公司档案收集工作制度

PAGE公司档案收集工作制度总则目的为加强公司档案收集工作，确保档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、积累和移交过程中的管理活动。基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集公司在经营管理、生产活动等过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.及时性原则：档案形成后应及时收集，避免延误和散失。档案收集范围行政管理类档案1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、组织机构代码证等。2.公司内部管理制度、规定、办法等文件。3.公司会议记录、纪要、决议等材料。4.公司发文、收文、签报等文件资料。5.公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动等相关材料。6.公司财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。7.公司审计档案，包括审计报告、审计底稿等。8.公司法律事务档案，包括合同、协议、诉讼文件等。业务经营类档案1.市场调研、分析报告等资料。2.销售合同、订单、客户资料等。3.采购合同、供应商资料等。4.生产计划、工艺文件、质量检验报告等。5.产品研发资料，包括项目立项、设计图纸、实验数据等。6.售后服务记录、客户投诉处理文件等。项目建设类档案1.项目立项文件，包括可行性研究报告、项目批复等。2.项目设计文件，包括初步设计、施工图设计等。3.项目招投标文件，包括招标文件、投标文件等。4.项目施工过程中的各类文件，如施工组织设计、工程变更记录等。5.项目竣工验收文件，包括验收报告、竣工图纸等。其他类档案1.公司荣誉证书、奖状、奖杯等相关材料。2.公司对外宣传资料，如宣传册、宣传片等。3.公司与外部单位的合作协议、备忘录等文件。4.公司员工培训记录、学习资料等。档案收集职责分工档案管理部门职责1.制定和完善公司档案收集工作制度，并组织实施。2.负责对各部门档案收集工作进行指导、监督和检查。3.集中统一管理公司各类档案，对收集到的档案进行整理、分类、编目和存储。4.定期对公司档案进行清查和盘点，确保档案的安全与完整。各部门职责1.负责本部门各类档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责档案收集工作。2.按照公司档案收集范围和要求，及时将本部门形成的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案收集工作，提供必要的支持和配合。员工职责1.严格遵守公司档案管理制度，在工作中及时形成和积累各类档案。2.将个人在工作中形成的属于公司档案范围的文件材料，按照规定及时移交至所在部门的档案管理人员。档案收集流程档案形成与积累1.各部门及员工在工作过程中应按照档案收集范围，及时形成和积累各类档案。档案形成后，应确保其内容真实、完整、准确，并进行初步整理。2.对于重要文件和资料，应进行备份，以防丢失或损坏。档案移交1.各部门档案管理人员应定期对本部门形成的档案进行整理，编制档案移交清单。2.档案移交清单应包括档案名称、数量、形成时间、保管期限等详细信息。3.档案管理人员应在规定的时间内，将整理好的档案移交至公司档案管理部门。移交时，双方应办理交接手续，在档案移交清单上签字确认。档案审核与接收1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案收集范围和质量要求进行审核。2.对于不符合要求的档案，档案管理部门应及时通知移交部门进行补充或修正。3.审核通过的档案，档案管理部门应办理接收手续，并按照档案管理的相关规定进行整理、分类、编目和存储。档案收集时间要求定期收集1.各部门应每月定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门。具体移交时间为每月的[X]日。2.档案管理部门应在收到各部门移交档案后的[X]个工作日内完成审核与接收工作。不定期收集1.在公司重大活动、项目结束、重要文件形成等情况下，相关部门应及时将形成的档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门应根据实际情况，及时安排人员对移交的档案进行审核与接收。档案收集质量要求内容完整档案应包含文件的正文、附件、批示、签批等相关内容，确保反映公司活动的全貌。格式规范档案文件应采用统一的格式，如字体、字号、排版等，保证档案的规范性和美观性。签字盖章齐全涉及公司内部审批、对外签订合同等文件，应确保签字盖章手续完备。字迹清晰档案文件的字迹应清晰可辨，不得使用褪色、模糊或易损坏的书写材料。档案收集的监督与考核监督检查1.档案管理部门应定期对各部门档案收集工作进行监督检查，检查内容包括档案收集范围的执行情况、档案移交的及时性和完整性、档案质量等。2.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时向相关部门发出整改通知，并跟踪整改情况。考核评价1.公司将档案收集工作纳入各部门绩效考核体系，对档案收集工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对于档案收集工作不力，导致档案缺失、延误或质量不符合要求的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。档案的整理与分类整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。分类方法1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类。2.机构分类法：结合公司内部机构设置，按照部门进行分类。3.问题分类法：根据文件内容所反映的问题进行分类。整理步骤1.装订：将纸张规格不一致、破损的文件进行修整和装订。2.编页号：对每一份文件进行编号，确保页码的连续性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标注相关信息。档案的保管与保护保管场所1.公司应设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。保管期限1.公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，以及涉及公司权益和重大利益的文件等。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括公司经营管理活动中的重要文件和资料。4.短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的文件和资料。保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。3.采用先进的档案存储技术和设备，如电子存储、缩微存储等，提高档案保管的安全性和便捷性。档案的利用与借阅利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和有效利用。2.档案利用应优先满足公司内部工作需要，为公司决策、管理、业务开展等提供支持。利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可到档案管理部门查阅档案。查阅时，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案的复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、档案名称、数量等信息。档案的鉴定与销毁鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、实事求是、宽严结合的原则。2.鉴定工作应确保档案的留存价值，避免过度鉴定或鉴定失误。鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。2.档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等因素，对档案进行综合评估。2.对于已到保管期限且确无保存价值的档案，经档案鉴定工作小组审核批准后，予以销毁。销毁程序1.档案管理部门应编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清单经档案鉴定工作小组组长签字确认后，报公司分管领导批准。3.档案销毁应在档案管理部门指定的地点进行，由档案管理人员和监