腾冲市档案馆查阅制度

PAGE腾冲市档案馆查阅制度一、总则（一）目的为了规范腾冲市档案馆档案查阅工作，保障档案信息的合理利用，维护档案的真实性、完整性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本馆实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于腾冲市档案馆对各类档案的查阅活动，包括单位和个人因工作需要、学术研究、历史考证等原因申请查阅档案的情况。（三）基本原则1.依法依规原则档案查阅工作严格遵循国家法律法规和本馆制定的各项规章制度，确保查阅活动合法合规。2.安全保密原则在档案查阅过程中，要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。同时，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息严格保密。3.服务利用原则以服务社会、满足利用者需求为宗旨，简化查阅手续，提高查阅效率，为利用者提供优质、便捷的档案查阅服务。二、查阅主体与权限（一）单位查阅1.党政机关党政机关因履行职能需要查阅本馆相关档案的，应出具单位介绍信，明确查阅目的、范围和内容。经档案馆审核同意后，可以查阅与工作相关的档案资料。2.企事业单位企事业单位因开展业务、进行经济活动、处理法律事务等需要查阅档案的，需提交单位证明和查阅申请，注明查阅事项和用途。档案馆根据档案的性质和保密要求，决定是否提供查阅，并限定查阅范围。3.社会组织社会组织因开展活动、进行研究等需要查阅档案的，应提供相关证明材料，说明查阅的必要性和具体内容。档案馆按照规定进行审核，符合条件的予以批准查阅。（二）个人查阅1.本馆工作人员本馆工作人员因工作需要查阅档案的，应填写内部查阅申请表，经部门负责人审批后，在指定地点查阅。查阅过程中应严格遵守档案管理规定，不得擅自将档案带出查阅场所。2.公民个人公民个人因学术研究、历史考证、个人权益维护等原因申请查阅档案的，需提交本人有效身份证件和查阅申请，详细说明查阅目的和内容。档案馆对查阅申请进行审核，对于涉及个人隐私、历史敏感等特殊情况的档案，需经相关部门或机构同意后方可查阅。三、查阅流程（一）申请1.单位申请单位查阅档案时，应提前向腾冲市档案馆提交查阅申请。申请内容包括单位名称、联系人、联系电话、查阅目的、查阅范围和查阅时间等信息，并加盖单位公章。2.个人申请个人查阅档案时，需填写查阅申请表，提供本人有效身份证件号码、联系方式、查阅目的、查阅内容等详细信息。申请表可通过档案馆网站下载、现场领取或邮寄等方式获取。（二）审核1.初审档案馆收到查阅申请后，由档案管理人员对申请内容进行初步审核。审核内容包括申请主体资格、查阅目的合理性、查阅范围与申请事项的关联性等。对于不符合要求的申请，及时通知申请人补充或修改相关信息。2.审批初审通过后，查阅申请提交至档案馆负责人进行审批。负责人根据档案的性质、保密级别、利用需求等因素，综合判断是否批准查阅申请，并确定查阅的具体范围和方式。对于涉及重要档案或敏感信息的查阅申请，需报上级主管部门或相关领导审批。（三）查阅安排1.预约经审批同意的查阅申请，档案馆工作人员与申请人协商确定查阅时间和地点，并进行预约登记。工作人员应提前做好查阅准备工作，确保查阅场所、设备和相关档案资料准备就绪。2.查阅指导在申请人查阅档案前，档案馆工作人员应向其介绍查阅场所的使用规定、档案查阅的注意事项和安全保密要求等。同时，根据申请人的查阅需求，提供必要的查阅指导和帮助，协助其准确、高效地获取所需档案信息。（四）查阅实施1.现场查阅申请人按照预约时间到达查阅场所后，在工作人员的陪同下进行档案查阅。查阅过程中，申请人应遵守查阅场所的秩序，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印、拍照或摘录档案内容，应按照档案馆的规定办理相关手续。2.远程查阅对于部分不宜现场查阅的档案，经档案馆同意，申请人可通过远程查阅的方式获取档案信息。远程查阅应采用安全可靠的技术手段，确保档案信息的传输安全和查阅过程的可追溯性。档案馆工作人员应在远程查阅过程中进行实时监督和指导，保障查阅活动的顺利进行。（五）归还与登记1.归还查阅结束后，申请人应及时将查阅的档案资料归还档案馆工作人员。工作人员对归还的档案进行认真核对，确保档案数量准确、内容完整、无损坏或丢失情况。2.登记档案馆工作人员对查阅活动进行详细登记，记录查阅申请人信息、查阅时间、查阅档案名称和数量、查阅内容摘要、复印或拍照情况等。登记信息应妥善保存，以备日后查询和统计分析。四、查阅范围与限制（一）查阅范围腾冲市档案馆馆藏档案涵盖了政治、经济、文化、社会等各个领域，包括文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案、实物档案等多种类型。具体查阅范围根据档案的开放期限、保密级别和利用需求确定，一般包括已开放的档案和符合规定可以提供利用的未开放档案。（二）查阅限制1.保密档案涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，按照国家相关保密法律法规的规定进行管理，限制查阅范围和查阅对象。未经批准，任何单位和个人不得查阅、泄露此类档案信息。2.未开放档案未到开放期限的档案，原则上不予查阅。如因特殊原因需要查阅未开放档案的，须经档案形成单位或相关部门同意，并按照规定履行审批手续。3.特殊档案对于一些珍贵、稀缺或具有特殊保存价值的档案，档案馆根据实际情况限制查阅方式和范围，如采用缩微复制、数字化副本提供利用等方式，以确保档案原件的安全和完整。五、档案利用方式（一）原件查阅对于符合查阅条件的档案，利用者可以直接查阅档案原件。在查阅过程中，档案馆工作人员应提供必要的协助和指导，确保利用者能够正确理解和获取档案信息。（二）复印与摘录利用者如需复印或摘录档案内容，应向档案馆提出申请。档案馆根据档案的性质和保密要求，决定是否允许复印或摘录，并限定复印或摘录的范围和数量。复印或摘录的档案资料应加盖档案馆印章，以证明其真实性和有效性。（三）拍照与录像在不违反档案安全保密规定的前提下，利用者可以对部分档案进行拍照或录像。拍照或录像应在档案馆工作人员的监督下进行，不得使用闪光灯、便携式照明设备或其他可能对档案造成损害的拍摄工具。拍摄的照片和录像资料仅供利用者个人使用，不得用于商业目的或公开传播。（四）出具证明利用者根据档案查阅结果需要档案馆出具档案证明的，档案馆应按照规定进行审核和办理手续。档案证明应客观、准确地反映档案内容，加盖档案馆印章，并注明出具日期和有效期限。六、安全与保密管理（一）安全管理1.查阅场所安全档案馆应确保查阅场所的安全设施齐全、有效，如配备防火、防盗、防潮、防虫等设备。查阅场所应保持整洁、通风良好，严禁在查阅场所吸烟、使用明火或存放易燃、易爆物品。2.档案资料安全查看更多内容请前往：腾冲市档案馆查阅制度。在档案查阅过程中查阅制度。严格遵守档案查阅操作规程，避免因操作不当造成档案损坏或丢失。如发现档案有损坏、涂改等异常情况，应及时报告档案馆工作人员，并采取相应的处理措施。3.人员安全档案馆工作人员应关注查阅人员的安全情况，提醒查阅人员注意查阅场所的安全事项。如发生紧急情况，应及时采取应急措施，保障查阅人员的生命安全和档案资料的安全。（二）保密管理1.保密教育档案馆工作人员应定期接受保密教育培训，增强保密意识，熟悉保密法律法规和本馆保密制度。在接待查阅人员时，应向其宣传保密知识和要求，提醒查阅人员遵守保密规定。2.保密措施对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应严格保密。查阅过程中，严禁查阅人员将档案带出查阅场所，严禁在查阅场所以外的地方谈论、传播档案内容。如需对档案进行复印、拍照或摘录，应按照保密规定进行审批和操作。3.监督检查档案馆应加强对档案查阅活动的保密监督检查，定期对查阅场所、查阅设备和查阅记录等进行检查，及时发现和纠正可能存在的保密问题。对违反保密规定的行为，应依法依规进行处理。七、收费标准（一）收费依据腾冲市档案馆档案查阅收费按照国家和地方有关规定执行，收费标准应合理、公开、透明。收费依据主要包括档案查阅的成本、服务内容和利用方式等因素。（二）收费项目与标准1.查阅费对于现场查阅档案的，根据查阅档案的数量和查阅时间，按照一定标准收取查阅费。查阅费标准应根据档案查阅的难易程度、人力成本投入等因素确定，并报物价部门备案。2.复印费利用者如需复印档案资料，按照复印纸张数量和复印质量要求收取复印费。复印费标准应按照市场价格合理制定，确保收费公平合理。3.拍照与录像费对档案进行拍照或录像的，根据拍摄时间、拍摄数量和后期处理要求等收取拍照与录像费。拍照与录像费标准应综合考虑设备损耗、人工成本和后期制作成本等因素确定。4.出具证明费档案馆为利用者出具档案证明的，按照每份证明收取一定的出具证明费。出具证明费标准应根据证明内容的复杂程度、工作量等因素合理制定。（三）收费减免1.公益事业利用对于党政机关、企事业单位、社会组织等因开展公益事业、履行社会责任需要查阅档案的，经档案馆审核确认后，可适当减免查阅费用。2.特殊困难群体对于低保户、残疾人、老年人等特殊困难群体，因个人权益维护、历史研究等原因申请查阅档案的，经档案馆核实情况后，可给予一定程度的收费减免或免费查阅服务。八、监督与考核（一）内部监督1.日常检查档案馆应建立健全档案查阅工作的日常检查制度,定期对查阅场所、查阅设备、查阅记录等进行检查，确保查阅工作规范有序进行。检查内容包括档案查阅流程的执行情况、安全保密措施的落实情况、查阅服务质量等方面。2.定期评估定期对档案查阅制度的执行情况进行评估，分析制度在实际运行过程中存在的问题和不足，及时提出改进措施和建议。评估内容可包括查阅申请受理情况、查阅效率、利用者满意度等方面。（二）社会监督1.意见反馈渠道设立专门的意见反馈渠道，如电话、邮箱、意见箱等，方便利用者对档案查阅工作提出意见和建议。档案馆应及时受理利用者的反馈信息，并进行认真处理和回复。2.信息公开通过档案馆网站、公告栏等方式，向社会公开档案查阅制度、查阅流程、收费标准等信息，接受社会公众的监督。同时，定期公布档案查阅工作的统计数据和工作动态，提高工作透明度。（三）考核机制1.工作人员考核建立档案查阅工作人员考核机制，将查阅工作质量、服务态度、安全保密等方面纳入考核内容。考核结果与工作人员的绩效挂钩，激励工作人员提高工作水平和服务质量。2.制度执行考核对档案查阅制度的执行情况进行考核，确保制度得到有效贯彻落实。对于违反制度规定的行为，要严肃追究相关人员的责任，并及时采取措施进行整改