低压业扩档案管理制度

PAGE低压业扩档案管理制度一、总则（一）目的为加强低压业扩档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为低压业扩业务提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司范围内低压业扩项目从受理申请到装表接电全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则低压业扩档案由公司指定的档案管理部门统一收集、整理、保管和提供利用，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.完整准确原则档案管理人员应认真履行职责，确保档案资料的全面收集、准确记录和妥善保管，保证档案内容真实反映低压业扩业务的实际情况。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及商业秘密和客户隐私的档案资料进行妥善管理。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各部门及相关人员提供便捷的档案服务，满足业务工作对档案信息的需求。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善低压业扩档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.指导、监督和检查各业务部门低压业扩档案的收集、整理、归档等工作。3.集中统一保管低压业扩档案，建立档案数据库和检索系统，确保档案信息的安全存储和有效利用。4.按照规定的期限和要求，对档案进行鉴定、销毁等处置工作。5.负责向公司内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和记录。（二）业务部门职责1.负责本部门低压业扩项目档案资料的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案资料移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.在业务办理过程中，严格按照档案管理规定和流程，妥善保管档案资料，防止丢失、损坏或泄密。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关业务信息和资料。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握低压业扩档案的特点和要求，认真履行档案管理职责。2.负责档案资料的收集、整理、分类、编目、装订等具体工作，确保档案整理质量符合标准。3.做好档案的入库、保管、借阅、归还等日常管理工作，定期对档案进行清查和盘点，保证档案安全。4.维护档案数据库和检索系统，及时更新档案信息，提高档案检索效率。5.协助业务部门解决档案管理过程中遇到的问题，提供档案管理方面的技术支持和指导。三、档案收集与整理（一）收集范围低压业扩档案收集范围包括但不限于以下内容：1.客户申请资料：客户用电申请书、身份证明文件、营业执照副本、用电设备清单等。2.现场勘查资料：现场勘查记录、勘查草图、供电方案答复单等。3.设计图纸资料：供电系统设计图、计量装置设计图、线路走向图等。4.工程施工资料：施工合同、施工单位资质证明、工程进度报告、隐蔽工程验收记录等。5.设备材料资料：设备采购合同、设备清单、产品质量证明文件、材料检验报告等。6.试验报告资料：电气试验报告、接地电阻测试报告、继电保护调试报告等。7.装表接电资料：装表记录、接电工作单、送电凭证等。8.其他相关资料：客户用电变更记录、电费结算资料、用电检查记录等。（二）收集要求1.各业务部门应在业务办理过程中同步收集相关档案资料，确保资料的及时性和完整性。2.档案资料应使用原件，如因特殊原因需使用复印件的，应在复印件上注明“与原件核对无误”字样，并加盖提供单位公章。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，不得使用易褪色的书写材料。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照不同业务阶段和类别，对档案资料进行分类整理，确保分类科学、合理。3.同一类档案资料应按照时间顺序或重要程度进行排列，便于查找和管理。（四）整理方法1.分类根据低压业扩业务流程和档案内容，将档案分为客户申请类、现场勘查类、设计图纸类、工程施工类、设备材料类、试验报告类、装表接电类、其他类等八大类。每大类下可根据具体情况进一步细分小类。2.编号为便于档案的识别和管理，对每一份档案资料进行编号。编号应具有唯一性和系统性，可采用“年份+业务类别代码+流水号”的方式进行编制。例如：2023KHQ001，表示2023年客户申请类档案中的第1份资料。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等内容。目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和检索。4.装订对纸张规格统一、内容相对完整的档案资料进行装订。装订应牢固、整齐，不掉页、不压字，便于翻阅和保管。四、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管方式1.档案资料应按照分类、编号顺序存放于档案架或档案柜中，确保排列整齐、便于查找。2.对重要的电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息，便于对档案进行跟踪和管理。（三）保管期限低压业扩档案保管期限分为短期、中期和长期。具体划分如下：1.短期保管档案：保管期限为5年，主要包括客户用电变更记录、电费结算资料等。2.中期保管档案：保管期限为10年，主要包括现场勘查记录、供电方案答复单、工程进度报告等。3.长期保管档案：保管期限为30年，主要包括客户申请资料、设计图纸资料、设备采购合同、试验报告等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案账实相符。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏或其他异常情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.清查结果应形成书面报告，上报公司主管领导，并对存在的问题提出整改意见和建议。五、档案利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅低压业扩档案。外部单位如因法律法规规定或工作需要，需查阅、借阅档案的，应按照相关规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅公司内部人员查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据申请表提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。2.借阅公司内部人员借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅目的、档案名称和编号等信息，经本部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。档案管理人员应在借阅期限届满时及时催还档案，并做好借阅登记和归还记录。（三）利用要求1.查阅、借阅档案人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换或擅自销毁档案。2.如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定的程序进行复印。复印后的档案资料应与原件核对无误，并加盖档案管理部门公章。3.查阅、借阅档案人员不得将档案资料转借他人或带出公司指定场所。如需在公司外使用档案，应另行办理审批手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括业务部门负责人、档案管理人员等。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有一定利用价值的档案，应延长保管期限。（三）销毁程序1.档案管理部门定期将拟销毁的档案清单提交给档案鉴定工作小组进行鉴定。鉴定工作小组对档案清单进行审核，确定销毁范围和方式，并形成鉴定报告。2.根据鉴定报告，编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、日期、保管期限等信息。《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案管理部门，一份报公司主管领导审批。3.经公司主管领导批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，应在档案管理系统中对相关档案信息进行注销，并将《档案销毁清册》作为档案管理工作的重要资料进行归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的低压业扩档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案。扫描图像应清晰、完整，符合档案管理要求。数字化档案应进行分类、编号、编目等处理，并建立相应的索引目录，便于查询和利用。2.系统建设开发或选用适合低压业扩档案管理的信息化系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息的安全和保密。3.数据维护定期对档案信息化系统中的数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。及时清理过期或无用的数据，优化系统性能，提高系统运行效率。（三）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理