妇联档案责任制度汇编

PAGE妇联档案责任制度汇编一、总则（一）目的为加强妇联档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在妇联各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合妇联工作实际，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度汇编适用于各级妇联组织及其所属机构在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：妇联档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映妇联工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理和保存妇联工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门各级妇联应设立专门的档案管理部门或配备专职档案管理人员，负责本单位档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计和利用本单位的各类档案，确保档案的安全和完整。3.对本单位各部门形成的档案进行定期检查和指导，确保档案收集齐全、整理规范。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.参与档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序办理档案的移交和接收手续。6.开展档案宣传、教育和培训工作，提高全体工作人员的档案意识。（三）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案材料的及时、准确和完整。2.严格按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的分类、编号、装订等基础工作。3.在工作中形成的各类文件材料，应及时交本部门档案管理人员进行整理归档，不得私自留存或销毁。三、档案收集（一）收集范围1.上级妇联及有关部门下发的文件、通知、指示等。2.本级妇联组织形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.妇联组织开展的各项活动的方案、总结、照片、音像资料等。4.妇女工作调研材料、课题研究成果等。5.妇联组织与其他单位签订的合同、协议等。6.干部人事档案，包括干部任免、考核、培训、奖惩等材料。7.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门工作中形成的各类文件材料。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，载体形式符合要求。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.科技档案：根据项目、专业等进行分类。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。4.干部人事档案：按照干部人事管理的相关规定进行分类。（三）整理方法1.文书档案：对收集到的文件材料进行分类、编号、编目、装订等工作，编制档案目录。2.科技档案：对项目文件进行系统整理，建立项目档案卷册，编制项目档案目录和索引。3.会计档案：按照会计档案管理要求，对会计凭证、账簿、报表等进行整理、装订，编制会计档案目录。4.干部人事档案：按照干部人事档案整理规范，对档案材料进行分类、排序、编目、装订等工作，建立干部人事档案。五、档案保管（一）保管场所应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（三）档案上架按照档案分类编号顺序，将档案整齐上架存放，便于查找和利用。（四）档案清查定期对档案进行清查，核对档案数量、检查档案保管状况，发现问题及时处理。（五）档案统计建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，定期向上级主管部门报送档案统计报表。六、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和本单位档案管理制度提供档案利用服务。2.方便快捷原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便利。3.保密安全原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本单位相关的档案，须经本单位档案管理部门负责人批准。3.司法机关因办案需要查阅档案，须按照法定程序办理相关手续。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅档案，需填写《档案查阅登记表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经本单位档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.司法机关查阅档案，需出具相关法律文书，经本单位档案管理部门负责人审核后，按照规定程序查阅。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，须经档案管理部门负责人批准，办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。3.复制：利用者如需复制档案，须经档案管理部门负责人批准，按照规定的程序和要求进行复制。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定，确保档案鉴定工作的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定标准1.对已超过保管期限的档案进行鉴定，确定是否仍具有保存价值。2.对保管期限已满但仍需继续保存的档案，应重新划定保管期限。3.对不具有保存价值的档案，应予以销毁。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定意见，编制档案鉴定销毁清册，报本单位领导审批。（五）销毁程序1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.销毁完毕后，监销人员应在档案鉴定销毁清册上签字，并将销毁情况报告本单位领导。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平。（二）建设内容1.档案管理系统建设：建立涵盖档案收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等全过程的档案管理系统。2.档案数字化加工：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。3.信息安全保障：加强档案信息化系统的安全防护，确保档案信息安全。（三）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将档案目录和数字化档案信息录入档案管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理系统数据进行维护和更新，保证系统的正常运行。（四）信息化利用1.利用档案管理系统实现档案的在线查阅、借阅、复制等功能，提高档案利用效率。2.通过档案信息化系统对档案利用情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。九、监督与检查（一）监督检查主体各级妇联组织应加强对档案管理工作的监督检查，档案管理部门负责具体的监督检查工作。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全保密情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对