销售档案管理制度范本

PAGE销售档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司销售档案管理，确保销售业务的规范化、系统化，维护公司商业机密，提高销售工作效率和决策科学性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司销售部门及与销售业务相关的其他部门，包括但不限于市场部、客服部等。（三）定义1.销售档案：指公司在销售活动过程中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、记录等，包括客户信息、销售合同、销售计划、市场调研报告、销售数据分析等。2.档案管理人员：指负责销售档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等工作的人员。二、档案管理职责（一）销售部门职责1.负责销售档案的形成、收集和初步整理工作。销售人员应在业务发生时及时将相关文件、资料提交给档案管理人员。2.配合档案管理人员做好销售档案的归档、保管、查阅等工作。3.对涉及本部门的销售档案的真实性、完整性负责。（二）档案管理人员职责1.制定销售档案管理工作计划，明确档案管理的目标、任务和工作流程。2.负责销售档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作。3.建立健全销售档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、标准化。4.负责销售档案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，保证档案的安全与完整。5.按照规定的程序和要求，为公司内部人员提供销售档案的查阅、借阅服务，并做好登记工作。6.定期对销售档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。7.根据公司规定，做好销售档案的销毁工作，确保档案销毁过程的合规性。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.客户信息档案：包括客户基本资料（如名称、地址、联系人、联系方式等）、客户需求分析、客户信用评估、客户交易记录等。2.销售合同档案：包括销售合同文本、合同审批表、合同变更记录、合同执行情况跟踪记录等。3.销售计划档案：包括年度销售计划、季度销售计划、月度销售计划、专项销售计划等。4.市场调研报告档案：包括市场调研方案、调研问卷、调研数据统计分析报告、竞争对手分析报告等。5.销售数据分析档案：包括销售业绩报表、销售趋势分析报告、销售区域分析报告、产品销售分析报告等。6.销售活动档案：包括促销活动方案、促销活动执行记录、广告宣传资料、参展参会资料等。7.客户投诉与处理档案：包括客户投诉记录、投诉处理过程及结果记录等。8.其他与销售业务相关的档案：如销售团队建设资料、销售人员培训记录等。（二）收集要求1.及时性：销售人员应在业务完成或事件发生后的规定时间内，将相关档案资料提交给档案管理人员。对于紧急或重要的档案资料，应优先收集。2.完整性：档案资料应齐全完整，包括相关的文件、表格、图表、数据、签字等，确保能够全面反映销售业务的实际情况。3.准确性：档案资料中的信息应真实准确，不得有虚假、错误或误导性内容。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容、时间等因素进行分类。可分为客户档案类、销售合同类、销售计划类、市场调研类、销售数据分析类、销售活动类、客户投诉类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、扩展性原则。例如，客户档案编号可采用“K+年份+流水号”的形式，销售合同编号可采用“HT+年份+流水号”的形式。3.装订：对零散的档案资料进行装订，使其整齐规范。装订时应注意保持资料的顺序和完整性，避免损坏或丢失。4.编目：编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应定期更新，确保与实际档案情况相符。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.审核通过后，按照分类编号原则，将档案归入相应的档案柜或存储设备中，并在档案目录中登记。3.建立电子档案库，将纸质档案的电子版本进行存储和管理。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照电子档案管理规定进行分类、编号和备份。（二）保管期限1.客户信息档案：长期保管，直至客户与公司业务关系终止后[X]年。2.销售合同档案：长期保管，直至合同履行完毕后[X]年。3.销售计划档案：保存[X]年。4.市场调研报告档案：保存[X]年。5.销售数据分析档案：保存[X]年。6.销售活动档案：保存[X]年。7.客户投诉与处理档案：保存[X]年。8.其他与销售业务相关的档案：根据实际情况确定保管期限，但不得少于[X]年。（三）保管方式1.纸质档案：采用专门的档案柜进行存放，档案柜应保持清洁、干燥、通风良好。同时，应按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案：采用服务器存储和磁盘备份相结合的方式，定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。同时，应设置防火墙、杀毒软件等安全防护措施，防止电子档案数据丢失、损坏或被非法篡改。（四）档案安全管理1.档案管理人员应严格遵守档案安全管理制度，不得擅自将档案带出档案保管场所。2.加强对档案保管场所的安全防范措施，安装必要的监控设备、防盗报警装置等，确保档案的安全。3.定期对档案进行检查，发现档案有损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行修复或处理。4.严格控制档案的查阅、借阅权限，防止档案信息泄露。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅销售档案的，应填写《销售档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，并经所在部门负责人审批。2.档案管理人员根据审批后的申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在《销售档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅人员应在档案管理人员指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《销售档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅销售档案的，应填写《销售档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号、预计归还日期等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批。2.档案管理人员根据审批后的申请表，为借阅人员办理借阅手续，收取押金（如有需要），并在《销售档案借阅登记表》上记录借阅时间、借阅人员、档案名称、编号、预计归还日期等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、传播档案内容。如需复印档案资料，应另行填写《销售档案复印申请表》，经档案管理部门负责人审批后，由档案管理人员统一复印。4.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。如逾期未还，档案管理人员应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。（三）特殊情况处理1.涉及公司商业机密或敏感信息的销售档案，查阅和借阅应严格按照公司保密制度的规定执行，经公司高层领导审批后方可进行。2.外部单位或个人因工作需要查阅或借阅公司销售档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司总经理批准。档案管理人员应在严格监督下提供查阅或借阅服务，并做好相关记录。六、档案的统计与分析（一）统计内容1.档案数量统计：定期统计各类销售档案的数量，包括新增档案数量和累计档案数量。2.档案利用情况统计：统计档案的查阅、借阅次数，分析档案的利用频率和需求情况。3.档案保管期限统计：统计各类档案的保管期限分布情况，为档案的销毁工作提供依据。（二）分析方法1.趋势分析：通过对档案数量、利用情况等数据的长期跟踪，分析销售档案管理工作的发展趋势，为制定档案管理策略提供参考。2.相关性分析：分析不同类型档案之间的相关性，如销售合同与销售业绩、客户信息与销售活动等，为销售业务决策提供支持。3.成本效益分析：评估档案管理工作的成本与效益，包括档案收集、整理、保管、查阅等环节的费用，以及档案信息对销售业务的促进作用，优化档案管理资源配置。（三）统计与分析报告1.档案管理人员应定期（每月/每季度）对销售档案的统计与分析结果进行整理，形成统计与分析报告。2.统计与分析报告应包括数据图表、分析结论、改进建议等内容，以直观、清晰的方式呈现销售档案管理工作的现状和问题。3.统计与分析报告应提交给销售部门负责人和公司管理层，为公司决策提供数据支持和参考依据。七、档案的销毁（一）销毁条件1.超过保管期限且确无保存价值的销售档案。2.因保管不善导致档案损坏、变质，无法修复且无利用价值的。3.公司决定不再需要的重复或冗余的销售档案。（二）销毁程序1.档案管理人员定期对到期或需要销毁的销售档案进行清查、核对，编制《销售档案销毁清单》，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.《销售档案销毁清单》经销售部门负责人和档案管理部门负责人审核后，报公司总经理批准。3.批准后的《销售档案销毁清单》一式两份，一份由档案管理人员留存，作为销毁档案的依据；一份交公司财务部门备案。4.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应由档案管理人员和至少一名监销人员在场监督，并在《销售档案销毁记录》上签字确认。（三）销毁记录1.档案管理人员应建立《销售档案销毁记