制度，保守档案机密，不得泄露档案内容。