档案室防侵入制度

PAGE档案室防侵入制度一、总则（一）目的为了确保公司档案室的安全，防止未经授权的人员侵入，保护公司档案的完整性、保密性和可用性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案室，包括但不限于纸质档案、电子档案存储区域。（三）基本原则1.预防为主原则通过采取一系列安全措施，如门禁系统、监控设备、安全培训等，预防潜在的侵入行为。2.合规性原则严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保制度的合法性和有效性。3.责任明确原则明确各部门和人员在档案室安全管理中的职责，做到责任到人。二、档案室安全管理职责（一）档案室管理部门职责1.负责制定和完善档案室防侵入制度，并监督制度的执行情况。2.定期对档案室的安全状况进行检查和评估，及时发现并整改安全隐患。3.组织开展档案室安全培训，提高员工的安全意识和防范能力。4.负责协调与安全相关的外部机构和人员，如安保公司、消防部门等。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案室防侵入制度，负责日常的档案管理和安全维护工作。2.对进入档案室的人员进行登记和核实，确保其身份合法、目的正当。3.定期检查档案存储环境，如温度、湿度、防火、防潮等设施设备的运行情况。4.发现异常情况及时报告，并采取相应的应急措施。（三）其他部门职责1.各部门应配合档案室管理部门做好档案安全管理工作，不得擅自将档案带出档案室或在非指定区域存放档案。2.员工有义务保护档案室的安全，发现可疑人员或行为应及时报告。三、档案室安全防护措施（一）门禁系统1.档案室应安装门禁系统，设置不同级别的权限，只有经过授权的人员才能进入。2.门禁卡应妥善保管，不得转借他人。如有遗失或被盗，应及时报告并办理挂失和补办手续。3.定期对门禁系统进行检查和维护，确保其正常运行。（二）监控设备1.在档案室内部及周边安装监控摄像头，确保监控范围无死角。2.监控设备应保持24小时不间断运行，录像资料应保存一定期限（根据法律法规和公司规定确定），以备查阅。3.定期检查监控设备的运行情况，确保图像清晰、存储正常。（三）防盗报警装置1.安装防盗报警装置，如红外探测器、门窗磁控开关等，确保在发生非法侵入时能及时发出警报。2.报警装置应与公司安保部门或相关监控中心联网，确保报警信息能及时传达。3.定期对防盗报警装置进行测试和维护，确保其可靠性。（四）档案存储设施1.档案应存放在专门的档案柜、货架或存储设备中，确保存储环境安全、整洁。2.档案柜应坚固耐用，具备一定的防盗、防火、防潮、防虫等功能。3.电子档案应存储在安全的服务器或存储设备中，设置严格的访问权限，并定期进行备份。四、人员出入管理（一）授权人员管理1.档案室管理部门应根据工作需要，确定有权进入档案室的人员名单，并进行授权登记。2.授权人员应佩戴明显的标识，以便识别。3.定期对授权人员进行审核，如有人员变动应及时调整授权。（二）外来人员管理1.外来人员因工作需要进入档案室，必须提前预约，并经档案室管理部门批准。2.外来人员进入档案室时，应进行详细登记，包括姓名、单位、事由、进入时间、离开时间等信息。3.外来人员在档案室期间，必须有档案管理人员陪同，不得擅自操作档案设备或查阅无关档案。（三）临时人员管理1.因短期工作需要进入档案室的临时人员，由所在部门负责人向档案室管理部门提出申请，经批准后办理临时授权手续。2.临时人员在档案室工作期间应遵守档案室的各项规定，工作结束后及时归还临时授权标识。五、档案查阅与借阅管理（一）档案查阅1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。2.档案管理人员应根据申请表提供相应的档案，并在查阅过程中进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损或擅自复制档案内容。如需复制，应按照规定办理相关手续。（二）档案借阅1.公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案室管理部门审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如有特殊情况需要延长，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人或用于非工作目的。归还档案时，档案管理人员应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。六、安全检查与隐患整改（一）定期检查1.档案室管理部门应定期对档案室进行安全检查，包括门禁系统、监控设备、防盗报警装置、档案存储设施等的检查。2.检查内容应包括设备运行状况、安全防护措施的有效性、档案存储环境等方面。3.每次检查应做好记录，对发现的问题及时进行整改。（二）不定期抽查1.除定期检查外，档案室管理部门还应不定期对档案室进行抽查，以确保安全制度的严格执行。2.抽查内容可根据实际情况确定，重点检查安全措施的落实情况、人员操作的规范性等。3.对于抽查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关责任人限期整改。（三）隐患整改1.对于安全检查和抽查中发现的安全隐患，应立即采取措施进行整改。2.整改责任人应制定详细的整改方案，明确整改措施及完成时间，并报档案室管理部门备案。3.档案室管理部门应对整改情况进行跟踪检查，确保隐患得到彻底消除。七、应急处置（一）应急预案制定1.档案室管理部门应制定档案室防侵入应急预案，明确应急处置流程、各部门和人员的职责分工等。2.应急预案应定期进行演练和修订，确保其有效性和可操作性。（二）应急处置流程1.当发现档案室有异常情况或发生侵入事件时，现场人员应立即报告档案室管理部门，并采取必要的措施保护现场。2.档案室管理部门接到报告后，应迅速启动应急预案，组织相关人员进行处置。3.如涉及盗窃、破坏等违法犯罪行为，应及时报警，并配合公安机关进行调查处理。4.在应急处置过程中，应及时向上级领导报告事件进展情况，确保信息畅通。（三）后续恢复1.应急处置结束后，应及时对档案室进行清理和检查，评估损失情况。2.对于受损的档案和设施设备，应及时进行修复和更换，确保档案室尽快恢复正常运行。3.对事件进行总结分析，查找原因，总结经验教训，对应急预案进行完善。八、培训与教育（一）安全培训计划1.档案室管理部门应制定年度安全培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训内容应包括档案室防侵入制度、安全操作规程、应急处置知识等方面。（二）培训实施1.根据培训计划，定期组织开展安全培训工作。培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式。2.培训结束后，应对培训效果进行评估，可通过考试、实际操作等方式检验员工对培训内容的掌握程度。3.对培训不合格的人员应进行补考或重新培训，并记录培训情况。（三）安全宣传教育1.除定期培训外，还应通过宣传栏、内部刊物、电子邮件等形式，开展安全宣传教育活动，提高员工的安全意识。2.宣传教育内容应包括安全知识、典型案例分析、安全提