会计档案制度四个统一

PAGE会计档案制度四个统一一、总则（一）制定目的为了加强公司会计档案管理，确保会计档案的真实性、完整性、安全性和可查阅性，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的会计档案管理工作。（三）定义与原则1.会计档案定义：会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.管理原则：遵循统一领导、分级管理原则，实行会计档案管理的四个统一，即统一制度标准、统一分类编号、统一保管方式、统一查阅利用，确保会计档案管理工作规范有序。二、会计档案的内容及分类（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单等各类经济业务发生时取得或填制的凭证。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制，记录经济业务的会计分录和摘要等。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿。3.日记账，如现金日记账、银行存款日记账等，序时记录现金和银行存款收支业务。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度财务报告，反映月度财务状况和经营成果。2.季度财务报告，提供季度财务综合信息。3.半年度财务报告，对上半年财务情况进行总结。4.年度财务报告，全面反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，核对银行存款日记账与银行对账单差异的调节记录。2.银行对账单，银行提供的公司账户资金收支明细。3.纳税申报表，记录公司纳税申报情况。4.会计档案移交清册，记录会计档案移交过程和内容。5.会计档案保管清册，详细登记会计档案保管情况。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁的具体信息。7.其他应当保存的会计核算专业资料，如财务分析报告、审计报告等相关资料。三、会计档案的统一制度标准（一）档案收集制度1.各部门应按照会计核算要求，及时将本部门发生的经济业务相关的原始凭证等资料传递给财务部门。2.财务部门会计人员在办理会计核算业务过程中，应认真审核各类凭证，确保其真实、合法、完整，并按照规定及时整理、装订成册。3.对于电子会计资料，应按照规定的格式和存储要求进行收集和保存，确保数据的准确性和完整性。（二）档案整理制度1.会计凭证应按照编号顺序，连同所附的原始凭证一起加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在封签处签名或盖章。2.会计账簿应在年度终了后，按照账簿启用顺序整理立卷，编制页码，加具封面、封底，装订成册。3.财务会计报告应按照月份、季度、半年度、年度分别整理，编写目录，装订成册，并加盖单位公章。4.其他会计资料应根据其性质和类别进行分类整理，分别编号，编制目录。（三）档案保管制度1.设立专门的会计档案保管库（室），配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施设备，确保会计档案的安全保管。2.会计档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和调阅。3.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并定期进行备份，异地存放，防止数据丢失。4.会计档案保管期限应严格按照国家规定执行，定期对到期档案进行鉴定和处置。（四）档案查阅制度1.公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案保管部门查阅。2.外部单位查阅会计档案，应持有单位介绍信，经公司财务负责人批准后，由档案保管人员陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅会计档案时，严禁在档案上涂画、拆封和抽换，查阅完毕后应及时归还。（五）档案销毁制度1.会计档案保管期满，需要销毁时，由档案保管部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。2.公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应由档案保管部门、财务部门和审计部门共同派人监销。4.监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司负责人。四、会计档案的统一分类编号（一）编号原则1.唯一性原则，每个会计档案编号在全公司范围内是唯一的，避免重复和混淆。2.系统性原则，编号应体现会计档案的分类体系，便于分类管理和查找。3.扩展性原则，考虑到未来会计档案数量的增加和分类的细化，编号应具有一定的扩展性。（二）分类编号方法1.会计凭证类：以“KZ”表示会计凭证，按照年度和月份顺序编号，如“KZ20XX0X”，其中“20XX”表示年份，“0X”表示月份。2.会计账簿类：以“ZB”表示会计账簿，总账编号为“ZB01”，明细账根据科目类别依次编号，如“ZB021”表示资产类明细账中的现金明细账，日记账编号为“ZB03”，其他辅助性账簿按照类别分别编号。3.财务会计报告类：以“BG”表示财务会计报告，月度报告编号为“BG010X”，季度报告编号为“BG020X”，半年度报告编号为“BG03”，年度报告编号为“BG04”，其中“0X”表示相应的报告期数。4.其他会计资料类：以“QT”表示其他会计资料，按照资料类别分别编号，如银行存款余额调节表编号为“QT01”，银行对账单编号为“QT02”等。（三）编号示例1.2023年3月份的会计凭证编号为“KZ202303”。2.资产类明细账中的应收账款明细账编号为“ZB022”。3.2023年第二季度财务报告编号为“BG022”。4.2023年银行存款余额调节表编号为“QT012023”。五、会计档案的统一保管方式（一）纸质档案保管1.纸质会计档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应坚固耐用，有锁具保护。2.按照档案类别和编号顺序排列存放，每个档案柜应标明存放档案的类别和范围。3.定期对纸质档案进行检查，查看是否有受潮、发霉、虫蛀等情况，如有问题及时采取措施处理。（二）电子档案保管1.电子会计档案应存储在符合安全标准的服务器或存储设备上，服务器应具备防火墙、入侵检测等安全防护措施。2.采用磁盘阵列等方式进行数据冗余存储，防止数据丢失。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在异地存储介质上，如磁带或光盘，并异地存放。4.建立电子档案的访问权限控制机制，只有经过授权的人员才能访问电子会计档案。（三）保管期限规定1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。3.月度、季度财务会计报告保管期限为10年，半年度、年度财务会计报告永久保管。其他会计资料按照相关规定确定保管期限。六、会计档案的统一查阅利用（一）内部查阅流程1.公司内部人员因工作需要查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容和查阅时间等。2.《会计档案查阅申请表》经所在部门负责人审核批准后，提交给档案保管部门。3.档案保管部门根据申请表内容，安排专人陪同查阅，并提供必要的查阅场所和设备。4.查阅人员应在规定的时间和范围内进行查阅，不得擅自将会计档案带出查阅场所，不得在档案上进行任何标记或损坏。5.查阅完毕后，查阅人员应在《会计档案查阅登记表》上签字确认，档案保管人员对归还的会计档案进行核对和整理。（二）外部查阅流程1.外部单位因审计、税务检查等工作需要查阅公司会计档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围和查阅时间等。2.介绍信经公司财务负责人批准后，提交给档案保管部门。3.档案保管部门安排专人负责接待外部查阅人员，查阅过程中应全程陪同，并对查阅情况进行记录。4.外部查阅人员查阅会计档案时，应遵守公司的相关规定，不得擅自复制、拍照或传播会计档案内容。如需复制部分档案内容，应经公司财务负责人批准，并按照规定办理相关手续。5.查阅完毕后，外部查阅人员应在《会计档案查阅登记表》上签字确认，档案保管人员对查阅情况进行总结和报告。（三）查阅记录与跟踪1.每次会计档案查阅都应进行详细记录，包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，记录